Филиал или ОП в 1С:Бухгалтерии: от карточки до налогов и отчётов

Чтобы добавить обособленное подразделение в 1С 8.3 Бухгалтерия , откройте Справочники → Предприятие → Подразделения, нажмите Создать, поставьте флажок «Обособленное подразделение» и заполните КПП, код налоговой и ОКТМО. Если подразделение выделено на отдельный баланс, его заводят не в подразделениях, а в Справочники → Предприятие → Организации как отдельную организацию с указанием головной.

Типичная ситуация: компания открыла склад с двумя кладовщиками в соседнем городе. Налоговая уже присвоила новый КПП, а бухгалтер через месяц видит, что НДФЛ ушёл на ОКТМО головного офиса. Причина почти всегда одна: подразделение завели в 1С как обычный отдел, без признака обособленности и без регистрации в налоговом органе.

Что решить до того, как заводить подразделение в 1С

Программа предлагает два способа, и выбрать нужно сразу. Переделывать потом долго: документы, сотрудники и остатки придётся переносить.

Перед началом соберите у юриста или из личного кабинета налогоплательщика:

• 🔢 КПП, присвоенный подразделению;
• 🏛 код налоговой инспекции, где оно стоит на учёте;
• 📍 ОКТМО муниципального образования по адресу подразделения;
• 📅 дату создания (с неё начинаются начисления по новому КПП);
• 📄 адрес, если он нужен в отчётах.

Как добавить обособленное подразделение в справочник 1С 8.3

Шаг 1. Включите учёт по нескольким организациям (только для отдельного баланса)

Если подразделение заводится отдельной организацией, сначала включите возможность вести несколько организаций в одной базе: флажок находится в Главное → Функциональность (в разных релизах он может стоять на разных вкладках формы). Для варианта без баланса этот шаг не нужен.

Шаг 2. Создайте элемент справочника

1. Откройте Справочники → Предприятие → Подразделения.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Организация» выберите головную организацию.
4. Введите понятное наименование: «ОП Казань, склад» лучше, чем «Подразделение 2».
5. Поставьте флажок «Обособленное подразделение». После этого в карточке появятся поля налоговой регистрации.

Шаг 3. Заполните регистрацию в налоговом органе

1. В поле регистрации нажмите кнопку выбора и создайте новый элемент.
2. Укажите КПП, код налогового органа и ОКТМО из уведомления о постановке на учёт.
3. Наименование инспекции 1С подставит по коду, если классификатор загружен.
4. Запишите регистрацию, затем запишите и закройте подразделение.

Справочник регистраций общий. Если два подразделения в одном городе стоят на учёте в одной инспекции, но с разными КПП, у каждого должна быть своя запись.

Шаг 4. Для отдельного баланса — создайте организацию

1. Откройте Справочники → Предприятие → Организации и нажмите Создать.
2. Выберите вид «Юридическое лицо».
3. Отметьте признак обособленного подразделения и в поле головной организации выберите основную компанию.
4. ИНН у подразделения тот же, что у головной. Заполните КПП, код инспекции и ОКТМО подразделения.
5. Задайте для новой организации учётную политику — без неё документы не проведутся.

Настраиваем учётную политику и налоги под подразделение

Учёт по подразделениям

Чтобы затраты, выручка и остатки делились по подразделениям, в учётной политике организации (Главное → Учетная политика) должен быть включён учёт по подразделениям. Тогда в документах появится поле «Подразделение», а на счетах затрат — одноимённое субконто.

Без этого флажка 1С будет знать о подразделении только в зарплате и налоговой регистрации, а в оборотке разреза не появится.

Налог на прибыль

По ст. 288 НК налог в бюджет субъекта распределяют между головным офисом и подразделениями. Доля каждого считается как среднее двух показателей:

• 👥 доля трудовых ресурсов — среднесписочная численность или расходы на оплату труда (выбор закрепляют в учётной политике на весь год);
• 🏗 доля остаточной стоимости амортизируемого имущества.

В 1С этот выбор делают в Главное → Налоги и отчеты, в разделе налога на прибыль. Там же указывают, как платить региональную часть: по каждому подразделению или через ответственное, если несколько подразделений находятся в одном субъекте РФ.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ с зарплаты сотрудников подразделения относится к его КПП и ОКТМО (п. 7 ст. 226 НК). В 1С это работает автоматически, если сотрудник принят именно в обособленное подразделение. Настройки расчёта зарплаты находятся в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.

По взносам: если подразделение начисляет выплаты работникам, оно сдаёт расчёт по страховым взносам по своему месту, а головная организация сообщает в налоговую о наделении его такими полномочиями (п. 7 ст. 431 НК).

