Счёт на оплату покупателю в 1С 8.3: создание, печать и контроль оплаты

Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям — кнопкой «Счет покупателю». В 1С:Управлении торговлей 11 документ лежит в Продажи → Счета на оплату. Дальше выбираете контрагента и договор, добавляете товары или услуги, указываете банковский счёт — и счёт готов к печати или отправке по почте.

Счёт на оплату — документ необязательный с точки зрения учёта: он не делает проводок и не влияет на баланс. Его задача — передать покупателю реквизиты и сумму к перечислению. Поэтому главное здесь не «провести», а правильно заполнить реквизиты и аккуратно отслеживать, пришли деньги или нет.

Ниже — где найти документ, как заполнить каждое поле, как вывести счёт с печатью и факсимиле подписей, чем автоматизировать выставление и как потом видеть, какие счета оплачены.

Что настроить до первого счёта

Чтобы в печатной форме сразу были верные реквизиты, один раз проверьте карточку организации.

• 🏢 Реквизиты организации. Главное → Организации → карточка. ИНН, КПП, адрес, руководитель и главный бухгалтер должны быть заполнены — они попадают в шапку и подписи счёта.
• 🏦 Банковский счёт. В карточке организации откройте список банковских счетов и добавьте расчётный счёт. Один из них пометьте основным — он подставится в счёт по умолчанию.
• ✒️ Факсимиле и печать. В карточке организации есть ссылка «Логотип и печать». Туда загружают картинку печати и факсимильные подписи руководителя и главбуха. После этого станет доступна печатная форма с подписями и печатью.
• 📦 Номенклатура и ставки НДС. Товары и услуги удобнее завести заранее в справочнике Справочники → Номенклатура, с указанием ставки НДС для каждой позиции.

Если раздела Счета покупателям в меню нет, включите функциональность: Главное → Функциональность → вкладка «Торговля» → установите флажок счетов на оплату.

Где найти счета и как создать новый

В 1С:Бухгалтерии 8.3 все выставленные счета хранятся в журнале Продажи → Счета покупателям. Открыли список — видите даты, контрагентов, суммы и состояние оплаты.

Создать новый счёт можно несколькими способами — выбирайте по ситуации.

1. С нуля. В журнале нажмите «Счет покупателю» (или «Создать») и заполняйте пустой документ.
2. Копированием. Встаньте на похожий прошлый счёт и нажмите F9 — откроется копия с теми же товарами и контрагентом. Остаётся поправить количество и дату. Это самый быстрый путь для постоянных клиентов.
3. На основании заказа. Если вёлся заказ покупателя, откройте его и выберите Создать на основании → Счет покупателю. Табличная часть заполнится автоматически.

Пути к документу в разных конфигурациях немного отличаются.

В УТ 11 счёт часто вводят на основании заказа клиента — тогда он подтянет и товары, и согласованные цены со скидками.

В журнале счетов удобно работать с отбором. Над списком есть поля отбора по контрагенту и периоду, а колонки состояния и суммы можно отсортировать щелчком по заголовку. Так за секунды находишь, например, все неоплаченные счета за текущий месяц по конкретному покупателю — не листая весь список.

Заполнение полей счёта по порядку

Форма счёта состоит из шапки с реквизитами и табличной части с товарами. Заполняйте сверху вниз.

• Контрагент — покупатель из справочника. Если его там нет, создайте прямо из поля подбора.
• Договор — подставится автоматически, если у контрагента один договор с видом «С покупателем». Когда договоров несколько, выберите нужный.
• Банковский счёт — ваш расчётный счёт для оплаты. Если основной счёт задан, поле заполнится само.
• Склад — нужен, когда ведёте складской учёт; на услуги его можно не указывать.
• Оплата до — срок, до которого ждёте деньги. Он выводится в печатной форме и помогает потом контролировать просрочку.
• Комментарий — необязательное поле для внутренней пометки (например, «счёт по заявке №5»); в печать он не идёт.
• Ответственный — сотрудник, выставивший счёт; удобно для отбора, когда счета ведут несколько менеджеров.

Товары и услуги добавляйте в табличную часть кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — последний удобнее, когда позиций много: открывается справочник, отмечаете нужное, задаёте количество, и всё переносится в документ разом.

Для каждой строки заполните количество, цену и ставку НДС. Сумма посчитается сама.

Скидку задают либо прямо в колонке цены, либо через отдельную команду в командной панели таблицы — тогда скидка применится ко всем выделенным строкам сразу.

Если с покупателем работаете по заранее заданным ценам, подключите вид цены в договоре или настройках продаж. Тогда при подборе товара цена подставится автоматически, и её не придётся вбивать руками в каждой строке. В 1С:Бухгалтерии это называется «тип цен», в Управлении торговлей — «вид цен»; суть одна, но термины у конфигураций разные.

