Списание материалов в 1С 8.3: документы, проводки, настройки

Материалы в производство списывают документом Требование-накладная, а порчу, бой и недостачу — документом Списание товаров. Оба лежат в разделе Склад (а требование-накладная ещё и в Производство). Проводка списания в производство — Дт 20 (23, 25, 26) Кт 10, при порче — сначала Дт 94 Кт 10, а дальше по обстоятельствам.

От метода оценки запасов зависит сумма, которую программа подставит в проводку: по средней или ФИФО. Поэтому разберём не только сами документы, но и настройку учётной политики, контроль отрицательных остатков и то, что проверить после закрытия месяца.

С чего начать: метод оценки запасов в учётной политике

Прежде чем списывать, 1С должна знать, по какой стоимости брать материал со счёта 10. Это определяет способ оценки МПЗ в учётной политике.

Откройте Главное → Учётная политика. Поле способ оценки материально-производственных запасов предлагает два варианта:

• 🔹 По средней — стоимость каждой единицы усредняется по всем партиям на складе. В течение месяца списание идёт по скользящей средней, а в конце месяца закрытие доводит её до средневзвешенной за период.
• 🔹 ФИФО — first in, first out: сначала списываются самые ранние поступления. Нужен партионный учёт, 1С ведёт его автоматически по датам приходов.

ЛИФО в бухучёте отменён давно, в списке его нет. Выбор метода закрепляется в учётной политике на год и в середине года не меняется.

На практике большинство организаций ведёт учёт по средней — это проще и не требует отслеживать партии. ФИФО выбирают, когда цены на сырьё заметно колеблются и важно, чтобы себестоимость отражала реальную хронологию закупок. В налоговом учёте по прибыли метод оценки задаётся отдельно, но его обычно делают таким же, как в бухгалтерском, — чтобы не возникало разниц.

Менять способ оценки задним числом, когда за месяц уже проведены документы, нельзя — себестоимость пересчитается по всем движениям и отчётность «поедет».

Списание материалов в производство через Требование-накладную

Основной документ для передачи материалов в работу — Требование-накладная. Путь: Производство → Требование-накладная или Склад → Требование-накладная.

Порядок заполнения:

1. Создайте новый документ, укажите дату и склад, с которого уходят материалы.
2. На закладке Материалы добавьте номенклатуру и количество. Цену и сумму 1С подставит сама при проведении — по методу из учётной политики.
3. Решите, куда отнести затраты. Если все материалы идут на один счёт — поставьте галочку Счета затрат на закладке «Материалы» (тогда появится отдельная закладка Счёт затрат) либо указывайте счёт по каждой строке.
4. Выберите счёт затрат: 20.01 (основное производство), 23 (вспомогательное), 25 (общепроизводственные), 26 (общехозяйственные) — и аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Проводки, которые сформирует требование-накладная:

Если материалы пошли не в производство, а на общехозяйственные или управленческие нужды (канцелярия, хозтовары), счёт затрат ставят 26 или 25 — документ тот же.

Аналитику счёта затрат заполняйте полностью: подразделение, номенклатурную группу и статью затрат. Если оставить статью затрат пустой или сборной, при закрытии месяца программе будет не на что распределить расход, и себестоимость продукции посчитается неверно.

Списание спецодежды, инвентаря и малоценных материалов

Спецодежду, инструмент и хозяйственный инвентарь не списывают требованием-накладной — их передают в эксплуатацию одноимённым документом: Склад → Передача материалов в эксплуатацию. Документ сам определит порядок списания стоимости по сроку использования, указанному в карточке.

• 🔹 Срок использования до 12 месяцев — стоимость списывается на затраты единовременно при передаче: Дт 20 (25, 26) Кт 10.10/10.11.
• 🔹 Срок свыше 12 месяцев — стоимость переносится на затраты равномерно в течение срока эксплуатации.

Чтобы выданное имущество не потерялось из виду, 1С одновременно отражает его на забалансовых счетах — МЦ.02 (спецодежда в эксплуатации), МЦ.03 (спецоснастка), МЦ.04 (инвентарь и хозпринадлежности). Когда предмет изнашивается или возвращается, его снимают с забаланса документом Списание материалов из эксплуатации.

Списание при порче, недостаче и естественной убыли

Для материалов, которые не ушли в производство, а испортились, пропали или выявлены как недостача, используется документ Списание товаров: Склад → Списание товаров. Несмотря на слово «товаров» в названии, документ списывает любые запасы со счёта 10, включая материалы и сырьё.

