Новый оклад сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: какой документ выбрать

Изменить оклад в 1С 8.3 можно только кадровым документом с датой, с которой действует новая сумма. В 1С: Бухгалтерии 3.0 это «Кадровый перевод» в разделе Зарплата и кадры. В 1С: ЗУП 3.1 есть отдельный документ «Изменение оплаты труда», а если меняется ещё и должность — «Кадровый перевод».

Поле «Оклад» в карточке сотрудника напрямую не редактируется, и это правильно. Программа хранит историю: старый оклад до даты изменения, новый — после. Благодаря этому зарплата за месяц, где сумма поменялась в середине, считается пропорционально, а прошлые периоды не ломаются.

Что проверить до того, как менять оклад

Пять минут подготовки избавляют от перерасчётов и вопросов от сотрудника.

• 📄 Основание. Оклад — обязательное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Менять его можно по дополнительному соглашению в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Дата в 1С должна совпадать с датой из соглашения или приказа.
• 📅 Дата начала. Решите, с какого дня действует новый оклад. Середина месяца допустима, но зарплата за этот месяц разделится на две части.
• 🔒 Закрытые периоды. Посмотрите, начислена ли уже зарплата за месяц, с которого действует изменение. Если да — это изменение задним числом, о нём ниже отдельный раздел.
• 🗂 Штатное расписание (ЗУП). Если в настройках кадрового учёта включена проверка соответствия штатному расписанию, новый оклад должен укладываться в позицию. Иначе документ не проведётся, и сначала придётся изменить саму позицию.
• 👥 Сколько человек. Один сотрудник, отдел или вся организация — от этого зависит, какой документ удобнее.

Короткая шпаргалка по выбору документа:

Как изменить оклад одному сотруднику в ЗУП 3.1

Самый частый случай: человеку подняли оклад, должность прежняя. В ЗУП 3.1 для этого есть документ «Изменение оплаты труда». Журнал этих документов находится в разделе Зарплата.

Пошагово

1. Откройте раздел Зарплата и перейдите в журнал изменений оплаты труда.
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите организацию и сотрудника.
4. В поле даты изменения поставьте день, с которого действует новый оклад. Например, 01.11.
5. В табличной части начислений программа покажет текущие плановые начисления. Найдите строку с окладом и впишите новую сумму в колонку размера.
6. Если у сотрудника есть надбавки в процентах от оклада, проверьте их: процент останется прежним, а сумма пересчитается от нового оклада.
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Из карточки сотрудника

Если вы работаете от карточки, откройте её через Кадры → Сотрудники. В карточке видны текущие кадровые данные и оклад, а также история кадровых событий. Сам оклад там не правится: из карточки или списка сотрудников вы переходите к кадровому документу и уже в нём указываете новую сумму. Результат тот же, что и при создании документа из журнала.

Как программа посчитает месяц с изменением

Допустим, в месяце 22 рабочих дня. Оклад был 50 000 ₽, с 11-го рабочего дня стал 60 000 ₽. До изменения сотрудник отработал 10 дней, после — 12.

• 50 000 / 22 × 10 = 22 727,27 ₽
• 60 000 / 22 × 12 = 32 727,27 ₽
• Итого за месяц: 55 454,54 ₽

В документе «Начисление зарплаты и взносов» вы увидите оклад двумя строками — по каждому периоду. Это нормально, склеивать их не нужно.

Кадровый перевод: оклад вместе с новой должностью

Когда сотрудника переводят на другую должность или в другое подразделение, оклад меняют в том же документе. Отдельное «Изменение оплаты труда» в этом случае не нужно.

В ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите «Создать» и выберите «Кадровый перевод».
3. Выберите сотрудника и дату перевода.
4. На основной вкладке отметьте, что меняется: подразделение, должность, позиция штатного расписания.
5. Включите флажок изменения начислений. Без него табличная часть с окладом недоступна для редактирования.
6. На вкладке оплаты труда укажите новый оклад.
7. Проведите документ.

Если в базе ведётся штатное расписание, оклад часто подставляется из новой позиции автоматически. Проверьте сумму глазами: в позиции может стоять «вилка» или устаревшее значение.

Как изменить оклад в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В Бухгалтерии отдельного документа только для оклада нет, поэтому изменить оклад в 1С 8.3 Бухгалтерия предлагает через «Кадровый перевод» — даже если должность не меняется.

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы.
2. Нажмите «Создать» → «Кадровый перевод».
3. Выберите сотрудника и дату, с которой действует новый оклад.
4. Должность и подразделение оставьте прежними.
5. В блоке оплаты труда укажите вид начисления (обычно «Оплата по окладу») и новый размер.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

С этой даты документ «Начисление зарплаты» в Бухгалтерии 3.0 станет брать новую сумму. Если изменение пришлось на середину месяца, программа тоже разделит месяц на две части по отработанному времени.

Как изменить оклад нескольким сотрудникам сразу

Индексация по всей организации, повышение отделу, новая сетка окладов — вводить по одному документу на человека долго. В ЗУП 3.1 есть три пути.

«Кадровый перевод списком»

Подходит, когда у группы людей меняются оклады в разных суммах. Документ создаётся там же, в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Кнопкой подбора добавьте сотрудников, включите изменение начислений и для каждого впишите новый оклад. Один документ — одна дата для всех строк.

