Увольнение сотрудника в 1С ЗУП и Бухгалтерии 8.3

Чтобы уволить работника в 1С 8.3, недостаточно поставить дату в карточке сотрудника — нужен отдельный документ Увольнение. В 1С ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Увольнения. Один документ закрывает всё: прекращает трудовые отношения, считает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и удержания.

Дальше — как заполнить этот документ без ошибок, какую статью ТК выбрать, как проверить расчёт, напечатать приказ Т-8 и записку-расчёт и, главное, не опоздать с отчётом в СФР. Порядок действий одинаков и для кадровика, который ведёт учёт в ЗУП, и для бухгалтера, у которого зарплата считается прямо в Бухгалтерии.

С чего начинать: основание и дата увольнения

Прежде чем открывать 1С, определитесь с двумя вещами: основание (по какой статье ТК увольняется человек) и последний рабочий день. Дата увольнения — это последний день работы, за который начисляется зарплата , а не день подачи заявления.

Документальное основание зависит от причины:

• 📄 по собственному желанию — заявление работника;
• 🤝 по соглашению сторон — письменное соглашение;
• ⏳ истечение срока трудового договора — уведомление за три календарных дня;
• ✂️ сокращение или ликвидация — приказ по организации и уведомление под подпись.

Перед тем как проводить увольнение, проверьте по сотруднику три вещи:

• 📅 нет ли непроведённых документов за месяц (отпуск, больничный, разовые начисления);
• 🏖 актуален ли остаток отпуска — его видно в карточке или отчёте по остаткам отпусков;
• 💵 не остался ли незакрытый аванс или подотчётная сумма.

Отдельный случай — отпуск с последующим увольнением: тогда последним рабочим днём считается не дата заявления, а день перед началом отпуска, и расчёт выдают до ухода в отпуск.

Документ «Увольнение»: заполняем по шагам

Путь к документу зависит от конфигурации, но сам документ и его поля одинаковы:

Откройте журнал увольнений и нажмите Создать. Дальше по порядку:

1. Выберите сотрудника — программа подставит его подразделение и должность.
2. Укажите дату увольнения — последний рабочий день.
3. Заполните статью ТК РФ из выпадающего списка оснований (о выборе — ниже).
4. На вкладке с отпуском выберите, что делать с остатком: компенсировать неиспользованные дни или удержать за отгулянные авансом.
5. Проверьте вкладку с начислениями и удержаниями — там видна зарплата за отработанную часть месяца.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения месяц по этому сотруднику закрывается: все дни до даты увольнения становятся отработанными, а остаток отпуска обнуляется.

Статья ТК РФ: как выбрать правильное основание

Основание в документе — это не просто текст, оно влияет на расчёт. От статьи зависит, положено ли выходное пособие и какие формулировки попадут в приказ и трудовую книжку.

В 1С эти основания уже заведены в справочник. Формулировка в документе должна дословно совпадать с приказом и записью в трудовой книжке — это первое, что проверит трудовая инспекция при споре.

При сокращении и ликвидации выходное пособие в размере среднего месячного заработка начисляется на отдельной вкладке документа или отдельным начислением. Не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера).

Что входит в окончательный расчёт

В последний рабочий день работнику выплачивают всё сразу (ст. 140 ТК РФ). Сумма складывается из трёх частей:

• 💰 зарплата за отработанные дни месяца;
• 🏖 компенсация за неиспользованный отпуск либо, наоборот, удержание за отпуск, использованный авансом;
• 📦 выходное пособие — если увольнение по сокращению или ликвидации.

Компенсация считается так: средний дневной заработок за 12 месяцев умножается на число неиспользованных дней отпуска. 1С берёт остаток отпуска и средний заработок автоматически, но перед проведением их стоит пересчитать вручную — особенно если в расчётном периоде были премии или повышение оклада.

Простой пример. Оклад 60 000 ₽, расчётный период отработан полностью, осталось 14 дней отпуска. Средний дневной заработок = 60 000 × 12 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽. Компенсация = 2 047,78 × 14 = 28 669 ₽ до удержания НДФЛ. Если месяцы отработаны не полностью, число 29,3 корректируется по отработанным дням, и 1С это учитывает сама.

Прикиньте сумму компенсации заранее, чтобы сверить её с тем, что посчитала программа:

Пример удержания: при тех же 2 047,78 ₽ среднего заработка и 5 днях отпуска, отгулянных авансом, переплата составит 10 239 ₽. Если выплата на руки после НДФЛ — 40 000 ₽, удержать разрешено не более 8 000 ₽ (20%), остаток 2 239 ₽ работник вносит сам или прощается по решению работодателя.

