Списание товара в 1С 8.3: документы, проводки, НДС

Товар списывают документом «Списание товаров» в разделе Склад — он снимает количество и себестоимость с кредита счёта 41 и переносит их на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это рабочий инструмент для порчи, боя, брака и просрочки. Для недостачи по итогам пересчёта сначала оформляют «Инвентаризацию товаров», а материалы на собственные нужды списывают «Требованием-накладной».

Дальше — где лежит каждый документ, какие проводки он формирует, как закрыть счёт 94 на расходы или на виновное лицо, что делать с входным НДС и как проверить, что остаток на складе сошёлся. Примеры даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (платформа 8.3, интерфейс «Такси»).

Какой документ выбрать под вашу ситуацию

Выбор документа зависит от причины выбытия. Один и тот же товар в разных ситуациях списывают по-разному, и от этого меняются проводки.

• 🧹 Порча, бой, брак, истёк срок годности — документ «Списание товаров». Проводка Дт 94 Кт 41.
• 📊 Недостача после пересчёта — сначала «Инвентаризация товаров», на её основании «Списание товаров».
• 🏭 Материалы в производство или на хозяйственные нужды — «Требование-накладная». Проводка Дт 20/25/26/44 Кт 10.
• 🎁 Передача в рекламу, образцы, представительские — тоже «Требование-накладная» или «Списание товаров» со счётом затрат 44.

Отдельно о бумажном основании. С 2013 года унифицированные формы необязательны, но на практике для торговли удобно опираться на привычные бланки: ТОРГ-16 — акт о списании товаров, ТОРГ-15 — акт о порче, бое, ломе. Организация вправе утвердить и собственную форму акта в учётной политике. К списанию из-за порчи почти всегда прикладывают приказ руководителя — без него налоговая может снять расходы.

Списание товаров документом «Списание товаров» по шагам

Документ лежит в разделе Склад, блок «Инвентаризация» → «Списание товаров». Оттуда же открывается общий журнал инвентаризации.

1. Нажмите «Создать». В шапке укажите Организацию и Склад, с которого уходит товар.
2. Если списание делаете по результату пересчёта — заполните поле Инвентаризация ссылкой на ранее проведённый документ. Тогда таблица заполнится недостачей автоматически, вручную ничего подбирать не нужно.
3. Если инвентаризации не было (разовая порча или бой) — поле Инвентаризация оставьте пустым и добавьте позиции кнопкой «Подбор» или «Добавить».
4. Проверьте колонку Количество. Цену и сумму программа подставит сама по себестоимости из регистра — вручную их не правьте.
5. Убедитесь, что в колонке Счёт учёта стоит 41.01 (товары) или нужный субсчёт, а в Счёт списания — 94.
6. Проведите кнопкой «Провести и закрыть».

Отдельно про поле Налоговое назначение (реквизит «Назначение использования»): оно появляется, если в организации ведётся раздельный учёт НДС. Для рядового списания порчи его оставляют со значением по умолчанию. А если склад работает по ордерной схеме, перед проведением убедитесь, что оформлен расходный ордер на товары, иначе позиция физически «застрянет» в статусе «к списанию».

После проведения откройте движения кнопкой «Дт/Кт». Документ сформирует одну проводку на каждую позицию:

Дт 94   Кт 41.01   — списана фактическая себестоимость товара

Себестоимость считается по способу, заданному в учётной политике (ФИФО или по средней). Если на момент проведения в базе нет поступления с ценой, сумма спишется нулевой — это частая причина «пустого» счёта 94. Сначала проведите приходные документы, потом списание.

Сам документ «Списание товаров» переносит стоимость только на счёт 94. Это промежуточный, транзитный счёт: на нём недопустимо оставлять остаток на конец месяца. Закрыть его нужно отдельной операцией — об этом в разделе про недостачу ниже.

Списание по итогам инвентаризации и при недостаче

Когда списываете не разовую порчу, а результат пересчёта, порядок строгий: сначала фиксируем факт, потом списываем.

Шаг 1. Инвентаризация товаров. Раздел Склад → «Инвентаризация товаров». Создайте документ, по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» подтяните учётные количества, затем впишите фактические в колонку Количество фактическое. Программа сама покажет отклонение в колонке Отклонение. Документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает — это ведомость ИНВ-3, фиксирующая расхождение.

Шаг 2. Списание недостачи. Прямо из инвентаризации по кнопке «Создать на основании» → «Списание товаров». Таблица заполнится только недостающими позициями. Проведите — получите Дт 94 Кт 41.

Шаг 3. Закрытие счёта 94. Это ключевой шаг, который часто забывают. Куда отнести недостачу — зависит от того, нашли ли виновного и есть ли нормы естественной убыли.

