Начисление отпускных в 1С:ЗУП 8.3 — расчёт и оформление

Отпускные в 1С:ЗУП 8.3 начисляют документом «Отпуск» (раздел Зарплата → Отпуска). Программа сама берёт заработок за 12 месяцев перед отпуском, считает средний дневной заработок и умножает его на число календарных дней отдыха. От вас нужно только правильно указать даты и проверить, что в расчёт попали нужные выплаты.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок тот же, если включён учёт зарплаты по сотрудникам — документ «Отпуск» доступен в разделе Зарплата и кадры. Но если в штате больше 60 человек, расчёт ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят готовые суммы. Ниже — весь путь от подготовки базы до отчётности, с формулой среднего заработка и числовым примером.

Что проверить в базе перед расчётом

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что данные за расчётный период полные. Если в базе нет начислений за какой-то месяц, средний заработок выйдет заниженным.

• 📅 Расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Начисления за них должны быть проведены.
• 💰 В настройках начислений выплаты правильно отмечены как входящие или не входящие в средний заработок. Материальная помощь, компенсации, разовые необлагаемые выплаты в базу не идут.
• 🧾 Больничные, командировки и прошлые отпуска за расчётный период внесены — программа исключит эти дни и суммы из расчёта.
• ⚙️ Если в периоде было повышение окладов по всей организации, проверьте, что настроена индексация заработка (раздел Настройка → Расчёт зарплаты).

Пошаговое оформление документа «Отпуск»

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать. В Бухгалтерии 8.3 путь — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск.
2. Выберите организацию и сотрудника. Если у сотрудника несколько мест работы, укажите нужное.
3. Задайте вид отпуска — по умолчанию это ежегодный оплачиваемый отпуск. Для учебного, за свой счёт или по уходу за ребёнком выбирают другой вид, и правила расчёта меняются.
4. Укажите период отпуска — дату начала и дату окончания. Число календарных дней программа посчитает сама.
5. Проверьте поле «Месяц», в котором отражается начисление. Обычно это месяц выплаты, а не месяц начала отпуска.
6. На закладке с расчётом посмотрите сумму среднего дневного заработка. По ссылке рядом с ней открывается детализация: какие месяцы и выплаты вошли в базу.
7. Проверьте дату выплаты. Отпускные платят не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
8. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения можно сразу распечатать записку-расчёт по форме Т-60 или приказ на отпуск — ссылки на печать находятся в командной панели документа.

Где лежит документ в разных конфигурациях:

В Бухгалтерии документ появляется, только если в настройках учёта включён расчёт зарплаты в этой программе. Если зарплата считается в ЗУП, в Бухгалтерию переносятся уже готовые суммы начислений и проводок через синхронизацию.

Как 1С считает средний заработок

Основа всего расчёта — средний дневной заработок. 1С считает его по формуле из Постановления Правительства РФ № 922.

Для полностью отработанного периода:

Средний дневной = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней. В базу входят оклад, премии, надбавки и прочие выплаты за труд. Не входят отпускные, больничные, командировочные (за них платили по среднему), материальная помощь и компенсации.

Пример. Сотрудник отработал 12 месяцев полностью. Учитываемые выплаты — 420 000 руб. Отпуск — 28 календарных дней.

• Средний дневной заработок: 420 000 / (12 × 29,3) = 420 000 / 351,6 = 1 194,54 руб.
• Сумма отпускных: 1 194,54 × 28 = 33 447,12 руб.

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, командировка, прогул), 1С пересчитывает по нему календарные дни:

Дни месяца = 29,3 / Кол-во дней в месяце × Отработанные календарные дни

Скажем, в июне 30 дней, сотрудник 10 дней болел. Тогда в расчёт войдёт не 29,3, а 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня, а база этого месяца уменьшится на сумму больничного.

Пример с неполным месяцем. Из 12 месяцев один (июнь) отработан не полностью — 10 дней больничного. Остальные 11 месяцев полные. Учитываемая база за вычетом больничного — 410 000 руб.

• Календарные дни: 11 × 29,3 + 19,53 = 322,3 + 19,53 = 341,83 дня.
• Средний дневной: 410 000 / 341,83 = 1 199,43 руб.
• Отпускные за 28 дней: 1 199,43 × 28 = 33 584,04 руб.

Видно, что из-за исключённого больничного делитель стал меньше 351,6, и средний дневной вышел чуть выше, чем в первом примере, — это нормально, программа считает так же.

Какие проводки и удержания формирует документ

При проведении документа «Отпуск» в учёте появляется начисление, страховые взносы и удержанный НДФЛ. Отпускные облагаются НДФЛ по ставке 13% (15% с суммы дохода сверх установленного порога).

