Создание и настройка нового склада в 1С 8.3

Новый склад заводится в справочнике «Склады»: в 1С:Бухгалтерии это Справочники → Склады, в Управлении торговлей — НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины. Но сначала в программе должен быть включён учёт по нескольким складам — без этой галочки справочник либо недоступен, либо содержит один предопределённый «Основной склад», и кнопка создания нового элемента ничего не меняет в проводках.

Ниже — порядок от настройки функциональности до первого прихода товара: как включить складской учёт, выбрать вид склада, подключить сканер и ордерную схему, проверить остатки и провести инвентаризацию . Пути указаны для интерфейса «Такси» актуальных релизов БП 3.0 и УТ 11.

С чего начать: включаем учёт по складам

Склад — это место хранения, в разрезе которого программа ведёт количественный учёт запасов. Пока учёт по складам выключен, все товары «лежат» в одной общей куче, и создавать новые элементы справочника бессмысленно.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0):

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Запасы».
3. Включите флажок «Несколько складов».

После этого в документах поступления и реализации появится поле «Склад», а в разделе «Справочники» — ссылка «Склады».

В 1С:Управлении торговлей 11 (УТ 11):

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. В группе «Склад» включите «Несколько складов».
3. Здесь же включаются расширенные возможности — ордерная схема и адресное хранение (о них ниже).

Создание нового склада в справочнике — по шагам

Когда учёт по складам включён, добавить склад — дело одной формы.

1. Откройте список складов: в БП — Справочники → Склады, в УТ — НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины.
2. Нажмите «Создать».
3. Заполните наименование — под ним склад будет виден в выпадающих списках документов. Делайте его говорящим: «Склад оптовый (Москва)», «Торговый зал», «Склад возвратов», а не «Склад 1».
4. Выберите тип (вид) склада — оптовый или розничный (разберём в следующем разделе).
5. При необходимости укажите ответственное лицо — материально ответственного сотрудника.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Склад готов — его уже можно подставлять в поступление, перемещение и реализацию.

Группировать склады удобно папками: создайте группу (кнопка «Создать группу ») — например, «Москва» и «Регионы» — и раскладывайте склады по ней. Это упрощает выбор при большом числе точек хранения.

Виды складов: оптовый, розничный и неавтоматизированная точка

Вид склада определяет, как программа учитывает товар и какими документами им управляют. Выбор делается прямо в карточке склада.

В розничном магазине дополнительно указывается счёт учёта (в рознице по продажным ценам — счёт 42 «Торговая наценка») и тип цен, по которому идёт отпуск товара.

Ордерная схема: приёмка и отгрузка через ордера

Ордерная схема нужна, когда фактическое движение товара и оформление документов разнесены во времени. Кладовщик принимает коробки и оформляет приходный ордер, а бухгалтер позже вводит поступление на основании этого ордера. Так склад и бухгалтерия работают независимо, а расхождения видны сразу.

Схема доступна в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации; в типовой 1С:Бухгалтерии её нет.

Как включить в УТ 11:

1. НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка — включите «Ордерные склады».
2. В карточке склада на вкладке с настройками поступления и отгрузки отметьте, где применяется ордерная схема: при поступлении, при отгрузке или в обоих случаях.

После этого на складе появятся документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары», а в списках — статусы «К поступлению», «К отгрузке», отражающие ещё не оформленные операции.

Адресное хранение и ячейки

Адресное (ячеистое) хранение делит склад на ячейки — конкретные полки и ряды, у каждой свой адрес. Программа подсказывает, с какой ячейки взять товар и куда положить при приёмке. Это функциональность УТ 11, ERP и WMS-решений; в 1С:Бухгалтерии ячеек нет.

Два режима работы с ячейками:

• Справочное размещение — ячейка хранится как дополнительная информация, остаток считается по складу в целом. Проще внедрить.
• Адресное хранение с остатками по ячейкам — программа ведёт учёт количества в каждой ячейке и строит задания на отбор и размещение. Требует ордерной схемы.

Порядок настройки в УТ 11:

1. Включите «Адресное хранение» в разделе НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. В карточке склада задайте режим использования ячеек.
3. Создайте структуру ячеек: откройте рабочее место управления ячейками склада и опишите ряды, стеллажи и места хранения (вручную или групповой генерацией по заданному шаблону адреса).

