Товарно-транспортная накладная в 1С: от реализации до печати

Чтобы сделать ТТН в 1С 8.3, проведите документ реализации товаров и откройте в нём меню Печать: там есть «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» и «Транспортная накладная». Отдельного документа «ТТН» в Бухгалтерии 3.0 заводить не нужно — накладная собирается из реализации, карточек организации, контрагента и номенклатуры.

Проблемы начинаются, когда водитель уже стоит у ворот, а в печатной форме пустая масса, не тот грузополучатель и нет данных о машине. Всё это решается один раз: правильно заполненная реализация и справочники дают ТТН, которую остаётся только подписать.

Какую накладную печатать: 1-Т или транспортную

В 1С 8.3 рядом стоят две формы, и путают их постоянно. Разница не в программе, а в нормативке.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, поэтому 1-Т — это форма по выбору компании. Транспортная накладная по форме из Правил № 2200 — документ, который подтверждает договор перевозки. На практике многие печатают обе: 1-Т идёт в бухгалтерию и покупателю, транспортная накладная едет с водителем.

Шаг 1. Создаём реализацию — основу для ТТН

ТТН не живёт отдельно от отгрузки. Сначала оформите продажу.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид Товары или Товары, услуги, комиссия.
3. Заполните организацию, склад, контрагента и договор.
4. Добавьте товары в табличную часть: количество, цена, ставка НДС.
5. Проведите документ кнопкой Провести.

В 1С:Управлении торговлей 11:

1. Откройте Продажи → Документы продажи.
2. Создайте реализацию товаров и услуг — вручную или на основании заказа клиента.
3. Проверьте вкладку Доставка: там задаётся способ доставки и адрес.
4. Проведите документ.

Печатать ТТН из непроведённого документа можно, но данные в нём ещё могут поменяться. Печатайте накладную только после проведения — иначе водитель уедет с одной суммой, а в учёте останется другая.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию 1С считает грузоотправителем вашу организацию, а грузополучателем — покупателя. Если товар везут на склад другой компании или на обособленный адрес, это нужно указать явно.

• 🏭 Грузоотправитель — заполняется, если отгрузка идёт не от имени организации (например, со склада ответственного хранения).
• 🚚 Грузополучатель — укажите конкретного контрагента, если он отличается от покупателя.
• 📍 Адрес доставки — берётся из контактной информации контрагента.

В Бухгалтерии 3.0 поля грузоотправителя и грузополучателя есть прямо в форме реализации. Если их не видно, разверните дополнительные реквизиты документа. Пустые поля значат «как обычно»: организация отправляет, покупатель получает.

Шаг 2. Печатная форма и выбор вида накладной

Когда реализация проведена:

1. Нажмите в документе кнопку Печать.
2. Выберите «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «Транспортная накладная».
3. Откроется окно печати с готовой формой.
4. Укажите в поле Копий нужное количество экземпляров.
5. Нажмите Печать или сохраните файл кнопкой Сохранить.

Сколько экземпляров нужно:

• 📄 ТТН 1-Т — традиционно 4 экземпляра: один остаётся у грузоотправителя, остальные передаются водителю для грузополучателя и перевозчика.
• 📄 Транспортная накладная — на бумаге оформляется в 3 экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Если вы печатаете комплект «реализация + ТТН + счёт-фактура» каждый день, выделите в меню Печать сразу несколько форм через комплект печати. В окне комплекта отметьте нужные формы и число копий — 1С запомнит выбор для следующих документов.

Шаг 3. Транспортный раздел: машина, водитель, перевозчик

Это самая «пустая» часть ТТН при первой печати. В товарный раздел 1С подставляет данные из реализации, а для транспортного ей часто просто неоткуда взять сведения.

Что должно быть в транспортном разделе:

• 🚛 марка и государственный номер автомобиля, номер прицепа (если есть);
• 👤 ФИО водителя и номер водительского удостоверения;
• 🏢 перевозчик — организация или ИП, который везёт груз;
• 📍 пункты погрузки и разгрузки;
• ⚖️ масса груза и количество мест;
• 🕒 время прибытия и убытия — обычно вписывают от руки на месте.

Где взять эти данные в 1С

УТ 11. Здесь есть отдельный механизм доставки. В разделе Склад и доставка откройте «Задания на перевозку». В задании указывают транспортное средство, водителя и включают в него реализации. Если реализация входит в задание, проверьте, подтянулись ли машина и водитель в печатную форму. Не подтянулись — дополните вручную.

