Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и пароль

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите «Создать», заполните полное имя и имя для входа, задайте пароль и запишите карточку. Затем по ссылке «Права доступа » в карточке включите сотрудника в нужные группы доступа. Без этого шага он войдёт в программу, но почти ничего не увидит.

Порядок одинаков для типовых конфигураций на интерфейсе «Такси»: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, Управления торговлей 11, Комплексной автоматизации. Все они построены на одной библиотеке стандартных подсистем, поэтому карточка пользователя и группы доступа у них выглядят почти одинаково. Различаются только наборы профилей и видов ограничений.

Перед созданием: кто может добавлять пользователей

Создавать учётные записи может только тот, у кого есть права администратора. В типовых конфигурациях это участник группы доступа «Администраторы».

Проверьте три вещи до начала:

• 🔑 Вы вошли под администратором. Если раздела «Настройки пользователей и прав» в меню Администрирование нет, у вашей учётной записи не хватает прав.
• 👥 В базе уже есть хотя бы один пользователь. Пока список пуст, 1С пускает любого без запроса имени и пароля. Первым всегда заводите администратора, иначе можно закрыть доступ самому себе.
• 🖥️ Вы работаете в режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе. Это главный приём, о котором забывают.

Если база новая и пользователей нет совсем, первого заведите из того же раздела в режиме 1С:Предприятие. После записи карточки включите его в группу «Администраторы» и проверьте вход под ним. Только потом добавляйте остальных.

Пошагово: как создать пользователя в 1С 8.3

Шаг 1. Откройте список

Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Откроется список всех учётных записей. Нажмите «Создать».

Если нужен сотрудник с теми же правами, что у коллеги, выделите коллегу и нажмите «Скопировать». Это быстрее, но после записи всё равно откройте «Права доступа» и сверьте состав групп.

Шаг 2. Заполните основные поля

💡 Логин делайте латиницей или короткой кириллицей по одному правилу для всей фирмы. Через год, когда пользователей станет 30, единый шаблон сильно упростит поиск.

Шаг 3. Выберите способ входа

В карточке есть два способа аутентификации. Их можно включить одновременно.

Для входа по паролю нажмите «Установить пароль », дважды введите его и сохраните. Удобная практика: задать временный пароль и включить флажок «Требовать установку пароля при входе». Тогда сотрудник сам сменит его при первом запуске, а вы не будете знать его рабочий пароль.

Для входа через Windows укажите пользователя ОС в формате \\ДОМЕН\логин. Если компьютер не в домене, пишут имя компьютера вместо домена.

Флажок «Показывать в списке выбора» отвечает за то, видно ли имя в выпадающем списке при входе. В базах на 10+ человек его лучше снимать: тогда при входе нужно набрать логин вручную, и посторонний не увидит список сотрудников.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите «Записать». Пока карточка не записана, ссылка «Права доступа» недоступна. Учётная запись создана, но прав у неё пока нет.

Права доступа: группы и профили

Права в типовых конфигурациях раздают не по одному, а наборами. Здесь два понятия, которые путают чаще всего.

• 📦 Профиль группы доступа — шаблон: какие роли входят в набор и по каким видам можно ограничивать доступ. Пример — профиль «Бухгалтер» в Бухгалтерии 3.0.
• 👥 Группа доступа — конкретный список людей, которым выдан профиль, плюс настройки ограничений. Пример — группа «Бухгалтеры ООО Ромашка».

Как включить пользователя в группу

1. В карточке пользователя нажмите ссылку «Права доступа».
2. Откроется список групп. Отметьте флажками нужные, например «Бухгалтеры».
3. Нажмите «Записать».
4. Сотруднику нужно перезапустить 1С: новые права применяются при следующем входе.

Второй путь — от группы: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, открыть группу и добавить сотрудника на вкладке участников. Он удобен, когда в одну группу вносят сразу несколько человек.

Как подобрать профиль

Стандартные профили поставляются с конфигурацией. Их список — в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. В Бухгалтерии 3.0 это, среди прочих, «Администратор», «Главный бухгалтер», «Бухгалтер». В ЗУП и УТ набор свой, под кадровые, зарплатные и торговые должности.