Приказ Т-8, записка-расчёт и документы на руки

Из проведённого документа печатаются все нужные формы — кнопка Печать:

• 📝 Приказ Т-8 (или Т-8а на нескольких человек) — приказ о прекращении трудового договора, работник расписывается в ознакомлении;
• 🧾 Записка-расчёт Т-61 — расшифровка начислений и удержаний, остаётся в бухгалтерии.

С 2013 года унифицированные формы необязательны, можно использовать свой бланк, но Т-8 и Т-61 по-прежнему удобны и привычны проверяющим.

В день увольнения работнику на руки выдают:

• трудовую книжку (если ведётся бумажная) или форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности;
• выписки из ЕФС-1 по разделам, где есть данные этого работника;
• копию раздела 3 формы (персонифицированные сведения) за текущий период.

Справка 182н для расчёта пособий отменена с 2023 года — её больше не выдают, данные о заработке фонд берёт сам.

По отдельному заявлению работника выдают и другие документы: справку о доходах и суммах налога (прежняя форма 2-НДФЛ), копии приказов, справку о среднем заработке для центра занятости. Эти документы 1С формирует из раздела отчётов и справок — в журнале документа увольнения их нет, поэтому заказывайте их отдельно, не дожидаясь, что они напечатаются «заодно».

Проводки и налоги: НДФЛ и страховые взносы

Зарплата и компенсация за отпуск облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Выходное пособие в пределах необлагаемого лимита — нет.

В 1С:Бухгалтерии проводки формируются автоматически при проведении начислений, в 1С:ЗУП — документом Отражение зарплаты в бухучёте, который потом выгружается в бухгалтерскую базу. Типовой набор:

НДФЛ с окончательного расчёта удерживается в момент выплаты и перечисляется в составе ближайшего платежа по НДФЛ в общие сроки. Отдельного «ускоренного» срока именно для увольнения с 2023 года нет.

В базу по страховым взносам входят зарплата и компенсация за отпуск. Выходное пособие при сокращении и ликвидации в базу не включается в пределах необлагаемого лимита, а сумма сверх лимита облагается и НДФЛ, и взносами. Все эти суммы 1С разносит по видам начислений автоматически, но после проведения стоит открыть расчётный листок уволенного и глазами сверить налогооблагаемую базу.

Отчётность в СФР: ЕФС-1 и перс. сведения

Главная ловушка увольнения — сроки отчётности. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) при увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Это самый короткий срок во всём кадровом учёте, и за опоздание штрафуют.

В 1С:ЗУП отчёт лежит в Отчётность, справки → Электронные трудовые книжки (подраздел 1.1 ЕФС-1), в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки. Программа подхватывает кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» из проведённого документа — остаётся проверить дату приказа и отправить.

Если в уже отправленном подразделе 1.1 ошиблись (не та дата или статья), исправляют не повторной отправкой, а корректирующим мероприятием: сначала строкой отменяют неверную запись, затем вводят правильную. 1С формирует обе строки, если в документе увольнения поправить данные и перезаполнить отчёт.

Остальная отчётность по уволенному идёт в общем потоке:

• персонифицированные сведения о физлицах — по итогам месяца;
• раздел 3 РСВ и 6-НДФЛ — по итогам квартала;
• подразделы 1.2 и раздел 2 ЕФС-1 — в обычные сроки.

Напомню: ФСС и ПФР с 2023 года объединены в СФР, отчёт по персучёту и взносам на травматизм теперь единый — ЕФС-1.

Частые ошибки при увольнении в 1С

Ошибки всплывают уже после выплаты, когда исправлять дорого. Самые частые:

• Документ не проведён, а расчёт выплачен. Ведомость формируется, но остаток отпуска не обнуляется и в отчётность мероприятие не попадает. Проверьте, что Увольнение именно проведено, а не просто записано.
• Дата увольнения стоит выходным днём. Если последний рабочий день по графику раньше, уточните дату — от неё зависит число отработанных дней и момент выдачи документов.
• Сначала провели увольнение, потом — больничный или отпуск за этот месяц. Суммы в расчёте окажутся занижены. Порядок всегда обратный: увольнение проводится последним.
• Забыли про удержание за отпуск, отгулянный авансом. Если не проверить вкладку с отпуском, программа может не предложить удержание, и переплата повиснет.
• Выбрали не ту статью ТК. Ошибка тянет за собой и неверный приказ, и неверную запись в ЕФС-1. Придётся переоформлять приказ и подавать корректирующее мероприятие — а работник к тому моменту уже с неправильной формулировкой на руках.

Если расчёт уже выплачен с ошибкой, не удаляйте документ — исправьте его и перепроведите, затем доначислите или удержите разницу отдельной ведомостью. Удаление проведённого документа задвоит или потеряет движения.

Частые вопросы