Как вывести основное средство из учёта в 1С:Бухгалтерии 3.0 и не ошибиться с амортизацией

Основное средство в 1С:Бухгалтерии 8.3 списывают документом «Списание ОС»: раздел ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС. Документ сам доначисляет амортизацию за месяц выбытия и относит остаточную стоимость на счёт 91.02. Продажу и безвозмездную передачу этим документом не оформляют — для них есть «Передача ОС».

Типичная ситуация: комиссия признала станок или ноутбук непригодным, акт подписан, а бухгалтеру нужно убрать объект из учёта так, чтобы не задвоить амортизацию и не оставить «хвост» на 01 счёте. Порядок действий одинаков для любой причины выбытия, кроме продажи и безвозмездной передачи.

1. Подготовка к списанию основного средства: что проверить в базе

Большинство проблем при списании ОС в 1С 8.3 появляются ещё до создания документа. Пять проверок занимают несколько минут.

• 📌 Объект принят к учёту. В карточке ОС должна быть запись о принятии к учёту, а сам объект — числиться за той организацией и подразделением, откуда его списывают. Если его перемещали, смотрите документ «Перемещение ОС»: списывать нужно из текущего подразделения.
• 📅 Предыдущий месяц закрыт. Амортизация по объекту должна быть начислена по месяц, предшествующий списанию. Если закрытие месяца не выполнено, сначала сделайте его (Операции → Закрытие месяца).
• 🔢 Сумма амортизации сходится. Сформируйте ОС и НМА → Отчёты → Ведомость амортизации ОС по объекту. Начисленный износ и остаточная стоимость должны совпадать с данными бухгалтера.
• 🛠️ Нет незавершённых операций. Модернизация, реконструкция, недопроведённое поступление — всё это нужно отразить до выбытия, иначе остаточная стоимость будет неверной.
• 📄 Есть решение о списании. Приказ руководителя и акт комиссии. Без них проводки в 1С не будут подтверждены первичкой.

2. Какие документы нужны для списания ОС и где их создать

Бумажная часть и учётная часть идут параллельно. В 1С заводится один документ, но опирается он на несколько первичных.

Формы ОС-4, ОС-4а и ОС-4б с 2013 года не обязательны: по закону № 402-ФЗ организация сама утверждает формы первички. Но большинство компаний оставляют унифицированные — их удобно печатать прямо из 1С, а у проверяющих к ним меньше вопросов.

В акте комиссия указывает причину списания, состояние объекта, что от него осталось (детали, металлолом) и как с этим поступить. Эти сведения пригодятся в разделе 5.

3. Списание ОС в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создайте документ

Откройте ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС и нажмите «Создать». Дата документа — дата акта комиссии. От неё зависит, за какой месяц документ доначислит амортизацию.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация — если в базе их несколько.
• Подразделение (местонахождение ОС) — то, где объект числится сейчас. Ошибка здесь не даст подобрать ОС в табличную часть.
• Причина списания — выбирается из справочника причин; попадает в печатную форму акта.
• Счёт списания — по умолчанию 91.02 «Прочие расходы» и статья прочих доходов и расходов. Для недостачи меняйте счёт на 94 (см. раздел 5).

Шаг 3. Добавьте основные средства

На закладке «Основные средства» нажмите «Подбор» или «Добавить». Можно включить в один документ несколько объектов, если они списываются одновременно, из одного подразделения и по одной причине.

После заполнения 1С подставит первоначальную стоимость, накопленную амортизацию и амортизацию за текущий месяц по бухгалтерскому и налоговому учёту. Сверьте суммы с ведомостью амортизации из раздела 1.

Шаг 4. Проведите и распечатайте акт

Нажмите «Провести», затем откройте меню «Печать» и выберите акт ОС-4. Передайте его комиссии на подпись. Кнопка Дт/Кт на форме покажет сформированные проводки.

4. Проводки при списании основных средств: пример с расчётом

Документ формирует проводки в такой последовательности:

После документа сальдо по субсчёту 01.09 по этому объекту должно быть нулевым.

Пример. Офисная техника куплена за 240 000 ₽, амортизация — 5 000 ₽ в месяц. К началу месяца списания начислено 180 000 ₽.