Адресное хранение заметно усложняет ежедневную работу: без дисциплины приёмки и регулярной сверки остатки по ячейкам быстро расходятся с фактом. Внедряйте его, только когда поток товаров этого требует.

Подключение сканера штрихкодов и торгового оборудования

Сканер ускоряет приёмку и продажу: вместо ручного поиска номенклатуры товар подбирается по штрихкоду.

1. Откройте подключаемое оборудование: в БП — Администрирование → Подключаемое оборудование, в УТ — НСИ и администрирование → РМК и подключаемое оборудование.
2. Убедитесь, что включён флажок использования подключаемого оборудования.
3. Нажмите «Создать», выберите тип «Сканеры штрихкода», укажите драйвер и рабочее место (компьютер), к которому подключено устройство.
4. Нажмите «Настроить…», задайте параметры (обычно префикс/суффикс и порт — по документации сканера), затем «Тест устройства».

Большинство ручных сканеров работают в режиме эмуляции клавиатуры, и для них отдельный драйвер не всегда обязателен. Но подключение через драйвер надёжнее: программа ловит именно штрихкод, а не случайный ввод.

Чтобы товар находился по сканированию, у номенклатуры должен быть заполнен штрихкод (в карточке товара, вкладка со штрихкодами). По той же логике подключаются ТСД (терминалы сбора данных), фискальные регистраторы и весы.

Контроль остатков и инвентаризация по складу

После того как склад заведён и по нему пошли движения, остаток удобно смотреть в отчётах раздела «Склад». В БП 3.0 это отчёты по остаткам и движению запасов с отбором по складу; в УТ — ведомость и остатки товаров на складах. Там видно, сколько числится по каждой номенклатуре в разрезе конкретного места хранения.

Периодически учётный остаток сверяют с фактическим — это инвентаризация:

1. В БП откройте Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ, выбрав нужный склад.
2. По кнопке «Заполнить» программа подтянет учётные остатки на дату.
3. Внесите в колонку фактического количества результаты пересчёта.
4. Программа посчитает отклонения — излишки и недостачи.
5. На основании инвентаризации введите «Оприходование товаров » (на излишки) и «Списание товаров» (на недостачи) — именно эти документы меняют остаток, сама инвентаризация движений не делает.

В УТ 11 для ордерных складов роль пересчёта играет документ «Пересчёт товаров», а излишки и недостачи оформляются складскими документами оприходования и списания.

Когда складов несколько, товар между ними двигают не оприходованием, а перемещением. В БП это документ Склад → Перемещение товаров: в шапке указываются склад-отправитель и склад-получатель, в таблице — номенклатура и количество. Документ одновременно списывает товар с одного склада и приходует на другой, себестоимость при этом сохраняется. Проданным или списанным такой товар не считается — он просто меняет место хранения. Если перемещение не отражается в остатках получателя, проверьте, что документ проведён, а оба склада в шапке указаны верно и не совпадают.

Отдельно стоит развести два похожих флажка функциональности. «Несколько складов» разрешает вести больше одного места хранения. «Складской учёт по складам (местам хранения)» включает именно количественный учёт остатков в разрезе складов. Если нужен только управленческий разрез затрат без контроля остатков по каждому складу, второй флажок можно не включать — тогда программа не будет требовать склад в каждом движении запасов.

Типичные ошибки при создании склада

Несколько ситуаций, из-за которых новый склад ведёт себя не так, как ожидали:

• Склад создан, а в документах не выбирается. Не включён флажок «Несколько складов» в функциональности, либо у пользователя нет прав на справочник складов.
• Остаток «висит» не на том складе. В поступлении или перемещении по ошибке указан другой склад. Проверьте отчётом по остаткам с группировкой по складу и при необходимости сделайте перемещение.
• Товар не находится по сканеру. У номенклатуры не заполнен штрихкод или сканер настроен на другом рабочем месте.
• Инвентаризация показала расхождение, а остаток не изменился. Документ инвентаризации сам по себе движений не делает — нужны оприходование и списание на его основании.
• Нельзя сменить вид склада. По складу уже есть движения. Заведите новый склад нужного вида и перенесите остатки перемещением.
• Отрицательный остаток на складе. Расход оформлен раньше прихода или по складу, где товара физически нет. Проверьте хронологию документов и склад в строках отгрузки.

Частые вопросы