Командировка в 1С 8.3: от приказа до авансового отчёта

Деньги на командировку проходят через счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»: сначала выдаёте аванс (Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51), а по возвращении сотрудник сдаёт авансовый отчёт, которым расходы списываются на затраты. В 1С:Бухгалтерия 8.3 весь денежный блок закрывают два документа — расходный кассовый ордер (или списание с карты) и Банк и касса → Авансовые отчёты.

Основанием служит приказ о направлении в командировку. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны — хватает приказа и документов, подтверждающих расходы. За дни поездки работнику сохраняют не оклад, а средний заработок, и возмещают проезд, проживание и суточные (ст. 167–168 ТК РФ).

Приказ и расчёт среднего заработка

Командировку открывает приказ руководителя — по унифицированной форме Т-9 или по собственному бланку организации. В приказе фиксируют работника, место, срок и цель поездки. Удостоверение оформлять не нужно: отметки о днях в пути и на месте подтверждаются проездными билетами и документами о проживании.

За дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Выходные и праздники в поездке, если человек в них работал или был в пути, оплачивают по правилам работы в выходной. В срок командировки входят день отъезда и день возвращения, а также все дни в пути, включая вынужденные остановки.

Однодневная поездка — это тоже командировка. Приказ на неё оформляют на общих основаниях. Разница в суточных: при поездке по России на один день суточные не выплачивают, при однодневной загранкомандировке платят 50% нормы (Положение о командировках № 749).

Где оформить приказ и средний заработок:

• 📄 В 1С:ЗУП 3.1 — документ Кадры → Командировки. Он разом создаёт приказ, отмечает отсутствие в табеле и считает средний заработок за дни поездки.
• 🧾 В 1С:Бухгалтерия 8.3 отдельного документа «Командировка» нет. Приказ печатают из кадрового блока или готовят вручную, а средний заработок добавляют при расчёте зарплаты как отдельное начисление.

Выдаём аванс под отчёт: наличными и на карту

Перед поездкой работнику выдают деньги на проезд, проживание и суточные. Сумму определяют по смете, заявлению сотрудника или распоряжению руководителя — жёсткой формы для расчёта аванса закон не задаёт. На практике складывают стоимость билетов в обе стороны, проживание из расчёта числа ночей и суточные за все дни поездки.

Выдача из кассы. Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных. Вид операции — «Выдача подотчётному лицу». Укажите сотрудника и сумму. Документ формирует проводку:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выданы деньги под отчёт из кассы

Перечисление на карту. Если платите на зарплатную или личную карту, используйте Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление подотчётному лицу»:

Дт 71.01 Кт 51 — перечислен аванс на командировку

Нормы суточных и что из них облагается налогами

Суточные организация устанавливает сама — локальным актом (положением о командировках или коллективным договором). Там же удобно закрепить разные нормы для поездок по стране и за рубеж. Налоговый кодекс не ограничивает размер суточных, но задаёт необлагаемый лимит: всё, что выше, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Пример. Командировка по России на 5 дней, в организации суточные 1 000 ₽/день. Всего суточных — 5 000 ₽. Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽. Сверх нормы: (1 000 − 700) × 5 = 1 500 ₽ — с этой суммы удерживают НДФЛ и начисляют взносы.

Прикиньте налоги со сверхнормативной части на своём примере:

Сами суточные вносят в авансовый отчёт на вкладке «Прочее». А вот сверхнормативную часть НДФЛ и взносами в БП 3.0 авансовый отчёт не обкладывает автоматически — её нужно отразить начислением дохода: в ЗУП это делает документ начисления, в БП — ручное начисление с соответствующим видом дохода в месяце утверждения отчёта.

Какими документами подтвердить проезд и проживание

Чтобы расходы приняли в налоговом учёте, а НДС — к вычету, к авансовому отчёту прикладывают первичные документы. По электронным билетам часто возникают вопросы — что именно подтверждает поездку:

• ✈️ Авиабилет — маршрут/квитанция электронного билета плюс посадочный талон. На посадочном должна стоять отметка о прохождении досмотра (штамп или электронная отметка в случае онлайн-регистрации с подтверждением перевозчика).
• 🚆 Железнодорожный билет — контрольный купон электронного билета. Для вычета НДС сумму налога выделяют отдельной строкой в самом билете.
• 🏨 Проживание в гостинице — счёт и кассовый чек (или бланк строгой отчётности с реквизитами налога). При аренде квартиры — договор найма и расписка либо платёжный документ.

Заполняем авансовый отчёт по возвращении

Вернувшись, сотрудник сдаёт авансовый отчёт с приложенными билетами, чеками и документами за гостиницу. Срок сдачи устанавливает руководитель (раньше в правилах фигурировали три рабочих дня). Авансовый отчёт подписывают работник, бухгалтер и руководитель — утверждённый документ и есть основание для списания расходов.

