Счёт покупателю в 1С:Бухгалтерии 3.0: от создания до печати и контроля оплаты

Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 3.0 делают документом Счёт покупателю. Открыть его можно через раздел Продажи → Счета покупателям, кнопка Создать. Дальше — контрагент, договор, строки с товарами или услугами, и счёт готов к печати.

Сам по себе счёт — это предложение оплатить, а не бухгалтерский документ. Проводок он не делает и на остатки не влияет. Поэтому главное в нём — правильные реквизиты, банковский счёт и аккуратная печатная форма: по ней покупатель переведёт деньги, и ошибка в расчётном счёте дороже любой опечатки в номенклатуре.

Счёт действует до даты в поле Оплата до; если её не заполнить, срок не ограничивается. Один раз загрузите в карточку организации логотип, факсимиле подписей и печать — и каждый новый счёт будет печататься готовым к отправке, без ручной подписи и сканирования.

Что оформляет счёт покупателю и где его найти в 1С 8.3

Счёт фиксирует, что и на какую сумму вы предлагаете купить. Он не обязателен по закону — договор и накладная важнее, — но без него редко обходятся: по счёту удобно платить и сверять назначение платежа.

Путь к документу в Бухгалтерии предприятия 3.0:

• раздел Продажи в левом меню;
• группа Продажи, пункт Счета покупателям;
• кнопка Создать над списком.

Откроется форма документа Счёт покупателю. В шапке — организация, контрагент, договор, банковский счёт и срок оплаты. В табличной части — номенклатура. Внизу — итог и сумма НДС.

Не путайте счёт на оплату со счётом-фактурой. Это разные документы: счёт на оплату — просьба перечислить деньги, его выставляют до оплаты. Счёт-фактура — налоговый документ по НДС, его оформляют после отгрузки или получения аванса. В 1С это тоже разные объекты: Счёт покупателю и Счёт-фактура выданный.

Что настроить один раз перед первым счётом

Большинство реквизитов счёта подтягивается из карточки организации и справочников. Настроите их заранее — и каждый новый счёт будет заполняться почти сам.

Банковский счёт организации. Проверьте Главное → Организации, карточку организации, раздел Банковские счета. Основной счёт помечается как используемый по умолчанию — именно его реквизиты попадут в печатную форму. Неверный расчётный счёт в счёте — это деньги, ушедшие не туда, перепроверьте его в первую очередь.

Логотип, печать и подписи. В карточке организации есть ссылка Логотип и печать. Туда загружают картинку логотипа, факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера, изображение печати. После этого счёт можно печатать сразу с подписью и печатью — подписывать от руки и сканировать не придётся.

Договоры и контрагенты. Для контрагента заведите договор с видом С покупателем. Из договора в счёт подтянется валюта и, если задано, тип цен.

Нумерация. Номер счёта 1С присваивает автоматически при записи. Если ведёте учёт по нескольким организациям, у каждой идёт своя нумерация с префиксом — путать счета разных юрлиц программа не даст. Задавать номер вручную обычно не нужно.

Как заполнить документ «Счёт покупателю» по шагам

Форма заполняется сверху вниз. По порядку:

1. Дата и номер. Дату ставьте фактическую, номер программа присвоит сама при записи.
2. Контрагент. Выберите из справочника или создайте нового прямо из поля. Договор подставится автоматически, если он единственный; иначе выберите нужный.
3. Банковский счёт. Проверьте, что подставился тот счёт, на который ждёте оплату. Поле редактируется, если счетов несколько.
4. Оплата до. Укажите срок, до которого ждёте деньги. Он печатается в счёте и помогает потом отбирать просроченные.
5. Табличная часть. Добавьте строки кнопкой Добавить или через Подбор — о ней ниже.
6. Проведите и закройте кнопкой Провести и закрыть.

Отдельно про поле Статус в шапке. У счёта свои статусы оплаты: Не оплачен, Оплачен, Оплачен частично, Отменён. Пока оплаты нет — статус Не оплачен. Когда покупатель заплатит и вы проведёте поступление на расчётный счёт, статус программа обновит сама.

Табличная часть, НДС и расчёт суммы

В строках счёта указывают, за что он выставлен. Для товаров подходит кнопка Подбор — она открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, позиции отмечаются и переносятся пачкой. Для одной-двух строк быстрее Добавить вручную.

Услуги вносят так же, как товары: в справочнике номенклатуры у позиции задают вид Услуга, и она добавляется отдельной строкой. Количество для услуги обычно ставят 1, а всю сумму пишут в цену.

В каждой строке заполняется:

• 📦 Номенклатура — товар или услуга;
• 🔢 Количество;
• 💰 Цена — подтянется, если у номенклатуры задан тип цен и он указан в договоре;
• Сумма — считается как количество × цена;
• % НДС — ставка по строке.

Способ учёта НДС. В заголовке табличной части есть ссылка, которая переключает, как трактуются цены: НДС в сумме (цена уже включает налог) или НДС сверху (налог добавляется к цене). От этого зависит итог.

Пример. 10 единиц по 1 500 ₽, ставка 20%.