Чаще его создают на основании инвентаризации: сначала проводят Инвентаризация товаров, фиксируют фактические и учётные остатки, а затем из этого документа по кнопке создания на основании формируют списание недостачи — количество и суммы подтянутся из акта автоматически. Так списание всегда подкреплено первичным документом, что важно для признания потерь в расходах.

Проводка по самому факту списания — на счёт недостач и потерь:

Само Списание товаров формирует только первую проводку — Дт 94 Кт 10. Дальнейшее закрытие счёта 94 (на затраты, на виновных или в прочие расходы) оформляют отдельно — документом Операция, введённая вручную, исходя из причины.

Ключевой момент — нормы естественной убыли:

• 🔹 потери в пределах норм уменьшают налоговую базу по прибыли и относятся на затраты (Дт 20/25/26 Кт 94);
• 🔹 потери сверх норм и порча по вине сотрудника в расходах по прибыли не учитываются — их относят на виновного (73.02) или в прочие расходы (91.02) без уменьшения базы.

Чем отличается списание в Бухгалтерии и в Управлении торговлей

Документы с одинаковым смыслом в разных конфигурациях называются и лежат по-разному. Если путь из инструкции не совпадает с вашим экраном — сверьтесь с таблицей.

В Бухгалтерии списание сразу формирует бухгалтерские проводки на счетах. В Управлении торговлей первичен складской (оперативный) учёт: документ двигает остатки по складу, а проводки появляются уже при переносе данных в бухгалтерскую программу.

Контроль отрицательных остатков и пересортица

Самая частая проблема при списании — программа позволяет списать больше, чем числится, и остаток на счёте 10 уходит в минус. Причина почти всегда в том, что приход оформлен задним числом позже расхода или не проведён вовсе.

Чтобы 1С не давала провести расход сверх остатка, включите контроль. В Бухгалтерии откройте Администрирование → Проведение документов и включите контроль остатков при проведении документов. После этого требование-накладная или списание с нехваткой не проведутся, пока не оприходуете нужное количество.

Как найти и разобрать отрицательные остатки:

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 10.
2. Отфильтруйте строки с отрицательным конечным сальдо по количеству или сумме.
3. По проблемной номенклатуре постройте карточку счёта и найдите расход, который прошёл раньше прихода.
4. Проверьте даты и проведение документов поступления; при необходимости перепроведите документы за период.

Отдельно по счетам учёта запасов есть отчёт Контроль отрицательных остатков (в разделе Склад): он собирает в один список позиции, по которым расход опередил приход, с датами проблемных документов. Это быстрее, чем вручную листать ОСВ по всей номенклатуре.

Пересортица — это когда один сорт или номенклатуру оприходовали вместо другого, и по одной позиции избыток, а по другой недостача. В 1С её закрывают через инвентаризацию: излишки и недостачи взаимозачитываются по решению комиссии, а разницу приходуют или списывают. Проводить взаимозачёт пересортицы можно, только если излишки и недостачи образовались за один период, у одного материально ответственного лица и по близким по виду позициям.

Закрытие месяца и проверка результатов списания

Если учёт ведётся по средней стоимости, окончательная себестоимость списанных материалов считается только при закрытии месяца. В течение месяца 1С списывает по скользящей средней, а операция закрытия доводит её до средневзвешенной за весь период.

Запустите Операции → Закрытие месяца. В списке регламентных операций должна без ошибок отработать Корректировка стоимости номенклатуры — именно она пересчитывает себестоимость списания по среднему методу. Все пункты должны стать зелёными.

Если материалы списывались в производство, в том же закрытии месяца отрабатывает закрытие счетов 20, 23, 25, 26: общепроизводственные и общехозяйственные расходы распределяются на себестоимость, а незакрытый остаток по счёту 20 остаётся как незавершённое производство. Поэтому проверять результат списания имеет смысл уже после полного закрытия месяца, а не сразу после проведения документов.

Чем проверить, что материалы списались правильно:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 — видно остаток, приход и расход по каждой номенклатуре; минусов быть не должно.
• 📊 Карточка счёта 10 — построчно вся история движения конкретного материала с датами и документами.
• 📊 Анализ субконто по номенклатуре — суммы списания в разрезе складов и статей затрат.

Сверьте итоговую сумму расхода по счёту 10 с данными производства или актами на порчу: кредитовый оборот счёта 10 за месяц должен совпадать с суммой всех проведённых требований-накладных и списаний. Расхождение означает, что какой-то документ не проведён или проведён в другом периоде.

Частые вопросы