Повышение оклада сотруднику в 1С 8.3: от кадрового документа до пересчёта

Оклад сотруднику в 1С 8.3 повышают не правкой карточки, а отдельным кадровым документом с датой начала действия. В 1С:ЗУП 3.1 это Зарплата → Изменение оплаты сотрудников (или Кадровый перевод, если меняется ещё и должность), в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Кадровые документы → Кадровый перевод. Документ хранит историю, и зарплата с указанного месяца считается уже по новой ставке автоматически.

Если править оклад прямо в справочнике сотрудника или в документе приёма, программа потеряет историю изменений, а расчёт за прошлые месяцы останется по старой сумме. Поэтому любое повышение — отдельный документ с датой. Ниже разберём, как провести повышение одному человеку, сразу всему отделу, через индексацию на процент, и что делать, если дату поставили задним числом.

С чего начать: где хранится оклад и что проверить

Оклад в 1С:ЗУП — это плановое начисление сотрудника, обычно «Оплата по окладу (по дням)» или «по часам». Его сумма действует с месяца приёма или последнего изменения и до следующего документа.

Перед повышением проверьте два момента в настройках — от них зависит, каким документом менять ставку:

• 🔹 Ведётся ли штатное расписание. Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания. Если ШР ведётся с историей изменений, оклад привязан к позиции, и менять его нужно через штатное расписание (см. раздел про массовое изменение).
• 🔹 Как настроен расчёт. Настройка → Расчёт зарплаты — здесь видно, какие начисления используются как плановые.

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и ссылку Выплаты, учёт затрат или Оплата труда. Там видна текущая плановая сумма — это отправная точка.

Чтобы посмотреть, когда и на сколько оклад менялся раньше, из той же карточки откройте историю изменений оплаты — список всех проведённых документов по сотруднику с датами и суммами. Если истории нет, а оклад отличается от суммы в приёме, значит кто-то правил данные в обход документов — это стоит исправить до нового повышения.

Отдельно уточните тип оплаты: полная ставка или доля (например, 0,5 ставки у совместителя). Оклад в карточке указывается на полную ставку, а начислено будет пропорционально доле. При повышении вы меняете именно оклад на ставку — долю ставки документ изменения оплаты не трогает.

Как повысить оклад одному сотруднику

Самый частый случай — поднять ставку одному человеку. В 1С:ЗУП 3.1 порядок такой:

1. Откройте Зарплата → Изменение оплаты сотрудников и нажмите Создать → Изменение оплаты труда.
2. В поле Месяц укажите месяц, с которого действует новый оклад. Это ключевое поле: с этого месяца пойдёт расчёт.
3. Выберите организацию и сотрудника.
4. В табличной части отобразятся текущие плановые начисления. Поставьте галочку у строки «Оплата по окладу» и впишите новый размер в колонку Результат (или Показатель «Оклад»).
5. Проверьте дату на вкладке/в поле Дата изменения — она должна совпадать с приказом и допсоглашением.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения новая сумма действует с указанного месяца. Ближайший документ Начисление зарплаты и взносов подхватит её сам — пересчитывать вручную ничего не нужно.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (где ведётся упрощённый кадровый учёт для небольшого штата) используйте Зарплата и кадры → Все кадровые документы → Создать → Кадровый перевод. В нём есть флажок Перевести на другую оплату труда — включите его и укажите новый оклад. Если меняется только сумма, а должность и подразделение прежние, этого документа достаточно. Полноценного отдельного документа «Изменение оплаты труда» в Бухгалтерии нет — повышение всегда идёт через кадровый перевод.

Как изменить оклад сразу нескольким сотрудникам

Когда повышение касается отдела или всей организации, заводить отдельный документ на каждого не нужно.

Разные суммы для разных людей. В 1С:ЗУП документ Изменение оплаты труда поддерживает список сотрудников: добавьте кнопкой Подбор всех, кому меняется ставка, и в каждой строке проставьте новый размер. Один документ — одна дата — весь список.

Одинаковый процент для всех. Для планового повышения «на 7 %» есть отдельный документ Зарплата → Индексация заработка. Он умножает действующие плановые начисления на коэффициент индексации. Порядок:

1. Зарплата → Индексация заработка → Создать.
2. Укажите месяц и коэффициент (например, 1,07 — это +7 %).
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет сотрудников и покажет старую и новую суммы.
4. Проверьте расчёт в колонке Новое значение и проведите.