«Изменение плановых начислений»

Подходит, когда меняется одно начисление у многих: например, всем в отделе оклад вырос на одинаковую сумму или до одной величины. Документ находится в журнале изменений оплаты труда раздела Зарплата. Выберите вид начисления «Оплата по окладу», подберите сотрудников и укажите новые размеры. Остальные начисления сотрудников документ не трогает.

«Изменение штатного расписания»

Если оклады меняются потому, что пересмотрели штатное расписание, начинайте с него. В документе изменения штатного расписания задайте новые оклады позиций. В ЗУП есть возможность сразу распространить изменения на занятых сотрудников: проверьте этот флажок в документе. Если его нет или он выключен, после изменения штатки оформите «Кадровый перевод списком».

Индексация среднего заработка

При повышении окладов всем работникам организации, филиала или структурного подразделения средний заработок для отпускных и командировок индексируется. Правило закреплено в Положении об особенностях исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ № 922). В кадровых документах ЗУП для этого есть флажок индексации заработка. Отметьте его в массовом документе — тогда отпускные, начисленные после повышения, учтут коэффициент.

Персональное повышение одному сотруднику к индексации не относится. Флажок в таком документе ставить не нужно.

Оклад изменили задним числом: перерасчёт начисленной зарплаты

Типичная ситуация: директор подписал повышение с 1 сентября, а в бухгалтерию приказ пришёл в октябре, когда сентябрь уже рассчитан и выплачен.

В ЗУП 3.1

1. Оформите «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с реальной датой — 01.09.
2. При проведении ЗУП зарегистрирует, что сентябрь нужно пересчитать.
3. Откройте «Начисление зарплаты и взносов» за октябрь и нажмите «Заполнить».
4. Разница за сентябрь появится на вкладке перерасчётов отдельными строками: сторно старого начисления и новое начисление.
5. Проверьте суммы и проведите документ.

Документ за сентябрь при этом не открывайте и не перепроводите. Перерасчёт отражается в текущем месяце, а закрытый период остаётся нетронутым.

В Бухгалтерии 3.0

1. Оформите «Кадровый перевод» датой 01.09, чтобы новый оклад был в истории.
2. В «Начисление зарплаты» за октябрь добавьте строку с разницей за сентябрь. Начисление выберите то же, что для оклада, или заведите отдельный вид начисления для доплаты.
3. Сумму посчитайте сами по отработанным дням сентября.

Пример расчёта доплаты

Оклад 50 000 ₽, с 1 сентября — 60 000 ₽. Сентябрь отработан полностью.

• Доплата: 60 000 − 50 000 = 10 000 ₽
• НДФЛ по ставке 13 %: 1 300 ₽
• К выплате: 8 700 ₽

Дата получения дохода по доплате — последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Для доплаты за сентябрь это 30 сентября, а не октябрь. Это влияет на 6-НДФЛ, поэтому проверьте, в каком периоде доход попал в отчёт. Страховые взносы на доначисление обычно отражают в месяце, когда сделан перерасчёт.

Почему не стоит менять оклад групповой обработкой реквизитов

В типовых конфигурациях есть обработка группового изменения реквизитов. Она удобна, чтобы, например, проставить подразделение у сотни элементов справочника. Для оклада она не подходит.

• 🧩 Оклад — не реквизит справочника. Сумма хранится в периодических данных, которые формируют кадровые документы. В справочнике «Сотрудники» поля с окладом, которое можно было бы поменять обработкой, нет.
• 📉 Без документа нет истории. Даже если найти способ записать новую сумму напрямую в регистр, пропадёт связь с приказом. При следующем перепроведении кадровых документов значение вернётся к старому.
• 🧾 Нет печатных форм. Не будет дополнительного соглашения и приказа, а значит, бумажные документы разойдутся с базой.

Если задача — массово поднять оклады, для этого и сделаны «Кадровый перевод списком» и «Изменение плановых начислений». Через них даже двести человек оформляются одним документом с одной датой.

Где чаще всего ошибаются при изменении оклада

• ❌ Правят оклад в начислении зарплаты. Если вписать новую сумму прямо в «Начисление зарплаты», текущий месяц посчитается верно. Но следующий снова возьмёт старый оклад, а отпускные и больничные — старый плановый ФОТ.
• ❌ Дата документа вместо даты изменения. У кадрового документа есть дата самого документа и дата, с которой действуют изменения. Новый оклад начинает действовать со второй. Если перепутать, сумма сдвинется на несколько дней.
• ❌ Два документа на одну дату. Сначала оформили «Изменение оплаты труда», потом кадровый перевод тем же числом со старым окладом. Последний документ перезапишет сумму. Перед созданием посмотрите историю кадровых событий в карточке.
• ❌ Забыли про надбавки суммой. Процентные надбавки пересчитаются сами, а фиксированные — нет. Если надбавка должна вырасти вместе с окладом, измените её в том же документе.
• ❌ Перепровели закрытый месяц. Открыть начисление за прошлый месяц и провести заново — значит поменять уже сданную отчётность. Перерасчёт делают в текущем периоде.

Частые вопросы