Отпускные в 1С 8.3: от документа «Отпуск» до ведомости и НДФЛ

Чтобы выплатить отпускные в 1С 8.3, создайте документ Отпуск (в ЗУП 3.1 — раздел Зарплата → Отпуска), в поле выплаты выберите «В межрасчетный период» с датой не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, проведите документ и оформите по нему ведомость в банк или кассу. НДФЛ программа удержит в день выплаты, взносы начислит в месяце начисления.

Ошибки обычно не в самом документе, а вокруг него: неполный период для среднего, «забытая» премия, выплата вместе с зарплатой вместо отдельной ведомости, НДФЛ не в том периоде 6-НДФЛ.

1. Что проверить до начисления отпускных

Средний заработок 1С собирает из уже проведённых начислений за 12 месяцев. Если в этих данных дыра, отпускные будут неверными, а документ всё равно проведётся без ошибки.

Перед созданием документа пройдитесь по списку:

• 📅 Остаток дней отпуска. Откройте отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков. Если дней меньше, чем в заявлении, это отпуск авансом. Он законен, но при увольнении придётся удерживать.
• 💰 Начисления за все 12 месяцев. Зарплата за предыдущий месяц должна быть рассчитана и проведена. Если отпуск начинается 5-го числа, а зарплата за прошлый месяц ещё не закрыта, программа возьмёт период без неё.
• 🏆 Премии. Квартальные и годовые премии учитываются по правилам Положения № 922: годовая — независимо от даты начисления, если она за год, предшествующий событию. Проверьте, что премии внесены как отдельные виды начислений, а не «вшиты» в оклад вручную.
• 🧾 Исключаемые периоды. Больничные, отпуска, командировки и простои по вине работодателя исключаются из расчёта вместе с суммами за них. 1С делает это сама, но только если эти периоды оформлены документами, а не правкой табеля.
• 📈 Повышение окладов. Если в расчётном периоде оклады поднимали всем в организации или подразделении, средний индексируется. В ЗУП это работает, только если в кадровом документе о повышении отмечено, что изменение учитывается как индексация.
• 🔁 Перенос данных. Для сотрудников, принятых до перехода на ЗУП 3.1, проверьте, что начисления прошлых периодов перенесены. Иначе средний заработок окажется заниженным.

2. Документ «Отпуск» в 1С: создание по шагам

Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и для Бухгалтерии 3.0, если зарплата ведётся в ней. Различаются только пути.

Шаг 1. Заполните шапку

1. Нажмите Создать.
2. Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления. Это месяц, в котором отпускные попадут в учёт и в базу для взносов. Обычно — месяц выплаты.
3. Дата документа — дата приказа об отпуске.

Шаг 2. Задайте вид и период отпуска

1. Отметьте, что предоставляется основной (ежегодный) отпуск. Для дополнительного отпуска есть отдельная табличная часть или флажок в зависимости от релиза.
2. Укажите даты «с» и «по». Число дней программа посчитает сама, праздничные дни в календарные дни отпуска не входят и сдвигают дату окончания.
3. Для ежегодного отпуска поле «За период работы» заполнится по рабочему году сотрудника. Проверьте его: от этого зависит, какие дни спишутся с остатка.

Шаг 3. Выберите, как выплачивать

В поле «Выплата» два варианта:

• «В межрасчетный период» — отпускные выплачиваются отдельной ведомостью к указанной дате. Это правильный выбор почти всегда.
• «С зарплатой» — сумма уйдёт вместе с зарплатой за месяц. Подходит только если зарплата выплачивается раньше чем за 3 дня до отпуска.

Поставьте дату выплаты. Для отпуска с понедельника 10-го числа крайний срок — 7-е, пятница. Если третий день до отпуска выпадает на выходной, платите в предшествующий рабочий день.

Шаг 4. Рассчитайте и проведите

1. Нажмите Рассчитать (в некоторых релизах суммы пересчитываются автоматически при изменении дат).
2. Проверьте вкладку с начислениями: при переходящем отпуске сумма будет разбита по месяцам, на которые приходятся дни.
3. На вкладке среднего заработка посмотрите, какие месяцы и суммы попали в расчёт.
4. Нажмите Провести и закрыть.

3. Как 1С считает средний заработок для отпускных

Формула по статье 139 ТК РФ и Положению № 922:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах)
Дни в неполном месяце = 29,3 / календарные дни месяца × календарные дни, отработанные в нём
Отпускные = Средний дневной × календарные дни отпуска

Пример с больничным

Отпуск с 1 декабря на 14 дней. Расчётный период — декабрь прошлого года по ноябрь текущего. Сотрудник получил за 12 месяцев 720 000 руб. В июне болел 10 дней, больничное пособие в заработок не входит. Заработок за июнь без пособия уже учтён в 720 000.