• В пределах норм естественной убыли — на счёт затрат (44.01 для торговли). Проводка Дт 44.01 Кт 94.
• Виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании — на прочие расходы. Дт 91.02 Кт 94.
• Виновник установлен — на расчёты по возмещению ущерба. Дт 73.02 Кт 94, если это работник (в пределах его средней зарплаты без суда — ст. 241, 248 ТК РФ), либо Дт 76.02 Кт 94 для стороннего лица.

В БП 3.0 это закрытие оформляют документом «Операция» (раздел Операции → «Операции, введённые вручную»): указывают дебет 91.02 (или 73.02) и кредит 94 на сумму недостачи.

Числовой пример. Выявлена недостача продуктов на складе на 7 500 ₽. Для этой группы утверждена норма естественной убыли 0,4%, а товарооборот за период составил 500 000 ₽. Тогда в пределах нормы списать можно 500 000 × 0,4% = 2 000 ₽ — их относят на счёт 44.01 (Дт 44.01 Кт 94). Оставшиеся 7 500 − 2 000 = 5 500 ₽ — это недостача сверх нормы: её относят на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94) или, если виновных нет, на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94).

Если недостача взыскивается с работника, помните про ограничение ст. 241 ТК РФ: без его письменного согласия и без суда удержать можно не больше среднемесячного заработка. Полную материальную ответственность несут только те сотрудники, с которыми заключён отдельный договор (ст. 243–244 ТК РФ) — например, кладовщик или кассир.

НДС при списании испорченного и недостающего товара

Главный спорный вопрос — надо ли восстанавливать входной НДС, ранее принятый к вычету по этому товару.

Перечень случаев восстановления НДС закрытый, он приведён в п. 3 ст. 170 НК РФ. Списания из-за порчи, боя, недостачи или истечения срока годности в этом перечне нет. Отсюда позиция, поддержанная ВАС и большинством судов: при списании товара по причине порчи или недостачи восстанавливать НДС не требуется.

На практике учитывайте нюансы:

• Если виновное лицо найдено и возмещает ущерб с НДС — восстанавливать входной налог всё равно не нужно: это не реализация.
• Минфин в отдельных письмах настаивает на восстановлении. Если спор с инспекцией нежелателен, компания вправе восстановить налог добровольно — тогда делают проводку Дт 91.02 Кт 68.02.
• Если же товар выбыл по событию, которое надо подтвердить (кража, стихийное бедствие), налоговая потребует документов, иначе выбытие могут переквалифицировать в безвозмездную передачу с начислением НДС.

Для самого документа «Списание товаров» никаких движений по НДС не формируется — весь учёт налога идёт отдельными операциями.

При списании материалов (счёт 10) «Требованием-накладной» логика та же: НДС, принятый к вычету при покупке, по закрытому перечню ст. 170 НК РФ восстановлению при списании в брак не подлежит.

Проверка остатков и контроль после списания

После проведения убедитесь, что товар действительно ушёл со склада, а транзитный счёт 94 закрыт.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (раздел Отчёты → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Задайте счёт 41, период и сравните остаток с фактическим наличием. Включите группировку по складам и номенклатуре — так видно каждую позицию.
• ОСВ по счёту 94. На конец месяца остаток по счёту 94 должен быть нулевым. Если на 94 висит сальдо — вы провели «Списание товаров», но забыли закрыть недостачу операцией на 91.02 или 73.02.
• Отчёт «Остатки товаров» (в разделе Склад) покажет количественный остаток без бухгалтерских сумм — удобно для кладовщика.
• «Анализ счёта» 41 раскроет, какими документами прошло движение за период: поступления, реализации и списания в одной таблице.

Частые ошибки при списании товара

Ошибки при списании почти всегда дают одно из двух: неверную себестоимость или незакрытый счёт 94.

• Списание раньше поступления. Документ проведён датой, на которую товара ещё не было на остатке. Себестоимость ушла в ноль или в минус. Решение — выстроить хронологию: сначала приход, потом расход.
• Остаток на счёте 94. Провели «Списание товаров», но не сделали «Операцию» на отнесение недостачи. Счёт 94 завис. Закройте его на 91.02, 44 или 73.02.
• Недостача списана «Требованием-накладной». Требование предназначено для отпуска материалов на нужды, а не для недостач. Проводка уйдёт на затраты (20, 26), а не на 94, и налоговая снимет расходы. Для недостач — только «Списание товаров».
• Ручная правка суммы в документе. Если вписать свою цену поверх расчётной, себестоимость разойдётся с регистром учёта, и закрытие месяца выдаст ошибку. Сумму не трогайте.
• Потери сверх норм приняты в налоговые расходы. В бухучёте вся недостача идёт на 91.02, но в налоговом учёте без виновного и без документа о его отсутствии такие потери расходом не признаются. Проверьте вид прочих расходов, который подставляется в проводку.