Повышение окладов в ЗУП 3.1: от позиции штатного расписания до начислений сотрудников

Чтобы изменить оклад в штатном расписании в 1С 8.3 ЗУП, сначала посмотрите настройку Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания. Если флажок «Вести историю изменения штатного расписания» снят, оклад правят прямо в позиции (Кадры → Штатное расписание). Если флажок стоит, нужен документ «Изменение штатного расписания» с датой, с которой действует новый оклад.

Второе, о чём забывают: новый оклад в позиции не меняет начисления людей, которые на ней работают. Это делают отдельно — кадровым переводом для одного человека или документом «Изменение оплаты сотрудников» для группы. Какой путь выбрать, зависит от того, сколько людей затронуто и нужна ли история.

Подготовка: что проверить в ЗУП 3.1 до изменения окладов

Пять минут проверки до начала избавляют от исправления проведённых документов.

1. Режим ведения штатного расписания. Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Значимы три флажка:

• 📌 «Использовать штатное расписание» — без него раздела нет вовсе;
• 🕓 «Вести историю изменения штатного расписания» — определяет, можно ли править позицию напрямую;
• ✅ «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию» — включает контроль, при котором кадровый документ с окладом вне позиции не проведётся.

Если включена ещё и вилка окладов, у позиции хранится не одно значение, а минимум и максимум. Тогда меняют границы вилки, а не одну цифру.

2. Текущие данные. Сформируйте отчёт «Штатное расписание» из раздела Кадры (группа кадровых отчётов) на дату перед изменением. Сохраните его в Excel — это ваш «снимок до», с ним потом удобно сверять.

3. Дата изменения. Определите её заранее:

4. Кадровые документы. На основании ТК РФ (ст. 57 и 72) оклад — условие трудового договора. Повышение оформляют дополнительным соглашением, понижение — с уведомлением работника не позднее чем за два месяца (ст. 74). 1С документы не подпишет, но дата приказа и дата в программе должны совпадать.

Способ 1. Документ «Изменение штатного расписания» с историей

Это основной путь, когда история ведётся. Документ фиксирует, с какого числа позиция стала другой, а прошлые отчёты остаются верными на свои даты.

Как оформить

1. Откройте Кадры → Изменения штатного расписания и создайте документ. Если такого пункта в меню нет, документ создаётся из формы списка штатного расписания командой изменения.
2. Укажите организацию и месяц, с которого действуют изменения. Для изменения не с первого числа заполните точную дату.
3. Добавьте позиции, которые меняете. Можно выбрать по одной или подобрать подразделение целиком.
4. В каждой строке откройте позицию и замените оклад (тарифную ставку) в начислениях. Надбавки правятся там же, в той же таблице начислений.
5. Проведите документ.

После проведения отчёт «Штатное расписание» на дату изменения покажет новые оклады, на дату до неё — старые.

Что с сотрудниками на этих позициях

В актуальных релизах ЗУП 3.1 после изменения позиций документ предлагает сразу перенести новые оклады в начисления занятых сотрудников. Программа сформирует связанный документ «Изменение оплаты сотрудников» или покажет список людей, чьи начисления расходятся с позицией.

Если такой подсказки нет, сделайте шаг вручную по способу 2 или 3. Пока кадровый документ не проведён, зарплата считается по старому окладу, даже если в штатном расписании уже новый.

Способ 2. Массовое повышение окладов группе сотрудников

Когда индексация затрагивает десятки людей, переводы по одному занимают полдня. Для группы есть документ «Изменение оплаты сотрудников» в разделе Зарплата.

Порядок

1. Создайте документ, укажите организацию и дату, с которой меняется оплата.
2. Заполните список: по подразделению командой заполнения или подбором конкретных сотрудников.
3. Для каждого человека в таблице появятся текущие плановые начисления. Замените значения оклада на новые.
4. Если при повышении меняется и надбавка, поправьте её в той же строке.
5. Проведите документ.

Как поднять всем на одинаковый процент

Пример: оклады в отделе продаж повышаются на 8%. Оклад 45 000 ₽ становится 48 600 ₽ (45 000 × 1,08), оклад 52 000 ₽ — 56 160 ₽ (52 000 × 1,08).

Удобный приём — посчитать новые значения заранее в выгрузке отчёта «Штатное расписание», округлить по правилам организации и только потом вносить в документ. Так сумма в позиции и сумма у сотрудника гарантированно совпадут, и проверка на соответствие штатному расписанию не остановит проведение.