1. Полных месяцев — 11: 11 × 29,3 = 322,3 дня.
2. Июнь: 30 дней, отработано по календарю 20. 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня.
3. Всего дней: 322,3 + 19,53 = 341,83.
4. Средний дневной: 720 000 / 341,83 = 2 106,31 руб.
5. Отпускные: 2 106,31 × 14 = 29 488,34 руб.

Если в расчётном периоде нет ни одного рабочего дня (например, сотрудник весь год был в отпуске по уходу за ребёнком), берётся предшествующий 12-месячный период. Нет и его — заработок за дни текущего месяца до начала отпуска.

Когда средний нужно править вручную

Кнопка редактирования данных для расчёта среднего есть в документе. Пользуйтесь ей только в двух случаях: данные прошлого учёта не перенесены или есть начисление, которое в 1С заведено не тем видом. Каждую ручную правку стоит фиксировать в комментарии документа.

Ручная правка среднего не сохраняется для следующих документов: при новом отпуске программа снова возьмёт данные из начислений. Если проблема в переносе, лучше один раз ввести данные о начислениях прошлых лет документом для ввода данных для расчёта среднего заработка.

4. Выплата отпускных: ведомость, проводки, НДФЛ

Ведомость в банк или кассу

1. Откройте раздел ведомостей (см. таблицу выше) и создайте ведомость в банк, на счета или в кассу.
2. В поле, где указывают, что выплачивать, выберите выплату отпуска (межрасчётную), и нажмите Заполнить. Подтянутся все проведённые документы «Отпуск» с выплатой в межрасчётный период.
3. Проверьте суммы к выплате: это отпускные минус НДФЛ.
4. Проведите ведомость.

В ЗУП 3.1 при наличии прав в документе «Отпуск» есть кнопка Выплатить. Она сама создаёт ведомость и отмечает выплату. Удобно для одного сотрудника, но для бухгалтерии банк по-прежнему проводит реальное списание.

Факт перечисления в Бухгалтерии 3.0 оформляется документом списания с расчётного счёта с видом операции на выплату зарплаты по ведомости. Если зарплата в ЗУП, ведомости приходят в БП синхронизацией.

Что сформируется в учёте

НДФЛ с отпускных

• 📌 Дата получения дохода — день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно поэтому важна правильная дата выплаты в документе.
• 📌 С 2023 года особого срока для отпускных нет: НДФЛ перечисляется в составе единого налогового платежа в общие сроки — до 28-го числа за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е текущего.
• 📌 До 25-го числа подаётся уведомление об исчисленных суммах. Если отпускные выплачены 22-го, а 23-го — уже другой период, суммы попадут в разные уведомления.

5. Ошибки при начислении отпускных, которые всплывают позже

Ещё одна ловушка — изменение суммы после выплаты. Если отпускные пересчитали (например, задним числом провели премию), не исправляйте выплаченный документ. Создайте его исправление: доплата или переплата отразится в следующем расчёте, а история останется понятной для проверки.

6. Отпускные при увольнении: три разных случая

Здесь путают документы. Каждый случай оформляется по-своему.

Отпуск с последующим увольнением

Работник берёт отпуск, а днём увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Отпускные и окончательный расчёт выплачиваются до начала отпуска, в последний рабочий день.

В 1С сначала проводится «Отпуск», затем «Увольнение» с датой окончания отпуска. Компенсацию в «Увольнении» не начисляйте: дни уже использованы.

Компенсация неиспользованного отпуска

Если отпуск не берут, при увольнении положена компенсация. Она начисляется в документе «Увольнение» по тому же среднему дневному заработку. Количество дней 1С берёт из остатков отпусков на дату увольнения, его можно проверить и поправить.

Пересчитать сумму вручную для сверки можно в калькуляторе:

Отпуск авансом и увольнение

Если сотрудник отгулял дни, которые ещё не заработал, при увольнении за неотработанные дни делается удержание (ст. 137 ТК РФ). Общий размер удержаний из окончательного расчёта ограничен 20% (ст. 138 ТК РФ).

В документе «Увольнение» удержание за неотработанные дни отпуска рассчитывается при отрицательном остатке. Перед проведением сверьте число дней с отчётом «Остатки отпусков». Есть случаи, когда удерживать нельзя, например сокращение штата: тогда удержание из документа убирают.

7. Отчётность по отпускным: что и когда попадёт в отчёты

Взносы считаются по дате начисления. Поэтому переходящий отпуск с 25 июня по 15 июля, начисленный в июне, попадёт в базу взносов июня целиком, хотя в бухучёте и при распределении по месяцам часть суммы относится к июлю.

Отпуск не является кадровым событием для ЕФС-1 в части сведений о трудовой деятельности: отправлять мероприятие по каждому отпуску не нужно. Исключение — отпуск по уходу за ребёнком, где своя отчётность.

Взносы в СФР (с 2023 года вместо ПФР, ФОМС и ФСС) уплачиваются единым платежом до 28-го числа следующего месяца.

8. Частые вопросы по отпускным в 1С 8.3