• Дт 26 Кт 02.01 — 5 000 ₽: амортизация за месяц списания;
• Дт 01.09 Кт 01.01 — 240 000 ₽: первоначальная стоимость;
• Дт 02.01 Кт 01.09 — 185 000 ₽: износ (180 000 + 5 000);
• Дт 91.02 Кт 01.09 — 55 000 ₽: остаточная стоимость (240 000 − 185 000).

Амортизацию за месяц списания начисляет сам документ. При закрытии этого месяца регламентная операция по списанному объекту уже ничего не начислит. Если же начислить износ вручную операцией и потом провести «Списание ОС», амортизация задвоится.

Налоговый учёт

В НУ документ делает аналогичные проводки. Остаточная стоимость ликвидируемого ОС — внереализационный расход по подпункту 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Если бухгалтерская и налоговая амортизация расходились (разные сроки, премия, ФСБУ 6/2020), разница по объекту отразится в суммах ПР/ВР — это нормально.

5. Особенности списания ОС в зависимости от причины

Выбор документа и счёта зависит от того, почему объект выбывает. Подберите свой случай:

Недостача: что дальше со счётом 94

После проведения «Списания ОС» остаточная стоимость окажется на 94. Если виновник установлен — операция Дт 73.02 Кт 94, а разницу между рыночной и балансовой стоимостью при взыскании отражают через 98.04. Если виновный не найден или суд отказал — Дт 91.02 Кт 94, приложив документы следствия или решение суда.

6. Сложные случаи при списании основных средств

Материалы от разборки

Если от станка остались детали или металлолом, их приходуют по рыночной стоимости. В 1С используйте документ «Оприходование товаров» со счётом доходов 91.01. Проводка: Дт 10.01 (10.05, 10.06) Кт 91.01.

В налоговом учёте это внереализационный доход по пункту 13 статьи 250 НК РФ. Если металлолом потом сдаёте, учитывайте его стоимость в расходах при продаже.

Расходы на ликвидацию

Демонтаж подрядчиком, вывоз, утилизация — отдельные расходы, документ «Списание ОС» их не учитывает.

1. Услуги подрядчика: документ поступления услуг, счёт затрат 91.02, статья — расходы на ликвидацию ОС.
2. Зарплата своих рабочих за демонтаж: в способе отражения начисления укажите счёт 91.02.
3. Собственные материалы, израсходованные при разборке: «Требование-накладная» на 91.02.

В НУ эти суммы тоже относятся к внереализационным расходам по подпункту 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

НДС при ликвидации

При списании ОС из-за износа или поломки НДС, ранее принятый к вычету, в общем случае восстанавливать не нужно: такой случай не перечислен в пункте 3 статьи 170 НК РФ. Другое дело — переход на спецрежим или использование объекта в необлагаемой деятельности: там правила восстановления свои.

Списание задним числом

Если документ датирован уже закрытым месяцем, в этом месяце уже начислена амортизация регламентной операцией. Порядок такой:

1. Отмените закрытие месяца, в котором объект списывается.
2. Проведите «Списание ОС».
3. Заново закройте этот и последующие месяцы.

Объекты без амортизации и переоценённые ОС

Земельные участки не амортизируются, поэтому вся первоначальная стоимость при выбытии уйдёт на 91.02 — это ожидаемо.

Если объект переоценивался и по нему есть дооценка на счёте 83, при выбытии её переносят в нераспределённую прибыль: Дт 83 Кт 84. Проверьте после проведения документа карточку счёта 83 по объекту. Если остаток не перенесён автоматически, сделайте это операцией вручную.

7. Как проверить, что ОС списано правильно

Сразу после проведения сформируйте три отчёта.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01 с детализацией по субсчетам и объектам. По списанному объекту на 01.01 и 01.09 конечное сальдо нулевое.
• 📊 ОСВ по счёту 02.01 — по объекту нет остатка накопленной амортизации.
• 📊 Ведомость амортизации ОС за следующий месяц — объекта в ней уже нет.

Через месяц откройте Операции → Закрытие месяца и после выполнения посмотрите проводки регламентной операции амортизации. Списанный объект не должен в них попасть.

Для налогового учёта проверьте ОСВ по счёту 01 в разрезе НУ и сумм ПР/ВР. Если по объекту остались постоянные или временные разницы, найдите их источник в карточке счёта.

8. Ошибки при списании основных средств и как их исправить

Частые вопросы