Проводим инвентаризацию товаров и материалов в 1С 8.3: от приказа до излишков и недостач

Вся инвентаризация товаров и материалов в 1С Бухгалтерия 8.3 держится на одном документе — Склад → Инвентаризация товаров. Он подтягивает учётные остатки, принимает фактические данные с пересчёта и показывает отклонения. По его результатам программа создаёт оприходование излишков и списание недостач с нужными проводками.

Разберём порядок действий: как оформить приказ, заполнить опись по остаткам, прочитать сличительную ведомость и закрыть расхождения. Пути указаны для конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0, интерфейс «Такси».

Приказ и подготовка склада к пересчёту

Инвентаризация начинается с приказа руководителя. В нём фиксируют состав комиссии, сроки, перечень проверяемого имущества и причину (годовая отчётность, смена материально ответственного лица, кража, продажа бизнеса). Унифицированная форма приказа — ИНВ-22, с 2013 года она необязательна, но удобна и привычна проверяющим.

С 1 апреля 2025 года правила инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он закрепил случаи обязательной инвентаризации и требование оформить её результаты до подписания отчётности. Порядок работы в программе от этого не изменился — поменялись требования к документальному оформлению.

Инвентаризацию проводят не только по желанию. Обязательные случаи: перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи, после пожара или иной чрезвычайной ситуации, при реорганизации и ликвидации. Для годовой инвентаризации товаров и материалов срок обычно сдвигают ближе к концу года — на 1 октября или позже, чтобы данные были актуальны к отчётности.

До пересчёта наведите порядок в учёте, иначе отклонения будут ложными:

• 📦 проведите все приходные и расходные накладные по складу — непроведённый документ не попадёт в учётный остаток;
• 🧾 сверьте, что товары поступили на тот склад и счёт учёта, где их реально считают;
• 🔒 на время пересчёта прекратите движения по складу, чтобы остаток не менялся «под руками».

Документ «Инвентаризация товаров» и заполнение описи

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и создайте новый документ. Заполните шапку:

1. Склад — тот, который пересчитываете.
2. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник.
3. На закладке Инвентаризационная комиссия добавьте членов комиссии и отметьте председателя — эти данные уйдут в печатные формы.

Дальше заполните табличную часть учётными остатками: кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет номенклатуру и количество по данным учёта на дату документа в колонку Количество по учёту.

Колонка Количество по факту сначала равна учётному. Внесите в неё реальные данные пересчёта. Способы ввода факта:

• вручную по каждой строке — подходит для небольшого склада;
• загрузкой из файла по кнопке Загрузить в табличной части — если данные считали терминалом сбора данных и выгрузили в таблицу;
• копированием из внешнего списка через буфер обмена, если номенклатура совпадает по наименованию.

Колонка Отклонение пересчитывается автоматически: плюс — излишек, минус — недостача.

Если склад ведётся по ордерной схеме, помните: «Инвентаризация товаров» работает с остатками по бухгалтерскому счёту, а не по ордерному складу. Сначала проведите все приходные и расходные ордера, иначе учётный остаток в документе не сойдётся с фактическим наличием.

Проверьте табличную часть до записи: пустая строка по факту — это не нулевой остаток, а не внесённые данные, и программа посчитает всё как недостачу. Если позиции на складе фактически нет, в факте ставят именно 0.

Сличительная ведомость: читаем расхождения

Сличительная ведомость сопоставляет учёт и факт и выводит суммы расхождений. В 1С её не нужно формировать отдельным документом — она строится по данным «Инвентаризации товаров» и выводится на печать (унифицированная форма ИНВ-19).

На что смотреть в расхождениях:

• Излишки (факт больше учёта) — товар есть, а в базе его нет или меньше. Частая причина — неоприходованный приход или пересортица.
• Недостачи (факт меньше учёта) — товар в базе числится, а на складе его нет. Причины: неотражённая реализация, порча, бой, хищение, естественная убыль.
• Пересортица — по одной позиции излишек, по другой недостача внутри одной группы товаров у одного МОЛ за один период. По решению комиссии её можно зачесть, и тогда в учёт попадёт только итоговая разница.