Документы и кадры: где в 1С указывать подразделение

После настройки поле «Подразделение» появится в шапке или табличной части большинства документов. Важно заполнять его везде, где операция относится к подразделению.

При отгрузке через обособленное подразделение в строке продавца счёта-фактуры указывают КПП этого подразделения. Откройте печатную форму и проверьте, что подставился нужный код, а не КПП головной.

Межфилиальные расчёты на отдельном балансе

Если подразделение — отдельная организация в базе, передачи между ним и головным офисом проводят через счёт 79.01 «Расчеты по выделенному имуществу». Пример передачи денег на расчётный счёт подразделения:

• у головной: Дт 79.01 Кт 51 — перечислено подразделению;
• у подразделения: Дт 51 Кт 79.01 — получено от головной.

Сальдо по 79.01 у головного офиса и у подразделения должно совпадать с противоположным знаком. Расхождение означает, что одна из сторон не отразила операцию.

Как распределить расходы между головным офисом и филиалом

Здесь часто путают две разные вещи.

Распределение затрат в бухгалтерском учёте. Прямые расходы подразделения (аренда его склада, зарплата его кладовщиков) сразу относят на это подразделение — указывают его в документе. Распределять нечего. Общехозяйственные расходы головного офиса остаются на головном подразделении, если в учётной политике не задано иное.

Если косвенные расходы нужно делить между подразделениями, откройте учётную политику, вкладку с затратами, и задайте методы распределения косвенных расходов. База распределения — выручка, оплата труда, материальные или прямые затраты. При закрытии месяца 1С разнесёт суммы по выбранной базе.

Распределение налога на прибыль. Это не расходы, а налог. Его делят по доле численности (или ФОТ) и имущества, как описано выше. Расчёт выполняется при закрытии месяца регламентной операцией расчёта налога на прибыль (Операции → Закрытие месяца).

Отчётность по обособленному подразделению: что и куда сдавать

Учёт в 1С — половина дела. Подразделение нужно ещё зарегистрировать и включить в отчёты.

Сообщение о создании

Головная организация обязана сообщить в налоговую о создании обособленного подразделения в течение месяца (ст. 23 НК). Для филиалов и представительств сообщение не подают: их ставят на учёт по сведениям ЕГРЮЛ.

В 1С сообщение формируют в Отчеты → Регламентированные отчеты: нажмите Создать и найдите форму поиском по слову «обособленн». Реквизиты подразделения программа подтянет из карточки.

Регулярные отчёты

При создании 6-НДФЛ или РСВ в шапке отчёта выберите не только организацию, но и регистрацию в налоговом органе. Отчёт по головному КПП не включит в себя данные подразделения.

Проверяем настройку обособленного подразделения в 1С

Ошибки в настройке видны только через месяц-два, когда налоговая присылает требование. Лучше проверить сразу после первой зарплаты.

1. Оборотно-сальдовая ведомость. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 26 или 44 с детализацией по подразделениям. Если всё на головном подразделении — в документах не указывали подразделение.
2. Карточки сотрудников. Откройте список сотрудников и отберите по подразделению. Все люди, работающие по адресу ОП, должны быть там.
3. НДФЛ по регистрациям. Сформируйте черновик 6-НДФЛ по КПП подразделения за текущий месяц. Пустой отчёт при начисленной зарплате — признак, что сотрудники приняты не в то подразделение.
4. Платёжки и уведомления. В уведомлении по ЕНП должна быть отдельная строка с КПП и ОКТМО подразделения.
5. Счёт 79 (для отдельного баланса). Сальдо у головной и у подразделения совпадает.

Ошибки, которые всплывают при первой отчётности

• ❌ Подразделение заведено как отдел. Флажка обособленности нет — 1С не знает про КПП и ОКТМО, весь НДФЛ уходит на головной код. Исправление: поставить флажок, заполнить регистрацию и перепровести кадровые документы и начисления с даты создания ОП.
• ❌ Сменили адрес — переписали старую регистрацию. Если подразделение переехало в другой муниципалитет, у него меняется ОКТМО, а иногда и КПП. Правка старой записи «задним числом» испортит уже сданные отчёты. Создайте новую регистрацию и привяжите её к подразделению с даты переезда.
• ❌ Закрыли ОП, но сотрудники остались числиться. Перед закрытием переведите или уволите работников и закройте расчёты, иначе 1С продолжит формировать отчёты по старому КПП.
• ❌ Выбор показателя для налога на прибыль меняют в середине года. Численность или ФОТ фиксируют на налоговый период. Смена в июле даст неверный расчёт долей за весь год.

Частые вопросы