Формирование УПД со статусом 1 и 2 в 1С 8.3

УПД в типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» — это не отдельный документ, а печатная форма реализации. Создаёте обычный документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), а дальше решаете, печатать по нему накладную с отдельным счётом-фактурой или единый УПД.

Статус определяется одним условием. Если по реализации выставлен счёт-фактура — УПД печатается со статусом 1 (заменяет и накладную, и счёт-фактуру). Если счёта-фактуры нет — статус 2 (только передаточный документ). Ниже — как пройти весь путь: от заполнения реализации до отправки электронного УПД контрагенту.

Когда какой статус выбрать

Статус — это назначение документа, а не его вид. Выбор зависит от того, нужен ли покупателю счёт-фактура для вычета НДС.

• Статус 1 — организация на ОСНО, начисляет НДС, покупателю нужен документ для вычета. УПД заменяет сразу два документа: товарную накладную (или акт) и счёт-фактуру. Покупатель принимает по нему товар к учёту и заявляет вычет НДС — второй бумаги не требуется.
• Статус 2 — продавец на УСН или по иной причине счёт-фактуру не выставляет. УПД работает только как первичный документ (накладная или акт), раздел со ставкой и суммой НДС как в счёте-фактуре не заполняется.

Смысл перехода на УПД — убрать дублирование. Вместо накладной ТОРГ-12 плюс отдельного счёта-фактуры покупатель и продавец оформляют один бланк. Меньше бумаг, меньше расхождений в датах и номерах, проще сверка. Поэтому статус 1 выбирают, когда организация платит НДС и хочет сократить документооборот, а статус 2 — когда счёт-фактура не нужен в принципе.

Менять статус задним числом нельзя: он определяется наличием счёта-фактуры на момент печати. Если поняли, что нужен был статус 1, выставляете счёт-фактуру и печатаете УПД заново — он автоматически станет первым.

Что настроить перед первой отгрузкой

Чтобы УПД заполнялся без ручных правок, проверьте три настройки.

1. Реквизиты организации. В разделе Главное → Организации должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес, руководитель и главный бухгалтер — они попадают в подписи формы. Если учёт ведёт сторонняя организация, в карточке указывают ответственных лиц.
2. Система налогообложения. В настройках налогов и отчётов (Главное → Налоги и отчёты) указан ОСНО или УСН. От этого зависит, предложит ли программа выставить счёт-фактуру.
3. Договор и номенклатура. У контрагента должен быть договор с видом «С покупателем», а у номенклатуры — ставка НДС и единица измерения. Пустая ставка в табличной части приводит к ошибке при печати статуса 1.

Отдельно проверьте ответственных лиц. В строки подписей УПД попадают руководитель и главный бухгалтер из карточки организации, а также сотрудник, ответственный за отгрузку, из документа реализации. Если эти поля пустые, форма напечатается без расшифровки подписей — контрагент вправе такой документ не принять.

Для отправки документа в электронном виде дополнительно нужен настроенный обмен (см. раздел про ЭДО ниже).

Создаём реализацию — основу для УПД

Пошагово для «1С:Бухгалтерии 8.3» (интерфейс «Такси»):

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → выберите вид операции: Товары (накладная, УПД) для товаров или Услуги (акт, УПД) для услуг. Для товаров заполняется графа количества и склад, для услуг — содержание услуги; остальная механика одинаковая.
2. Укажите контрагента и договор. Дата и номер подставятся автоматически, номер можно оставить как есть. Проверьте, что в договоре указан верный вид расчётов и валюта.
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. Ставка НДС подтянется из карточки номенклатуры; проверьте её. Сумма и НДС посчитаются сами.
4. Проконтролируйте счета учёта (90.01.1, 90.02.1, 90.03) — программа подставляет их по умолчанию, обычно менять не нужно. Счёт учёта номенклатуры задаётся в регистре счетов учёта, туда удобно заглянуть, если подставился не тот счёт.
5. При необходимости раскройте дополнительные реквизиты (ссылка со стрелкой в шапке) и проверьте грузоотправителя и грузополучателя — по умолчанию это продавец и покупатель, но для отгрузки на другой адрес их меняют вручную.
6. Нажмите Провести. После проведения формируются движения по счетам реализации и, если есть НДС, по счёту 90.03.

На этом этапе документ уже готов — осталось решить вопрос со счётом-фактурой, который и задаёт статус будущего УПД.

Выставляем счёт-фактуру для статуса 1

Для статуса 1 счёт-фактура обязателен. В проведённой реализации внизу формы есть ссылка Выписать счёт-фактуру (или блок с реквизитами счёта-фактуры). Нажмите её — программа создаст связанный документ «Счёт-фактура выданный» с той же датой и номером, что у реализации.