В первом случае НДС выделяется из суммы: 15 000 ÷ 120 × 20 = 2 500 ₽. Во втором — начисляется на неё: 15 000 × 20% = 3 000 ₽. Проверьте, какой вариант у вас стоит, прежде чем отдавать счёт покупателю: разница в 3 000 ₽ на ровном месте — частая причина споров.

Если организация не плательщик НДС (УСН), ставьте по строкам Без НДС. В печатной форме появится отметка «Без налога (НДС)».

Печатная форма счёта: подпись, печать и отправка

Готовый счёт печатают кнопкой Печать над документом. В меню обычно два варианта:

• Счёт на оплату — чистый бланк без факсимиле;
• Счёт на оплату (с печатью и подписями) — с логотипом, факсимиле подписей и печатью, если вы их загрузили.

Второй вариант экономит время: распечатал, положил в конверт или отправил файлом — подписывать вручную не нужно. Юридической силы факсимиле счёту не добавляет и не убавляет: счёт на оплату — не первичный документ, достаточно его реквизитов.

Отправка по электронной почте. Из формы счёта кнопкой с конвертом (Отправить) 1С соберёт письмо с вложением-PDF. Адрес подставится, если он заполнен в карточке контрагента. Перед первой отправкой настройте учётную запись почты в Главное → Органайзер → Настройка системной учётной записи.

Чтобы сохранить счёт файлом, в окне печати нажмите Сохранить и выберите формат — PDF, Excel или другой.

В печатную форму попадают: реквизиты вашей организации и её банка, данные покупателя, перечень товаров и услуг с ценами, выделенная сумма НДС и итог прописью. Отдельной строкой — назначение платежа с номером и датой счёта, его покупатель укажет в платёжном поручении. Проверьте перед отправкой именно банковские реквизиты и назначение платежа: по ним пройдёт перевод.

Делает ли счёт проводки и как контролировать оплату

Частый вопрос: какие проводки формирует счёт покупателю. Ответ — никаких. Счёт не является бухгалтерской операцией, он ничего не начисляет и не списывает. Проводки появляются у других документов:

• поступление денег — документ Поступление на расчётный счёт даёт Дт 51 Кт 62;
• отгрузка товара — Реализация (акт, накладная) даёт Дт 62 Кт 90.01, НДС Дт 90.03 Кт 68.02.

Счёт лишь связывает эти документы. Поэтому «отражение в учёте» для него сводится к контролю оплаты.

Удобнее всего смотреть статус прямо в списке Счета покупателям: колонка состояния показывает, оплачен счёт или нет. Отобрать неоплаченные можно отбором по статусу (Ещё → Настроить список либо быстрый отбор над списком).

Если по счёту уже было поступление на расчётный счёт с указанием этого счёта в поле основания, 1С сама свяжет документы и сменит статус. Для сверки с покупателем используйте отчёт Акт сверки взаимных расчётов или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.

Общую картину задолженности по всем покупателям покажет ОСВ по счёту 62: дебетовое сальдо — покупатель должен вам, кредитовое — вы получили аванс и ещё не отгрузили. Так видно, по каким счетам ждёте оплату, а по каким пора делать реализацию.

Как ускорить выставление счетов

Когда счетов много, вбивать каждый с нуля незачем.

Копирование. Встаньте в списке на похожий счёт и нажмите F9 (скопировать). Откроется новый документ с теми же строками и датой — останется поменять контрагента , дату и количество. Для регулярных счетов постоянным клиентам это самый быстрый способ: один типовой счёт держат образцом и копируют каждый месяц.

Создание на основании. Из проведённого счёта кнопкой Создать на основании можно сразу сделать Реализацию (акт, накладную) или Поступление на расчётный счёт — строки и суммы перенесутся, повторно их вводить не нужно. Это ещё и связывает документы между собой: по кнопке Структура подчинённости будет видно, какая реализация и какое поступление относятся к этому счёту. Удобно, когда через полгода нужно поднять историю сделки.

Групповая печать и отправка. Выделите в списке несколько счетов (с Ctrl или Shift) и нажмите Печать — программа подготовит их одной пачкой. Тем же способом счета отправляют по почте нескольким получателям.

Для розничных и типовых продаж в 1С:Управление торговлей 11 счёт на оплату создают на основании Заказа клиента; в Бухгалтерии заказов нет, поэтому там работают копированием и вводом на основании.

Частые ошибки при выставлении счёта

Проблемы со счётом редко в самой программе — чаще в данных. Что встречается:

• В счёте не тот расчётный счёт. Основным помечен старый счёт. Поправьте флаг в карточке организации, раздел Банковские счета.
• Нет кнопки печати с печатью и подписью. Не загружены факсимиле. Добавьте их по ссылке Логотип и печать в карточке организации.
• Сумма не сходится с ожидаемой. Перепутан способ учёта НДС: стоит НДС сверху вместо НДС в сумме или наоборот. Проверьте ссылку в заголовке табличной части.
• Цена не подставляется. У номенклатуры не задан тип цен или он не выбран в договоре. Заполните цену вручную или настройте тип цен.
• Статус счёта не меняется после оплаты. В поступлении на расчётный счёт не указан этот счёт как основание, либо суммы расходятся. Откройте поступление и привяжите счёт.

Частые вопросы о счёте на оплату в 1С