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) 1С подставляет по способу отражения, заданному для сотрудника или подразделения. Если в организации формируется резерв отпусков (оценочное обязательство), начисление идёт за счёт резерва — проводкой Дт 96 Кт 70, а взносы — Дт 96 Кт 69.

Страховые взносы на травматизм с 2023 года перечисляются в Социальный фонд России (СФР) — он объединил ПФР и ФСС. Для расчёта это ничего не меняет: ставки и база прежние.

Сроки выплаты и перечисления НДФЛ

Отпускные нужно выплатить за 3 календарных дня до начала отпуска. Если крайний день приходится на выходной, рассчитывают и платят раньше — переносить на понедельник нельзя, иначе нарушается срок.

НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных. Перечисляют его в составе единого налогового платежа в единый срок, который зависит от даты удержания:

До перечисления налога подают уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — 1С формирует его автоматически в разделе отчётности.

Нестандартные ситуации расчёта

Типовые случаи документ закрывает сам, но несколько сценариев требуют внимания.

• 🔁 Повышение окладов в расчётном периоде. Если оклады выросли у всей организации или подразделения, заработок до повышения индексируется на коэффициент роста. Индексация работает, только если она включена в настройках расчёта зарплаты.
• 📆 Переходящий отпуск (например, с 25 июня по 15 июля). Вся сумма начисляется в документе одним расчётом, но в отчётности и в затратах она может распределяться между месяцами — следите за месяцем начисления.
• 🚪 Отпуск с последующим увольнением. В документе «Отпуск» ставят соответствующий признак, а днём увольнения считается последний день отпуска. Компенсацию за неиспользованные дни в этом случае уже не начисляют.
• 🎁 Премии в периоде. Ежемесячные премии учитываются полностью, годовые — по особым правилам. Проверьте, что вид премии правильно настроен для среднего заработка.
• 🆕 Отпуск в первые полгода работы. Право на ежегодный отпуск возникает через 6 месяцев, но по соглашению с работодателем его можно предоставить авансом раньше. В документе просто указывают нужный период — расчёт среднего при неполном годе 1С делает по фактически отработанным месяцам.
• ➕ Дополнительные дни. Отпуск за ненормированный рабочий день, за вредные условия или северный стаж оформляют тем же документом, добавив дни к основному отпуску или отдельной строкой. Средний заработок для них считается так же.

Если сотрудника отзывают из отпуска, неиспользованные дни и выплаченные за них отпускные пересчитываются — для этого в 1С есть отдельный документ, а не исправление исходного.

Проверка расчёта и частые ошибки

Перед выплатой сверьте сумму. Самый быстрый способ — расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): в нём видно начисление, НДФЛ и сумму к выплате. Детализацию среднего заработка смотрите прямо в документе по ссылке рядом с суммой.

Что чаще всего приводит к неверной сумме:

• ❌ В расчётный период затесался месяц начала отпуска — берут 12 месяцев перед ним, а не включая его.
• ❌ Не внесён больничный или командировка — тогда исключаемые дни и выплаты остаются в базе и завышают средний.
• ❌ В базу попала материальная помощь или разовая необлагаемая выплата.
• ❌ После роста окладов не сработала индексация — средний занижен.
• ❌ Посчитали рабочие дни вместо календарных — отпуск считается строго в календарных днях.

Если сумма всё равно не сходится. Когда детализация расчёта в документе не объясняет расхождение, проверьте по порядку: совпадает ли расчётный период с ожидаемым; все ли месяцы периода проведены; нет ли «висящих» непроведённых больничных или командировок за эти месяцы; не стоит ли у отдельной выплаты ошибочный признак учёта в среднем заработке. Для сверки входящих сумм помесячно удобен отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам — в нём видно, какая база сложилась по каждому месяцу расчётного периода.

Куда попадут отпускные в отчётности

Начисленные отпускные и удержанный с них НДФЛ автоматически войдут в регламентированную отчётность:

• 6-НДФЛ — сумма отпускных и налог отражаются по дате фактической выплаты.
• РСВ — отпускные включаются в базу по страховым взносам того месяца, в котором начислены.
• Персонифицированные сведения о физлицах — подаются ежемесячно, сумма выплат попадает в них.

Отдельно сдавать что-либо из-за самого факта отпуска не нужно — он не относится к кадровым мероприятиям для ЕФС-1 (в отличие от приёма или увольнения). Все формы собираются в разделе Отчётность на основании проведённого документа.

Частые вопросы