Проверьте в счёте-фактуре:

• дату и номер — по умолчанию совпадают с реализацией;
• код вида операции (обычно 01 — отгрузка товаров, работ, услуг);
• что документ проведён.

Если по этой же отгрузке ранее был получен аванс и на него выставлялся счёт-фактура, при реализации программа предложит зачесть аванс — тогда в счёте-фактуре на отгрузку подтянется номер платёжно-расчётного документа. Эти данные попадут в соответствующую строку УПД.

Если организация на УСН и счёт-фактуру не выставляет, этот шаг пропускаете — тогда при печати получится статус 2.

Для статуса 1 счёт-фактура должен быть выставлен и проведён до печати УПД. Иначе в форме не заполнится раздел со сведениями счёта-фактуры и получится статус 2.

Печатаем УПД и проверяем реквизиты

В проведённой реализации нажмите Печать и выберите пункт Универсальный передаточный документ (УПД).

Что увидите в печатной форме:

• Статус — 1, если счёт-фактура выставлен, или 2, если нет.
• Строки 1–8 — передаточная часть: кто передал, кто получил, основание, дата отгрузки.
• Табличная часть — номенклатура, количество, цена, сумма, при статусе 1 — ставка и сумма НДС.
• Подписи — руководитель, главный бухгалтер и лицо, ответственное за отгрузку.

Проверьте, что заполнены графы 10–11 (страна происхождения и номер декларации) для импортных товаров и графа о коде товара, если он прослеживаемый или маркируемый. По умолчанию они заполняются из карточки номенклатуры, поэтому пустые графы — это чаще всего незаполненная карточка, а не ошибка печати.

В левом нижнем поле формы УПД (строка 11 — ответственный за оформление) и в блоке подписей подставляются сотрудники из настроек организации. Если отгружает кладовщик, а не бухгалтер, ответственного меняют в реализации до печати — тогда в форму попадёт нужное лицо.

Готовую форму можно отправить на принтер или сохранить в PDF через кнопку сохранения в окне просмотра. Чтобы передать документ на бумаге, печатают два экземпляра — для продавца и покупателя. В электронном виде он уходит через оператора ЭДО (следующий раздел).

Отправляем электронный УПД по ЭДО

Электронный УПД имеет силу бумажного, если подписан электронной подписью и отправлен через оператора электронного документооборота по утверждённому ФНС формату.

Разовая настройка обмена:

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами, включите обмен и подключите оператора (например, сервис «1С-ЭДО»).
2. Создайте учётную запись ЭДО с действующим сертификатом квалифицированной подписи.
3. Отправьте контрагенту приглашение к обмену и дождитесь, пока он его примет.

Отправка документа:

1. В проведённой реализации нажмите кнопку ЭДО → Отправить электронный документ (или Просмотреть электронный документ для предварительного просмотра).
2. Программа сформирует электронный УПД в утверждённом формате и подпишет его сертификатом.
3. Статус отправки видно в журнале Продажи → Текущие дела ЭДО.

Документ проходит несколько состояний: сначала он подписан и отправлен, затем оператор доставляет его контрагенту, и в конце контрагент либо подписывает извещение о получении, либо присылает уточнение. Пока статус не стал завершённым, документооборот считается незакрытым — это удобно отслеживать в том же журнале текущих дел. Если контрагент прислал уточнение, УПД придётся перевыставить с исправлением.

Если работаете через доверенное лицо, для подписи понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Оператор ЭДО формат доверенности не задаёт — он лишь передаёт документ.

Исправления и корректировки УПД

Разделяйте две ситуации — от этого зависит, какой документ создавать.

Техническая ошибка (опечатка в названии, адресе, неверная ставка). Нужен исправленный УПД. Создайте Продажи → Корректировка реализации на основании исходной реализации, вид операции — Исправление в первичных документах. После проведения через Печать доступен исправленный УПД — в его шапке указывается номер и дата исправления.

Изменение условий сделки (поменялись цена или количество по согласованию сторон). Нужен корректировочный УПД (УКД). Создайте «Корректировку реализации» с видом операции Корректировка по согласованию сторон, укажите новые суммы. Печать даст универсальный корректировочный документ — в нём видны значения «до» и «после» и разница. Для статуса 1 к корректировке так же выставляется корректировочный счёт-фактура (ссылка внизу документа), иначе УКД получится со статусом 2.

Разница между исправлением и корректировкой принципиальна для НДС. Исправление оформляют, когда ошиблись при вводе и стороны изначально договаривались об одних суммах; корректировку — когда суммы меняются по новой договорённости (скидка, пересортица, возврат части товара). От выбора зависит, в каком периоде и как отразится НДС, поэтому путать их не стоит.

Частые вопросы