Грузополучатель в реализации, накладной и счёте-фактуре 1С 8.3: где поле и как его заполнить

В 1С:Бухгалтерии 3.0 грузополучатель указывается прямо в документе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): в нижней части формы есть поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». Пока поле пустое, в нём стоит «Он же» — то есть товар получает сам покупатель. Чтобы добавить другого грузополучателя в реализации, выберите его из справочника контрагентов, и программа сама подставит его в ТОРГ-12, УПД, счёт-фактуру и транспортную накладную .

Сложности начинаются, когда товар едет не покупателю, а на его склад, в филиал или физлицу через транспортную компанию. Тогда важно, из какой карточки берётся адрес и что перезаполнить после правки.

Где в 1С 8.3 искать поле «Грузополучатель»

Поле живёт в документе отгрузки, а не в печатной форме. Если исправить имя прямо в табличном документе перед печатью, база об этом не узнает: при повторной печати, в счёте-фактуре и в выгрузке по ЭДО останется старое значение.

Если в вашей форме поля не видно, проверьте две вещи:

• 🔍 Настройку формы. Кнопка Ещё → Изменить форму показывает все реквизиты документа. Найдите в списке «Грузополучатель» и поставьте флажок видимости.
• 🧾 Вид операции. У реализации услуг (акт без товаров) грузополучателя нет по смыслу: услугу никуда не везут.

Как добавить грузополучателя в реализации: пошагово

Порядок одинаковый для ТОРГ-12, УПД и транспортной накладной: все они берут данные из одного документа.

Шаг 1. Заведите грузополучателя в справочнике

Грузополучатель — такой же контрагент, как покупатель. Откройте Справочники → Контрагенты и создайте карточку, если её ещё нет:

1. Укажите вид: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо.
2. Заполните ИНН и КПП. Для обособленного подразделения покупателя КПП свой, отличный от головного.
3. Внесите адрес. Именно он попадёт в строку «Грузополучатель и его адрес» счёта-фактуры.

Шаг 2. Выберите его в документе

1. Откройте или создайте реализацию.
2. Заполните покупателя, договор и табличную часть, как обычно.
3. В поле «Грузополучатель» нажмите на значение «Он же» и выберите контрагента из списка.
4. Если груз уходит не с вашего адреса (например, с ответственного хранения), так же заполните «Грузоотправителя».
5. Проведите документ.

Шаг 3. Проверьте печатную форму

Нажмите Печать и выберите нужную форму. В ТОРГ-12 грузополучатель стоит в шапке, отдельной строкой от плательщика. В УПД — в строке «Грузополучатель и его адрес».

Покупатель и плательщик в документе остаются прежними. Грузополучатель меняет только адрес доставки на бумаге, а долг по счёту 62 по-прежнему числится за покупателем.

Если товар уходит сразу в несколько адресов

В одной реализации — один грузополучатель. Строк «кому везти» по каждому товару в документе нет. Если покупатель заказал 100 коробок, а 60 из них едут на склад в Казани и 40 в магазин в Самаре, оформите две реализации: каждую со своим грузополучателем.

Так же поступают, когда часть товара забирает сам покупатель, а часть доставляют его клиенту. Первая реализация — с «Он же», вторая — с отдельным грузополучателем. Счёт на оплату при этом может остаться один: оплата закроет обе отгрузки, а взаиморасчёты по договору сойдутся.

Грузополучатель в ТТН и транспортной накладной

Под ТТН сейчас обычно понимают транспортную накладную по форме из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200). Форма 1-Т для автоперевозок уступила место этой накладной, поэтому в 1С печатают именно её.

В БП 3.0 транспортная накладная печатается из реализации: Печать → Транспортная накладная. Программа подставляет:

• 📦 грузоотправителя — из поля «Грузоотправитель» или вашу организацию, если там «Он же»;
• 🏢 грузополучателя — из поля «Грузополучатель» или покупателя;
• 📍 адрес доставки — из карточки грузополучателя.

Данные о перевозчике, водителе и автомобиле в карточку контрагента не вносятся. Их указывают при подготовке накладной, на отдельной форме. Если машина своя, перевозчиком будет ваша организация.

Когда в транспортной накладной нужен адрес, а не просто имя

Перевозчику важна точка выгрузки. Если у покупателя пять магазинов, а юридический адрес — офис в другом городе, водитель приедет не туда. Для каждой точки выгрузки заведите отдельного контрагента-грузополучателя (или отдельный адрес доставки в УТ 11) и выбирайте его в документе.

Счёт на оплату и счёт-фактура: что нужно, а что нет

Счёт на оплату

Счёт на оплату — не первичный документ, и закон не требует указывать в нём грузополучателя. В типовой печатной форме счёта покупателю этой строки нет. Если клиент просит «вписать, куда везти», практичнее согласовать адрес в договоре или письме, а в 1С заполнить грузополучателя уже в реализации.

