Выставляем счёт покупателю в 1С:Бухгалтерии 3.0

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 выписывают в разделе Продажи → Счета покупателям → Создать. В шапке выбираете контрагента и договор, в таблице — номенклатуру с количеством и ценой, и документ готов к печати. Вся процедура занимает минуту, если справочники уже заполнены.

Сложности начинаются не на вводе, а вокруг него: откуда берутся реквизиты в печатной форме, почему счёт не делает проводок, как поставить логотип и подпись, как потом из счёта сделать реализацию и отследить оплату. Ниже — весь путь от карточки контрагента до письма с PDF клиенту.

Что заполнить до того, как выписывать счёт

Счёт тянет данные из справочников. Если заполнить их заранее, документ соберётся автозаполнением, а не вручную по полям.

Понадобятся три справочника и реквизиты организации:

• 🧾 Организация — Главное → Организации. Проверьте ИНН, КПП, адрес и банковский счёт (вкладка Банковские счета). Именно отсюда в печатную форму попадают реквизиты получателя платежа.
• 🏢 Контрагент — Справочники → Контрагенты. Достаточно ИНН: по нему 1С через сервис проверки контрагентов подтянет название, адрес и КПП. Для контрагента заведите договор с видом С покупателем.
• 📦 Номенклатура — Справочники → Номенклатура. Для каждой позиции задайте вид (Товар или Услуга), ставку НДС и, при желании, цену в регистре Установка цен номенклатуры.

Создаём документ «Счёт покупателю»

Открываете Продажи → Счета покупателям и жмёте Создать. Форма документа делится на шапку и табличную часть.

В шапке заполняете:

1. Организация — если в базе одна, подставится автоматически.
2. Контрагент и Договор — договор подтягивается, если у контрагента он один.
3. Счёт действителен до — срок, после которого счёт теряет силу. Поле справочное, но его видно в печатной форме и удобно для контроля.
4. Банковский счёт организации — на него покупатель перечислит деньги.

В табличной части по кнопке Добавить (или Подбор для массового выбора) вносите позиции: номенклатуру, количество, цену. Колонки Сумма, % НДС и Всего 1С считает сама. Внизу формы — итог с выделенным НДС.

После заполнения нажмите Провести. Для счёта это означает только фиксацию и присвоение номера — к бухгалтерским движениям мы ещё вернёмся в разделе про проводки.

Счёт на аванс и счёт с доставкой

Если покупатель платит вперёд, ничего особенного настраивать не нужно: счёт на аванс — это обычный счёт, просто оплата по нему придёт до отгрузки. Аванс и НДС с него вы учтёте уже на документе Поступление на расчётный счёт.

Доставку, упаковку и прочие услуги добавляйте отдельными строками с видом номенклатуры Услуга. Отдельного документа для этого не требуется.

Счёт в валюте и в условных единицах

Если расчёты с покупателем идут в валюте или у. е., валюта задаётся не в счёте, а в договоре: в карточке договора есть поле Цена в. Выберите нужную валюту — и счёт автоматически встанет в неё.

Что важно помнить про валютный счёт:

• Курс для пересчёта 1С берёт из регистра Курсы валют (Справочники → Валюты). Если нужного курса нет, загрузите его кнопкой Загрузить курсы валют.
• В печатной форме сумма выводится в валюте договора. Для рублёвого платежа по валютному счёту указывают оговорку «оплата в рублях по курсу на день оплаты» — её вносят в поле дополнительных условий.
• Счёт в у. е. с оплатой в рублях — обычная практика: цена фиксируется в у. е., а платёж приходит в рублях по курсу.

Остаток по НДС и выручке при валютных расчётах всё равно считается в рублях — но это уже забота Реализации, а не счёта.

Повторяющиеся счета и копирование

Абонентские и ежемесячные счета (аренда, обслуживание, подписка) не набивают заново. Самый быстрый способ — выделить прошлый счёт в списке и нажать Создать → Копированием (клавиша F9). 1С создаст копию с текущей датой; останется сменить период в тексте и провести.

Если таких счетов десятки и состав строк одинаковый, держите один «эталонный» счёт и копируйте с него. Так номенклатура, цены и условия не разъедутся от документа к документу.

Логотип, печать и подпись в печатной форме

Голый счёт без логотипа и подписи выглядит как черновик. В 1С:Бухгалтерии это настраивается один раз на уровне организации.

Откройте Главное → Организации, в карточке — ссылку Логотип и печать. Здесь загружаются картинки:

• логотип — помещается в шапку счёта;
• факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера;
• печать организации;
• дополнительные условия в счёте — текстовая приписка внизу (например, порядок самовывоза).