Индексация — не просто удобство, а требование ст. 134 ТК РФ: работодатель обязан повышать реальное содержание зарплаты. Документ фиксирует и факт повышения, и его основание.

Через штатное расписание. Если в базе ведётся ШР с утверждением изменений, оклады привязаны к позициям. Тогда повышение оформляют документом Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания: меняете оклад по позиции, а сотрудники на этих позициях получают новую ставку. Это важный нюанс: при включённом ШР «Изменение оплаты труда» по отдельному человеку может быть заблокировано или потребует отклонения от позиции.

Пересчёт зарплаты, если оклад подняли задним числом

Частая ситуация: приказ о повышении с 1-го числа подписали в середине месяца, а зарплата за этот месяц уже начислена. В 1С 8.3 это решается штатно, пересчитывать руками не нужно.

Когда вы проводите «Изменение оплаты труда» месяцем, который уже закрыт начислением, программа фиксирует необходимость перерасчёта. Есть два пути:

• 🔹 Автоматически в следующем месяце. В очередном документе Начисление зарплаты и взносов появятся строки доначисления за прошлый период — разница между новым и старым окладом. Доплата войдёт в текущую выплату.
• 🔹 Вручную через перерасчёты. Откройте Зарплата → Сервис → Перерасчёты — там виден список сотрудников и месяцев, требующих пересчёта. Можно пересоздать начисление нужного месяца и доначислить в нём.

Чтобы увидеть, за какие месяцы пойдёт доплата, после проведения документа изменения оплаты загляните в Зарплата → Перерасчёты. Проверьте, что дата повышения в документе совпадает с датой в приказе — именно с неё программа отсчитывает период пересчёта.

Проверить результат удобно по расчётному листку сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): в месяце доплаты вы увидите отдельную строку доначисления по окладу за прошлый период. Сумма доплаты равна разнице окладов, умноженной на долю отработанного времени того месяца. Например, при повышении с 50 000 до 56 000 ₽ за полностью отработанный месяц доплата составит ровно 6 000 ₽; если в том месяце отработано 15 из 20 рабочих дней — 6 000 × 15 / 20 = 4 500 ₽.

Начисления и формулы: что считается по окладу

Оклад сам по себе — это значение показателя Оклад у сотрудника. Сумма к начислению получается по формуле планового начисления «Оплата по окладу».

Для оплаты по дням формула в ЗУП обычно такая: оклад делится на норму рабочих дней месяца и умножается на отработанные дни. Для оплаты по часам — аналогично, но по часам. Поэтому при неполном месяце (отпуск, больничный, приём в середине месяца) начисление будет пропорционально меньше оклада — это нормально, а не ошибка.

Настройки начислений лежат в Настройка → Начисления. В штатных конфигурациях их трогать не нужно: типовое начисление «Оплата по окладу» уже настроено, и при повышении вы меняете только значение показателя, а не формулу.

Редактировать формулу приходится в редких случаях — например, если в организации свой порядок расчёта (оплата по среднечасовой, особый учёт нормы). Тогда открывают начисление, вкладку Расчёт и показатели, и правят формулу через конструктор. Без явной необходимости в типовую формулу лучше не вмешиваться: ошибка в ней скажется на всех сотрудниках.

Важный плюс такой схемы: надбавки и коэффициенты, которые считаются от оклада, пересчитаются сами. Районный коэффициент, северная надбавка, процентная премия от оклада берут значение из того же показателя. Поэтому, подняв оклад одним документом, вы автоматически поднимаете и производные от него начисления — заводить на них отдельные документы не нужно. А вот фиксированные надбавки (в рублях, не в процентах) при повышении оклада не меняются — если их тоже нужно увеличить, добавьте строку в тот же документ изменения оплаты.

Типичные ошибки при повышении оклада

Ошибки на этой операции почти всегда связаны с датой или способом изменения, а не с суммой.

Ещё одно слабое место — рассинхрон документов и первички. В 1С оклад вы подняли, а приказ по форме Т-5 и допсоглашение к трудовому договору не оформили. Для проверяющих именно бумажное основание первично, поэтому формируйте печатные формы прямо из кадрового документа.

Частые вопросы