БП 3.0. Отдельного справочника машин для ТТН в типовом сценарии нет. Данные перевозчика вписывают при печати:

1. Откройте ТТН через Печать.
2. Включите в окне печати режим редактирования формы.
3. Кликните по ячейке транспортного раздела и впишите данные.
4. Распечатайте или сохраните в PDF.

Если вы возите груз сами и машины одни и те же, держите шаблон с реквизитами машин и водителей под рукой — копировать из него быстрее, чем набирать номер удостоверения каждый раз.

Шаг 4. Разделы ТТН-1 в Бухгалтерии и Управлении торговлей

Разделы формы 1-Т одинаковы во всех конфигурациях. Отличается то, откуда 1С берёт данные.

Из таблицы видна логика: всё, что повторяется из отгрузки в отгрузку, лучше один раз завести в справочниках. Тогда при печати останется только проверить.

Товарный раздел: на что смотреть

• 🔢 Количество и единицы — берутся из реализации. Продаёте в упаковках, а храните в штуках — проверьте, какая единица попала в накладную.
• 💰 Цена и сумма — с НДС или без, как в документе. Ставку НДС меняйте в реализации, не в форме.
• ⚖️ Масса брутто — сумма веса строк. Если хотя бы у одной позиции вес не заведён, итог будет занижен.

Шаг 5. Справочники, которые избавляют от ручного ввода

Ручная правка ТТН — нормальный разовый выход. Если она нужна каждый день, значит, не заполнены справочники. Пройдите по ним один раз.

Подписи в накладной

Пустые строки «Отпуск разрешил» и «Груз к перевозке сдал» — частая претензия покупателей. В Бухгалтерии 3.0 ответственных лиц задают в карточке организации (Главное → Организации), в разделе подписей. Укажите руководителя, главного бухгалтера и кладовщика — их ФИО и должности будут подставляться в каждую ТТН.

Если отгрузку подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, его тоже заводят в ответственных лицах. Номер и дату доверенности проверьте в печатной форме перед подписью.

Вес и количество мест

Чтобы масса в ТТН считалась сама, заполните вес в карточке каждого товара. В УТ 11 единицы веса включаются в настройках номенклатуры, после этого в карточке появляются весогабаритные поля.

Количество мест 1С обычно не знает: на один паллет вы можете уложить 40 коробок или 60. Это поле удобнее вписывать на складе после погрузки.

Типичные ошибки при печати ТТН и как их исправить

Отдельная история — исправления после отгрузки. Если накладная уже уехала с водителем, а в реализации нашлась ошибка, не правьте тихо документ задним числом. Согласуйте с покупателем: корректировка или исправление оформляются отдельными документами, а старая ТТН должна совпадать с тем, что реально приехало.

Электронная транспортная накладная

С 1 сентября 2022 года транспортную накладную можно оформлять в электронном виде — через операторов ЭДО, подключённых к государственной системе электронных перевозочных документов. Бумажный вариант по-прежнему допустим.

Что важно знать до перехода:

• ✍️ ЭТрН подписывают все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель — каждый своей подписью.
• 📱 Водителю нужен способ подписать документ на маршруте, обычно мобильное приложение оператора.
• 🔗 Все стороны должны работать через операторов, подключённых к системе электронных перевозочных документов.

В актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 есть поддержка ЭТрН через сервис 1С-ЭДО. Набор доступных действий зависит от релиза конфигурации, поэтому перед запуском обновитесь до текущей версии и сделайте пробную отправку на одном рейсе.

Хранение ТТН и её юридическая сила

Подписанная бумажная ТТН — первичный документ. Он подтверждает отгрузку, расходы на доставку и право на вычет НДС, если доставка входит в стоимость.

Сроки и правила хранения:

• 🗄 Первичные документы хранят не меньше 5 лет после отчётного года — так требует закон о бухгалтерском учёте.
• 🖋 Юридическую силу имеет экземпляр с подписями и печатями (если печать используется). Скан в 1С — это удобная копия, а не замена оригинала.
• 📦 Экземпляр перевозчика остаётся у перевозчика. Вам нужны свой экземпляр и, желательно, копия с отметкой о получении груза.

Как держать архив в порядке

1. После возврата водителя отсканируйте подписанный экземпляр.
2. Прикрепите скан к реализации через «Присоединённые файлы».
3. Бумажные оригиналы раскладывайте по месяцам вместе с реализациями.
4. Раз в месяц сверьте: по каждой отгрузке с доставкой есть подписанная ТТН.

Для сверки удобно использовать сам список реализаций. Добавьте отбор по периоду и пометьте документы, к которым уже прикреплён скан. Если подписанных накладных не хватает, запросите их у покупателя до закрытия квартала — потом найти концы будет труднее.

Частые вопросы