Картинки удобно подготовить по подсказке прямо в этой форме: там есть ссылка с инструкцией, как отсканировать подпись и печать на белом фоне и подрезать по размеру.

Когда файлы загружены, при печати счёта выбирайте вариант Счёт на оплату (с печатью и подписями). Кнопка Печать в документе покажет оба варианта — с реквизитами подписантов и без них.

Ввод на основании: из чего и что получается из счёта

Счёт редко живёт сам по себе. Его либо создают на основании заказа, либо из него делают следующие документы. Это и есть автоматизация, ради которой счёт заводят в программе, а не в Word.

Кнопка Создать на основании в документе-счёте предлагает:

Обратный ход тоже работает: счёт удобно вводить на основании заказа покупателя — тогда номенклатура и суммы перенесутся из заказа без повторного набора.

Не выписывайте по одной сделке два счёта копированием и ручной правкой — проще ввести на основании или скопировать кнопкой Создать → Копированием, иначе легко разъедутся суммы и номер.

Серийные номера, партии и резервирование под счёт — это уже история про 1С:Управление торговлей. В 1С:Бухгалтерии такого учёта нет: здесь счёт решает одну задачу — выставить сумму к оплате.

Почему счёт не формирует проводок

Частый вопрос: провёл счёт — а в отчётах по нему пусто. Так и должно быть.

Счёт на оплату — это предложение заплатить (по сути оферта), а не первичный учётный документ. Он не меняет остатки на счетах бухучёта и не делает бухгалтерских проводок. Выручка, НДС и задолженность появятся позже:

• при оплате — на документе Поступление на расчётный счёт (проводка Дт 51 Кт 62.02 по авансу);
• при отгрузке — на Реализации (Дт 62.01 Кт 90.01, НДС Дт 90.03 Кт 68.02).

Поэтому «проведённый» счёт — это просто зарегистрированный и готовый к печати документ, а не запись в учёте. Искать его в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 бесполезно.

Из этого следует практичный вывод: по счёту нельзя закрыть месяц , сверить НДС или показать выручку. Он нужен покупателю, а для вашего учёта первичны документы оплаты и отгрузки. Если руководитель спрашивает «сколько мы выставили счетов», это отчёт по документам Счета покупателям, а не бухгалтерская цифра.

Как отследить оплату по счетам

В списке Продажи → Счета покупателям есть колонка статуса оплаты. Статусы: Не оплачен, Оплачен частично, Оплачен, Отменён. Их ставят вручную через кнопку Статус в командной панели списка — это пометка для менеджера, она не связана с бухгалтерией напрямую.

Реальную оплату видно по-другому. Удобные инструменты:

• 💰 Поступление на расчётный счёт, введённое на основании счёта, — программа сама свяжет оплату с конкретным счётом.
• 📊 Отчёт Расчёты с покупателями (Руководителю → Расчёты с покупателями или через Отчёты) — показывает, кто и сколько должен.
• 🔎 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (Отчёты → ОСВ по счёту) — развёрнутое сальдо по каждому покупателю и договору.

Как исправить или отменить выставленный счёт

Пока по счёту нет оплаты и отгрузки, его можно свободно править: откройте документ, измените строки, перепроведите. Печатная форма пересоберётся с новыми данными.

Если счёт больше не актуален, не удаляйте его сразу. Правильный порядок:

1. Поставьте статус Отменён — счёт останется в базе для истории, но будет видно, что он не в работе.
2. Если по нему точно не будет движений, пометьте на удаление (Ещё → Пометить на удаление) и удаляйте через Администрирование → Удаление помеченных объектов.

Так удаление идёт с контролем ссылок: если на счёт уже введён документ оплаты или реализации, 1С предупредит и не даст удалить его «вслепую».

Отправка счёта клиенту: печать, PDF и почта

Готовый счёт отдают покупателю тремя способами.

Печать. Кнопка Печать → Счёт на оплату открывает форму. Оттуда можно вывести на принтер или сохранить в файл.

PDF-файл. В окне печатной формы нажмите Сохранить и выберите формат PDF. Это самый частый вариант: PDF нельзя случайно отредактировать, и у клиента он откроется без 1С и Excel.

По электронной почте прямо из 1С. В документе есть кнопка-конверт Отправить. 1С соберёт письмо, приложит счёт в PDF и подставит адрес из карточки контрагента. Чтобы это работало, один раз настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или личную — в Почта).

Отправлять счёт на оплату через ЭДО как формализованный документ не нужно: счёт-фактура и акт — да, а счёт на оплату передают обычным PDF или по почте.