Оформляем нового работника в 1С 8.3: от карточки физлица до выплаты зарплаты

Новый работник заводится в два приёма: сначала человек попадает в справочник как физическое лицо и сотрудник, потом его оформляет документ «Приём на работу» — он и фиксирует подразделение, должность, оклад и дату начала работы. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь — Зарплата и кадры → Кадры → Сотрудники, в 1С:ЗУП 3.1 — Кадры → Сотрудники.

Разберём добавление сотрудника от первой карточки до момента, когда ему можно начислить и выплатить зарплату : какие данные собрать, чем физлицо отличается от сотрудника, как подключить график работы и банковские реквизиты. Пути меню даю отдельно для БП 3.0 и ЗУП 3.1 — там, где они различаются.

Физлицо и сотрудник — зачем в 1С два справочника

Это первое, обо что спотыкаются новички. Физическое лицо — это сам человек: ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, дата рождения. Сотрудник — это его трудовые отношения с организацией. У одного физлица может быть несколько карточек сотрудника: основное место, внутреннее совместительство, договор ГПХ.

Зачем так сделано. НДФЛ и страховые взносы считаются по человеку в целом, а не по каждой должности. Поэтому программа связывает все карточки сотрудника с одним физлицом — и тогда доход по основному месту и по совместительству суммируется правильно, вычеты не задваиваются, а в отчётности человек проходит один раз.

Отсюда главное правило: один человек — одно физлицо. Если по невнимательности завести одного и того же работника дважды как два разных физлица, НДФЛ и взносы разъедутся, а в персонифицированной отчётности появится дубль. Как этого избежать — ниже.

Что собрать перед тем, как заводить работника

Чтобы не бегать за данными в середине оформления, соберите сведения заранее. По статье 65 ТК РФ при приёме работник предъявляет документы, из которых вы берёте реквизиты для карточки.

Заводим карточку сотрудника и физлица

Открываем список сотрудников (Зарплата и кадры → Кадры → Сотрудники в БП, Кадры → Сотрудники в ЗУП) и нажимаем «Создать».

Дальше действуйте так:

1. Введите ФИО полностью. После этого программа ищет совпадение среди физлиц. Если человек с таким ФИО и датой рождения уже есть в базе, 1С предложит выбрать его — соглашайтесь, это и есть защита от дублей.
2. Если совпадений нет — заполняйте личные данные: дату рождения, пол, гражданство, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес. Физлицо создастся автоматически вместе с сотрудником.
3. Сохраните карточку кнопкой «Записать». На этом этапе человек заведён в справочнике, но ещё не принят — трудовых отношений пока нет.

В карточке сотрудника есть разделы-гиперссылки: личные данные, выплаты и учёт затрат, страхование, НДФЛ. Их можно дозаполнить и позже, но СНИЛС, ИНН и паспорт лучше внести сразу.

Оформляем приём на работу документом

Карточка в справочнике — это ещё не приём. Трудовые отношения фиксирует документ «Приём на работу». Он задаёт дату, с которой человек числится в штате и ему начисляется зарплата .

В ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или сразу из карточки сотрудника — ссылка «Оформить приём»).

В БП 3.0 при полном учёте: Зарплата и кадры → Все кадровые документы → Приём на работу. При упрощённом учёте приём заполняется прямо в карточке сотрудника — там появляются поля подразделения, должности и оклада.

В документе укажите:

• Подразделение и должность — из справочников организации (если ведёте штатное расписание, должность и оклад подтянутся из него).
• Вид занятости — основное место, совместительство (внутреннее или внешнее) или по договору.
• Дату приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
• Условия оплаты — оклад, тарифную ставку или иной вид начисления; при необходимости — надбавки.
• Порядок выплаты аванса — фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.

После проведения документа из него печатаются трудовой договор и приказ о приёме. По статье 67 ТК РФ договор оформляется письменно в двух экземплярах. Отдельный приказ с 2021 года необязателен — достаточно подписанного трудового договора, но многие организации по привычке издают и его.

Вид занятости удобно определить до заполнения документа — от него зависит, какие поля программа попросит заполнить.

График работы и табель: откуда берутся рабочие дни

Чтобы зарплата считалась за отработанное время, сотруднику нужен график работы. Самый частый — пятидневка 40 часов. Графики хранятся в Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП) либо Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы (БП).