Когда стандартного профиля не хватает, не правьте поставляемый. Скопируйте его, дайте новое имя и меняйте роли в копии. Поставляемые профили обновляются вместе с конфигурацией, и ручные изменения в них могут слететь.

Ограничение по организациям и другим разрезам

Если в базе ведётся учёт нескольких фирм, бухгалтеру одной фирмы обычно не нужно видеть документы другой. Это решается ограничением на уровне записей.

Включение механизма

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Программа может предупредить о перерасчёте служебных данных. В большой базе он идёт заметное время, лучше делать вне рабочего дня.

Настройка в группе доступа

1. Откройте нужную группу доступа.
2. Перейдите к ограничениям доступа. Там появятся виды доступа, которые разрешает профиль, например «Организации».
3. Выберите режим: разрешены все, кроме указанных, или запрещены все, кроме указанных.
4. Добавьте в список нужные организации и запишите группу.

Пример. В базе три фирмы: ООО «Альфа», ООО «Бета», ИП Иванов. Бухгалтер ведёт только «Бету». Делаем отдельную группу «Бухгалтеры Бета» с профилем «Бухгалтер», режимом «запрещены все, кроме» и одной организацией в списке. Документы «Альфы» и ИП этот сотрудник в списках просто не увидит.

Набор видов доступа зависит от конфигурации. В бухгалтерии основной разрез — организации. В ЗУП к ним добавляется ограничение по группам физических лиц, чтобы, например, зарплату руководства видел только главный расчётчик. В торговых конфигурациях есть свои разрезы под склады и партнёров.

В базовых версиях программ ограничение на уровне записей недоступно. Если флажка «Ограничивать доступ на уровне записей» в разделе нет, проверьте, какая у вас поставка.

Пароли и блокировка учётных записей

Требования к паролям на уровне платформы

Требования, которые действуют для всех пользователей, задаются в Конфигураторе: Администрирование → Параметры информационной базы. Там включают проверку сложности пароля и задают минимальную длину. В актуальных версиях платформы в этих же параметрах есть настройки блокировки после нескольких неудачных попыток входа.

Сложным платформа считает пароль от 7 символов, в котором есть символы как минимум трёх групп: заглавные буквы, строчные буквы, цифры, спецсимволы. Пароль не должен совпадать с именем пользователя и не должен быть простой последовательностью символов.

Настройки входа в режиме 1С:Предприятие

В типовых конфигурациях на новой библиотеке стандартных подсистем в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть «Настройки входа». Там задают срок действия пароля, запрет повторять старые пароли и автоматический запрет входа для тех, кто долго не заходил в программу.

Разумный минимум для небольшой фирмы:

• 🔢 длина пароля не меньше 8 символов;
• 🔣 проверка сложности включена;
• 📅 смена пароля раз в 90 дней или реже, если пароли действительно стойкие;
• 🚫 запрет входа после 30–60 дней неактивности, чтобы забытые учётки уволенных не оставались открытыми.

Как отключить доступ уволенному

Не удаляйте пользователя. Он записан автором и ответственным в сотнях документов, удаление сломает эти ссылки или просто не пройдёт.

Правильно так:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешён».
3. Если сотрудник больше не вернётся, установите флажок «Недействителен». Пользователь пропадёт из списков выбора, но история останется.
4. Запишите карточку.

Если уволенный знал пароль администратора, смените его сразу, в тот же день. Отключение собственной учётки сотрудника от этого не защищает.

Лицензии и количество пользователей

Сколько угодно учётных записей можно завести бесплатно. Лицензия тратится не на запись в списке, а на одновременный сеанс. В базе может быть 25 пользователей и 5 клиентских лицензий: работать одновременно смогут пятеро.

Отсюда практический совет. Если сотрудник жалуется, что после добавления не может войти из-за нехватки лицензий, проблема не в его карточке. Проверьте, сколько сеансов открыто сейчас, и нет ли зависших сеансов от закрытых окон.

Частые ошибки после добавления пользователя

Ещё одна ловушка, которую не видно сразу: роли, выданные вручную в Конфигураторе пользователю типовой конфигурации, со временем «откатываются». Программа приводит роли к составу групп доступа. Поэтому права в БСП-конфигурациях меняют только через группы и профили.

Частые вопросы