Документ: Банк и касса → Авансовые отчёты → кнопка «Создать». Заполняйте по вкладкам:

1. Авансы — подберите документ выдачи денег (РКО или списание). Программа подтянет сумму, которую выдали под отчёт.
2. Товары — если работник что-то купил для организации (материалы, запчасти). Для чистой командировки вкладка обычно пустая.
3. Оплата — если сотрудник наличными гасил задолженность поставщику.
4. Прочее — основная вкладка для командировки: проезд, проживание, суточные. По каждой строке указывают документ (билет, счёт гостиницы), сумму, счёт затрат (26, 44, 20) и, если выделен НДС, — ставку и реквизиты счёта-фактуры.

После проведения авансовый отчёт спишет расходы с подотчёта на затраты и примет к вычету НДС, если он выделен в документах и есть счёт-фактура или БСО с суммой налога.

Разберём на цифрах. Сотрудника отправили в Москву на 3 дня, выдали аванс 20 000 ₽. По возвращении он приложил: билеты туда-обратно на 7 200 ₽ (в том числе НДС 1 200 ₽), гостиницу за 2 ночи на 6 000 ₽ без НДС и суточные 700 ₽ × 3 = 2 100 ₽. На вкладке «Прочее» получаются три строки:

• проезд 7 200 ₽ со ставкой НДС 20% и ссылкой на билет;
• проживание 6 000 ₽ без НДС со ссылкой на счёт гостиницы;
• суточные 2 100 ₽ без НДС.

Итого израсходовано 15 300 ₽. Остаток 4 700 ₽ сотрудник возвращает в кассу. НДС 1 200 ₽ по билетам принимается к вычету, на затраты попадают 14 100 ₽.

Выбор счёта затрат зависит от подразделения и характера поездки: 44 — для торговли, 20 — если командировка связана с конкретным заказом или производством, 26 — для управленческих и общехозяйственных целей.

Возврат остатка или доплата перерасхода

После проведения авансового отчёта на счёте 71 остаётся сальдо — его нужно закрыть. Распечатать сам отчёт можно кнопкой печати прямо из формы документа: 1С сформирует унифицированную форму АО-1 с лицевой и оборотной стороной.

Работник потратил меньше аванса. Остаток он возвращает в кассу: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчётного лица».

Дт 50.01 Кт 71.01 — возвращён неизрасходованный аванс

Если сотрудник не вернул остаток в срок, организация вправе удержать его из зарплаты (в пределах, установленных ТК РФ), но только с его письменного согласия на сумму сверх среднего месячного заработка. Решение об удержании принимают не позднее месяца со дня окончания срока возврата. Пропустили срок или работник против — взыскать остаток можно уже только через суд.

Работник потратил больше (перерасход). Разницу доплачивают из кассы тем же расходным ордером «Выдача подотчётному лицу»:

Дт 71.01 Кт 50.01 — возмещён перерасход по командировке

После возврата или доплаты сальдо по сотруднику на счёте 71 должно обнулиться. Проверить это проще всего в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71 с отбором по работнику.

Проверяем счёт 71 и закрываем месяц

Командировочные расходы на счетах 26 и 44 — это затраты текущего периода. Они списываются при выполнении регламентной операции закрытия месяца.

Запускается всё в Операции → Закрытие месяца. Там выполняются операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счёта 44»: накопленные расходы, включая командировочные, переносятся на себестоимость или на счёт 90.

Перед закрытием стоит свериться:

• 🔍 ОСВ по счёту 71 — сальдо по каждому командированному должно быть закрыто.
• 🔍 Карточка счёта 26 (44) — суммы из авансового отчёта попали на нужное подразделение.
• 🔍 Книга покупок — если по билетам или гостинице был НДС, он отражён в вычетах.

В налоговом учёте командировочные (проезд, проживание, суточные без ограничения по сумме для налога на прибыль) уменьшают базу — они попадут в декларацию по прибыли или в книгу учёта при УСН «доходы минус расходы». Сверхнормативные суточные при этом остаются расходом для прибыли, но облагаются НДФЛ и взносами у сотрудника.

На УСН есть нюанс: расход признаётся только после того, как он и оплачен, и подтверждён. Для командировки это значит — не раньше даты утверждения авансового отчёта. Поэтому если аванс выдали в одном квартале, а отчёт сдали в следующем, расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов по дате отчёта, а не по дате выдачи денег.

Суммы НДФЛ и взносов со сверхнормативных суточных отразятся в соответствующей отчётности по сотруднику — в расчёте 6-НДФЛ и в расчёте по страховым взносам за период, в котором утверждён отчёт.