Способ 3. Новый оклад одному сотруднику

Персональный оклад нужен, когда меняется условие конкретного договора: повышение по итогам аттестации, совмещение, переход на другую ставку.

Через кадровый перевод

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте «Кадровый перевод».
2. Выберите сотрудника и дату.
3. Если позиция остаётся прежней, должность не трогайте, а включите изменение оплаты труда и укажите новый оклад.
4. Если человек переходит на другую позицию, выберите её — начисления подставятся из позиции, их можно скорректировать.
5. Проведите документ и распечатайте приказ, если он нужен по вашим правилам.

Когда перевод не нужен

Если меняется только сумма, без смены должности и подразделения, удобнее «Изменение оплаты сотрудников» с одним человеком в списке. Оно не создаёт в кадровой истории запись о переводе, которой фактически не было.

Способ 4. Прямая правка позиции без истории

Если флажок «Вести историю изменения штатного расписания» снят, позицию можно открыть и изменить напрямую.

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Дважды щёлкните по позиции.
3. В таблице начислений замените оклад и надбавки.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Минус очевиден: истории нет. Отчёт «Штатное расписание» на прошлую дату покажет уже новый оклад. Для проверки трудовой инспекцией и для споров с работниками это неудобно — придётся опираться на бумажные приказы.

Не включайте и не выключайте ведение истории в середине расчётного периода, если зарплата за месяц уже начислена. Сделайте это после закрытия месяца, а перед этим выгрузите резервную копию базы .

Способ 5. Обработки и загрузка из файла

Типовых средств ЗУП обычно хватает. Внешние обработки для массовой правки окладов имеет смысл брать, когда изменений сотни и они приходят из другой системы, например из согласованной в Excel таблицы.

Что учитывать:

• 🔧 Обработка подключается через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Без этого флажка в настройках раздела список недоступен.
• 📄 Хорошая обработка не пишет данные в регистры напрямую, а создаёт типовые документы «Изменение штатного расписания» и «Изменение оплаты сотрудников». Их можно открыть, проверить и отменить.
• 🧪 Сначала прогоните её на копии базы. Сравните отчёт «Штатное расписание» до и после.
• 🚫 Обработку, которая меняет записи регистров без документов, в рабочую базу не пускайте: такие изменения не видны в истории и их сложно откатить.

Если обработки нет, ускорить ручной ввод помогает подготовленная таблица: вносите оклады, сверяясь с выгрузкой, по одному подразделению за раз.

Контроль после изменения окладов в штатном расписании

Проверка занимает несколько минут и выявляет почти все расхождения до расчёта зарплаты.

Сверка позиции и людей. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» на дату изменения. В нём рядом стоят оклад позиции и фактический оклад сотрудника. Различия означают, что начисления человека не обновили.

Сверка «до» и «после». Сформируйте «Штатное расписание» на новую дату и сравните с сохранённым снимком. Совпасть должно всё, кроме изменённых строк.

Пробный расчёт. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения откройте строку любого затронутого сотрудника. При изменении с середины месяца должно быть две строки оклада с разными периодами.

Карточка сотрудника. История оплаты труда в карточке показывает, с какой даты действует новый оклад и каким документом он введён.

Частые ошибки при изменении окладов в ЗУП

Изменили позицию — и всё. Самая частая ошибка. Штатное расписание описывает должность, а зарплату считают по начислениям сотрудника. Нужны оба документа.

Обратный порядок документов. Если при включённой проверке сначала провести изменение оплаты сотрудника, а позицию изменить позже, документ сотрудника не пройдёт контроль. Порядок всегда такой: позиция → сотрудники.

Разные даты. Позиция изменена с 1-го, сотрудники — с 15-го. Две недели человек числится на позиции с окладом, которого у него нет. В отчётах это выглядит как ошибка учёта.

Правка проведённого документа прошлого месяца. Изменение даты или суммы в документе, по которому уже начислена зарплата, приводит к перерасчёту. Это нормально, но сообщите расчётчику: перерасчёт попадёт в текущее начисление и изменит НДФЛ и взносы этого месяца.

Понижение без уведомления. Программа проведёт документ с меньшим окладом, но юридически изменение без соглашения работника или уведомления за два месяца оспоримо. Дата в 1С должна идти после окончания срока уведомления.

Вопросы об изменении окладов