После заполнения нажмите «Записать». Проводок счёт на оплату не делает — это нормально. Движения по бухгалтерским счетам появятся позже, когда проведёте оплату и реализацию.

Печать, PDF и отправка покупателю

Готовый счёт отдают покупателю тремя путями: на бумаге, файлом или через ЭДО.

1. Печать на бумаге. Кнопка «Печать» → выберите форму. Обычный «Счет на оплату» — без подписей. Форма «с печатью и подписями» (или «с факсимиле») подставит картинки печати и подписей, которые вы загрузили в карточке организации.
2. Сохранить файлом. В открытой печатной форме нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат — PDF, Excel или Word. PDF удобнее всего: его нельзя случайно изменить, и он одинаково выглядит у получателя.
3. Отправить по почте. Кнопка с конвертом («Отправить») сразу приложит PDF-счёт к письму. Для этого в Администрирование → Органайзер → Почта должна быть настроена учётная запись отправителя.

Счёт можно передать и через ЭДО — как неформализованный документ. Это удобно, когда с покупателем уже идёт электронный документооборот: счёт, а затем акт и накладная уходят по одному каналу.

Перед печатью стоит бегло проверить итоговую форму: совпадает ли сумма прописью с цифрами, верна ли дата и не «уехала» ли таблица на вторую страницу из-за длинных наименований. Длинные названия товаров лучше сокращать прямо в документе — так счёт уместится на один лист и выглядит аккуратнее. Все эти правки делаются в счёте до печати и не требуют отдельных настроек.

Как ускорить выставление счетов

Когда счетов много и часть повторяется, ручное заполнение можно сократить.

• 🔁 Копирование (F9). Для постоянных клиентов держите один «эталонный» счёт и копируйте его — меняется только дата и количество.
• 🧾 Ввод на основании. Счёт на основании заказа, а затем реализацию и поступление оплаты — на основании счёта. Цепочка документов заполняется сама, реквизиты не теряются.
• 👥 Автозаполнение по ИНН. Сервис 1С:Контрагент подтягивает реквизиты новых покупателей и проверяет действующие — меньше опечаток в КПП и адресе.
• 📤 Групповая печать и отправка. В журнале выделите несколько счетов и отправьте или распечатайте их одной командой, не открывая каждый.

Для типовых услуг (аренда, абонентская плата) удобно завести шаблонную номенклатуру с заданной ценой — тогда счёт собирается в пару кликов из «Подбора».

Ещё один приём — настроить саму печатную форму под себя. Если нужно добавить в счёт постоянный текст (условия поставки, телефон менеджера), это делается через механизм изменения макета печатной формы, не трогая код конфигурации. Один раз настроили — текст выводится во всех последующих счетах.

Контроль оплаты: кто заплатил, а кто нет

Поскольку счёт не делает проводок, оплата видна не в балансе, а в самом журнале счетов. В списке Продажи → Счета покупателям есть колонка состояния: счёт помечается как оплаченный, когда к нему привязано поступление на расчётный счёт.

Статусы обычно такие:

• 🟢 Оплачен — поступление покрывает всю сумму счёта.
• 🟡 Оплачен частично — пришла часть суммы.
• ⚪ Не оплачен — денег по счёту ещё не было.

Чтобы связь работала, при разноске выписки в документе «Поступление на расчётный счёт» заполняйте поле счёта (или вводите оплату на основании счёта). Тогда 1С сама сопоставит сумму.

Общую картину дебиторки смотрите в стандартном отчёте по счёту 62 (расчёты с покупателями): Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → счёт 62.01. Сальдо по контрагенту покажет, кто и сколько должен.

Если счетов выставляется много, заведите привычку раз в неделю открывать журнал с отбором «не оплачен» и сроком оплаты до текущей даты — это и есть список должников, по которым пора звонить или отправлять напоминание. Такой регулярный просмотр заменяет отдельный отчёт и держит дебиторку под контролем без лишних настроек.

Частые ошибки при выставлении счёта

Несколько промахов встречаются чаще других — проверьте себя по ним.

• ❌ Не тот банковский счёт. В счёте указан старый или чужой расчётный счёт. Пометьте актуальный счёт основным в карточке организации — он будет подставляться автоматически.
• ❌ Неверная ставка НДС. Строка с НДС там, где организация на УСН, или наоборот. Ставка берётся из карточки номенклатуры — поправьте её в справочнике, а не только в документе.
• ❌ Пустой срок оплаты. Без поля «Оплата до» счёт не попадёт в контроль просрочки, и вы не увидите, что платёж задержан.
• ❌ Счёт на не ту организацию. В базе несколько юрлиц, а счёт выставлен не от того — тогда и реквизиты, и факсимиле будут чужими. Проверяйте поле организации в шапке.
• ❌ Оплата не привязана к счёту. Поступление разнесено без ссылки на счёт — и в журнале он висит неоплаченным, хотя деньги пришли. Указывайте счёт в банковском документе при разноске выписки.