Счёт-фактура и УПД

Здесь грузополучатель обязателен. Подпункт 4 пункта 5 статьи 169 НК РФ требует указать наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Без этого покупатель рискует не принять НДС к вычету.

Как это работает в 1С:

• счёт-фактура, созданный из реализации, берёт грузополучателя из неё;
• если поменяли грузополучателя в проведённой реализации, перезаполните счёт-фактуру — сам он не обновится;
• по реализации одних услуг в строках 3 и 4 ставится прочерк, программа делает это сама.

Если грузополучатель — физическое лицо

Интернет-магазины и компании, которые отгружают товар конечным клиентам, сталкиваются с этим постоянно. Грузополучатель-физлицо оформляется так же, но со своими тонкостями.

1. В справочнике Контрагенты создайте карточку с видом «Физическое лицо».
2. В наименовании укажите ФИО полностью. ИНН для физлица не обязателен.
3. Заполните адрес доставки и телефон: телефон понадобится перевозчику.
4. Выберите этого контрагента в поле «Грузополучатель».

Когда физлицо и есть покупатель, отдельный грузополучатель не нужен — оставьте «Он же». Отдельная карточка нужна, если платит одно лицо, а получает другое: например, компания оплачивает подарки сотрудникам, а товар везут им домой.

Персональные данные физлиц храните только в объёме, нужном для доставки. Паспортные данные для доставки не нужны.

Как автоматизировать заполнение грузополучателя

Выбирать одного и того же грузополучателя вручную в сотне документов — верный путь к ошибке. Есть три рабочих способа ускорить.

Копирование и ввод на основании

Скопируйте прошлую реализацию этому покупателю (F9 или кнопка копирования в списке): грузополучатель скопируется вместе с шапкой. Останется заменить товары и дату.

Адреса доставки в УТ 11

В Управлении торговлей у партнёра можно хранить несколько адресов доставки. В заказе клиента выбирают адрес и способ доставки, а реализация, созданная из заказа, получает эти данные автоматически. Так же переносится и грузополучатель, если он указан в заказе.

Групповое изменение реквизитов

Если грузополучатель указан неверно сразу в пачке документов, поможет обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов:

1. Выберите тип объекта — нужный документ реализации.
2. Отберите документы по контрагенту и периоду.
3. Укажите реквизит «Грузополучатель» и новое значение.
4. Запустите изменение.

Кто не хочет менять настройки, может доработать заполнение через расширение конфигурации : например, подставлять грузополучателя из договора. Это задача для программиста, типовые конфигурации так не умеют.

Грузополучатель при доставке через СДЭК, Деловые Линии, ПЭК

Транспортные компании работают по своим накладным, а 1С хранит ваши документы. Связь между ними настраивается модулем интеграции: у крупных перевозчиков есть свои расширения или обработки для 1С, ещё больше — у сторонних разработчиков.

Главный вопрос интеграции — какое поле 1С уйдёт в заявку перевозчика. Типичное сопоставление:

На что смотреть при подключении:

• 🚚 Кто плательщик за перевозку. Его указывают в заявке ТК, а не в поле «Грузополучатель» 1С. Не путайте: покупатель товара и плательщик за доставку могут быть разными лицами.
• 🏬 Пункт выдачи или дверь. При доставке до терминала или пункта выдачи в адрес подставляется адрес пункта, а не клиента. Проверьте, что модуль не затирает этим адресом карточку контрагента.
• 📞 Телефон. Без телефона получателя многие ТК не принимают заявку. Сделайте его обязательным в карточке.
• 🔁 Обратный трек. Хороший модуль записывает трек-номер в реализацию. Тогда менеджер видит статус доставки, не выходя из 1С.

Перед отгрузкой стоит пройти короткую проверку:

Где чаще всего ошибаются с грузополучателем

• ❌ Правка в табличном документе. Исправили имя в окне печати, распечатали, а в счёте-фактуре и при выгрузке по ЭДО осталось старое. Меняйте значение только в самом документе.
• ❌ Головная организация вместо филиала. Товар везут в обособленное подразделение, а в документе стоит КПП головного офиса. Для филиала нужна своя карточка с его КПП и адресом.
• ❌ Перевозчик в роли грузополучателя. Транспортная компания только везёт груз. Получатель — клиент или его склад.
• ❌ Пустой адрес у грузополучателя. Документ проведётся, но строка счёта-фактуры выйдет без адреса. Покупатель вернёт документ.
• ❌ Не обновили счёт-фактуру. После смены грузополучателя в реализации старый счёт-фактура остаётся прежним, пока его не перезаполнить.

Частые вопросы