Суммы расхождений программа считает по той стоимости, по которой товар числится на счёте учёта. Для излишков оценку берут по рыночной (справедливой) стоимости на дату инвентаризации — её вносят вручную в документ оприходования.

Пример зачёта пересортицы. По учёту числится 100 штук футболки синей и 100 штук красной. Фактически посчитали 90 синих и 110 красных. Это пересортица: по синей недостача 10 штук, по красной излишек 10 штук. Если цена одинакова, комиссия засчитывает пересортицу, и в учёт расхождение не попадает. Если цены разные, зачёт делают по меньшему количеству, а разницу в стоимости оформляют как излишек или недостачу.

Оприходование излишков и проводки

Излишки приходуют документом Оприходование товаров . Создайте его прямо из инвентаризации: кнопка Создать на основании → Оприходование товаров. В документ попадут только позиции с положительным отклонением.

Укажите счёт доходов (по умолчанию 91.01) и цену, по которой приходуете товар. Проводки:

Излишки — это прочий доход. В налоговом учёте по налогу на прибыль их тоже включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости. На упрощёнке излишки попадают в доходы на дату оприходования.

Списание недостач: нормы убыли и виновные лица

Недостачи списывают документом Списание товаров (Создать на основании → Списание товаров). Но сначала вся недостача собирается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Порядок списания зависит от причины недостачи:

Нельзя списывать всю недостачу сразу на 91.02, если есть материально ответственное лицо. Сначала разберитесь с нормами убыли и виной, иначе налоговики снимут расходы.

Нормы естественной убыли применяют только к тем товарам, для которых они официально утверждены (продукты, нефтепродукты, стройматериалы и т. п.). Для большинства непродовольственных товаров норм нет — вся недостача идёт либо на виновного, либо, при его отсутствии, на прочие расходы с документальным подтверждением (постановление об отказе в возбуждении дела, решение суда).

Со взысканием с виновного есть ограничения по Трудовому кодексу. По умолчанию работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ); полная материальная ответственность наступает, только если с сотрудником заключён договор о полной ответственности или ущерб причинён умышленно. Удержать сумму из зарплаты по приказу руководителя можно в течение месяца со дня, когда определили размер ущерба, и не более 20 % от каждой выплаты (ст. 138, 248 ТК РФ). Если месяц прошёл или работник не согласен — взыскание только через суд.

Чтобы списать недостачу при отсутствии виновных в расходы по налогу на прибыль, нужен документ уполномоченного органа, подтверждающий, что виновные не установлены (например, постановление следователя). Без него налоговая снимет расход: сам факт недостачи по инвентаризации для прибыли недостаточен. В бухучёте такого ограничения нет — там недостачу списывают на 91.02 на основании решения руководителя.

Печатные формы и завершение инвентаризации

Все документы по инвентаризации печатаются из самого документа «Инвентаризация товаров» по кнопке Печать:

• ИНВ-22 — приказ (постановление) о проведении инвентаризации;
• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации.

Опись ИНВ-3 печатают до пересчёта — с ней комиссия идёт на склад и вписывает фактические данные от руки. Перед началом пересчёта материально ответственное лицо даёт расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а поступившие ценности оприходованы. Эта расписка — часть заголовка описи ИНВ-3. Сличительную ведомость ИНВ-19 формируют уже после ввода факта в программу.

Итоги по всем инвентаризациям за год сводят в ведомость учёта результатов ИНВ-26. В 1С её не делают автоматически — при необходимости оформляют вручную или в отдельной таблице, собирая данные из сличительных ведомостей по складам.

Результаты инвентаризации утверждает руководитель. После оприходования излишков и списания недостач остатки в базе совпадут с фактическими — это можно проверить отчётом Склад → Отчёты → Остатки товаров или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 на дату инвентаризации.

Отдельная оговорка по основным средствам: товары и материалы считают документом «Инвентаризация товаров», а для ОС есть свой документ ОС и НМА → Инвентаризация ОС с собственными печатными формами. Не пытайтесь провести ОС через складскую инвентаризацию.

Частые вопросы