График задаётся при приёме. Если нужного нет — создайте: укажите вид (пятидневка, шестидневка, сменный), количество часов в неделю и способ заполнения по производственному календарю. Программа сама расставит рабочие и праздничные дни.

Норму часов определяет именно график — отдельно его заполнять каждый месяц не нужно. Документ «Табель» нужен в двух случаях:

• если учёт ведётся по фактически отработанному времени, а не по графику;
• если нужно внести отклонения, которые график не видит.

При обычной пятидневке без отклонений табель заполняется автоматически по графику — ручной ввод не требуется. Унифицированная форма Т-13 по-прежнему используется как печатная, хотя с 2013 года обязательной она не является.

Куда платить зарплату: банковские реквизиты сотрудника

Чтобы сформировать ведомость , программе нужно знать, куда перечислять деньги. Есть два способа.

Зарплатный проект. Если организация платит через банк единым реестром, заведите зарплатный проект: Зарплата → Зарплатные проекты (ЗУП) или Зарплата и кадры → Зарплатные проекты (БП). В проекте указываются банк и номер договора, а каждому работнику внутри проекта привязывается лицевой счёт. Ведомость формируется с видом выплаты «через зарплатный проект», и в банк уходит файл с реестром.

Индивидуальный счёт. Если проекта нет, реквизиты задаются прямо в карточке сотрудника — ссылка «Выплаты, учёт затрат». Выберите способ выплаты «Зачислением на карту» и внесите банковский счёт работника. Тогда ведомость формируется с видом «перечислением на счёт».

Порядок внесения реквизитов:

1. Откройте карточку сотрудника или зарплатный проект.
2. Укажите способ выплаты — через проект или на личный счёт.
3. Для личного счёта внесите БИК банка (остальные реквизиты банка подтянутся), номер счёта и номер карты, если платёж карточный.
4. Проверьте, что способ выплаты в карточке и в ведомости совпадают — иначе сотрудник в ведомость не попадёт.

Переводы и изменение условий труда

Со временем у сотрудника меняются должность, оклад, подразделение или график. Эти изменения не правят в карточке напрямую — их проводят кадровыми документами, чтобы в учёте осталась история.

Основные документы:

• Кадровый перевод — смена подразделения, должности, графика или оклада. В ЗУП: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод. В БП при полном учёте — в списке кадровых документов.
• Изменение оплаты труда (ЗУП) — если меняется только размер начислений без перемещения по штату.
• Совмещение, перемещение, отсутствие — отдельные документы для соответствующих ситуаций.

Логика одна: документ указывает дату, с которой действует новое условие. До этой даты расчёт идёт по старым данным, после — по новым. Поэтому важно не просто поменять оклад, а провести документ нужной датой.

При переводе печатается допсоглашение к трудовому договору — по статье 72 ТК РФ изменение условий оформляется в письменном виде.

Частые ошибки при добавлении сотрудника

Ошибки на этом участке всплывают не сразу, а в отчётности и расчёте. Самые типичные:

• 🔁 Дубль физлица. Человека завели повторно вместо выбора существующего. Итог — разъехавшиеся НДФЛ и взносы, задвоение в персучёте. Лечится объединением карточек физлиц, но лучше не допускать: при вводе ФИО смотрите на предложенные совпадения.
• 📅 Приём не той датой. Дата приёма должна совпадать с первым рабочим днём по договору. Если поставить её позже, начисление за первые дни не пройдёт.
• 💳 Не заданы реквизиты выплаты. Сотрудник не попадает в ведомость, потому что способ выплаты не указан или не совпадает с видом ведомости.
• 🧾 Забыли подать сведения в СФР. При приёме подаётся форма ЕФС-1 (подраздел 1.1, бывшая СЗВ-ТД) — не позднее рабочего дня, следующего за оформлением. Фонд социального страхования с 2023 года объединён с ПФР в СФР, отчётность — туда.
• 🚫 Нет СНИЛС. Без него не пройдёт персонифицированная отчётность, а программа не даст корректно сформировать сведения о страховом стаже.
• 🏷️ Кадровые функции там, где их нет. В 1С:Рознице и базовой 1С:УТ без модуля зарплаты полноценного кадрового учёта нет — приём и расчёт зарплаты там вести нельзя. Для этого используют БП или ЗУП.

Частые вопросы