Документы без движений: отборы, отчёты и запрос для поиска в базе 1С

Чтобы найти непроведённые документы в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте список нужного документа и через Ещё → Настроить список → Отбор поставьте условие «Проведен = Нет». Для одного вида документов это занимает минуту. Если нужно найти непроведённые документы во всей базе сразу, подойдёт универсальный отчёт по каждому виду или запрос, который обходит все документы конфигурации.

Отбор и универсальный отчёт доступны любому бухгалтеру без прав администратора. Режим «Все функции», запрос и журнал регистрации понадобятся, когда документов много или они появляются снова и снова.

Как отличить непроведённый документ от проведённого

Начните с того, что программа показывает и так. В любом списке документов слева от строки стоит значок:

• ✅ лист с зелёной галочкой — документ проведён, движения по регистрам и проводки есть;
• 📄 лист без галочки — документ записан, но не проведён: в учёте его нет;
• ❌ лист с красным крестом — документ помечен на удаление.

Непроведённый документ не попадает ни в оборотно-сальдовую ведомость, ни в книгу покупок, ни в расчёт себестоимости. Для отчётов его просто нет. Поэтому одна забытая реализация в конце квартала даёт расхождение в выручке, НДС и взаиморасчётах сразу.

Чаще всего такие документы появляются в четырёх случаях:

• 🖱️ пользователь нажал «Записать» вместо «Провести и закрыть»;
• 🚫 программа не дала провести документ из-за ошибки (нет остатков, не заполнен счёт, закрыт период), а пользователь закрыл форму с записью;
• 🔄 документ загружен обменом или из банковской выписки и не провёлся при загрузке;
• ↩️ кто-то отменил проведение, чтобы исправить документ, и не провёл его заново.

Отбор непроведённых документов в списке и журнале

Это главный рабочий способ. Он работает в любом списке документов: «Реализация (акты, накладные)», «Поступление (акты, накладные)», «Списания с расчётного счёта», «Авансовые отчёты» и других.

Отбор в списке одного вида документов

1. Откройте список, например Продажи → Реализация (акты, накладные).
2. Нажмите Ещё → Настроить список.
3. Перейдите на вкладку «Отбор».
4. Найдите в левой части поле «Проведен» и перетащите его вправо (или дважды щёлкните по нему).
5. Вид сравнения оставьте «Равно», в поле значения флажок не ставьте — это и есть «Нет».
6. Чтобы помеченные на удаление не мешали, добавьте второе условие: «Пометка удаления» равно «Нет».
7. Нажмите «Завершить редактирование».

В списке останутся только документы без движений. Отбор сохраняется в настройках пользователя. После проверки снимите его, иначе завтра вы не увидите проведённые документы и решите, что они пропали.

Журналы, где собраны разные документы

В Бухгалтерии 3.0 часть документов собрана в общие списки. Например, Банк и касса → Банковские выписки показывает и поступления, и списания с расчётного счёта, а Банк и касса → Кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера. Отбор «Проведен = Нет» настраивается в них так же.

Для документов, которые не входят ни в один общий список, нужен режим «Все функции» (раздел ниже) или запрос.

Что делать с найденным

Откройте документ и нажмите «Провести и закрыть». Если программа выдаёт сообщение об ошибке, документ не проведётся, пока её не исправить: пополнить остаток, заполнить счёт учёта, изменить дату запрета редактирования.

Несколько документов можно выделить в списке (с зажатой клавишей Ctrl или Shift) и провести командой «Провести» на панели списка. Документы, которые не провелись, программа перечислит в сообщениях внизу формы.

Проводите старые документы только после согласования: проведение в закрытом периоде меняет уже сданную отчётность.

Универсальный отчёт: все документы без движений одного вида за период

Список с отбором удобен для работы, но не для сверки. Если нужно показать руководителю или аудитору, сколько непроведённых документов накопилось и на какие суммы, лучше подойдёт универсальный отчёт. Он строится по любому объекту базы без программирования.

1. Найдите «Универсальный отчёт»: в Бухгалтерии 3.0 он открывается через Все функции → Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В шапке отчёта выберите тип объекта «Документ».
3. В поле объекта укажите вид документа, например «Реализация (акты, накладные)».
4. Задайте период.
5. Откройте настройки отчёта и на вкладке отборов добавьте поле «Проведен» со значением «Нет».
6. В полях отчёта оставьте нужное: дату, номер, контрагента, сумму документа, ответственного.
7. Сформируйте отчёт.

Получится таблица, которую можно сохранить в Excel и разослать ответственным. Группировка по полю «Ответственный» сразу покажет, у кого из сотрудников больше всего «зависших» документов.

Минус способа: за один раз отчёт строится по одному виду документа. Для поиска по пяти-шести ключевым видам это терпимо, для всей базы — нет.

Режим «Все функции»: документы, которых нет в меню разделов

В интерфейсе разделов показаны не все документы конфигурации. Служебные и редкие виды доступны только через «Все функции». Там же лежат журналы документов, которые объединяют несколько видов в одном списке.

Как включить «Все функции»

1. Нажмите кнопку главного меню (три полоски в левом верхнем углу).
2. Откройте Сервис → Параметры (на новых платформах — Настройки → Параметры).
3. Установите флажок «Отображать команду “Все функции”».
4. Нажмите «Применить» и закройте окно.

Теперь в главном меню появится пункт «Все функции».

Где искать

• 📂 Все функции → Документы — полный перечень видов документов. Открыв любой, вы получите его список и сможете поставить отбор «Проведен = Нет», как описано выше.
• 📂 Все функции → Журналы документов — журналы, где собраны документы разных видов. Отбор по проведению в журнале тоже работает, если в журнале есть такая графа.

Пункт «Все функции» обычно включают администратору или главному бухгалтеру. Рядовому пользователю он может быть закрыт правами, тогда попросите администратора выгрузить список запросом.

Запрос по всей базе: как найти непроведённые документы за один проход

Когда нужно найти все непроведённые документы базы, а не одного вида, проще всего написать запрос. Это задача для программиста или администратора, у которого есть консоль запросов (внешняя обработка) или доступ к Конфигуратору.

Запрос по одному виду документа

ВЫБРАТЬ
    Док.Ссылка КАК Документ,
    Док.Дата КАК Дата,
    Док.Номер КАК Номер
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    НЕ Док.Проведен
    И НЕ Док.ПометкаУдаления
    И Док.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Дата

Параметры &НачалоПериода и &КонецПериода задаются в консоли перед выполнением. Имя РеализацияТоваровУслуг замените на имя нужного документа из дерева метаданных.

Код, который собирает запрос по всем видам документов

Писать объединение руками для сотни видов бессмысленно. Код ниже сам обходит метаданные, берёт только документы, которые можно проводить, и строит один запрос:

Тексты = Новый Массив;
Для Каждого МетаДок Из Метаданные.Документы Цикл
    Если МетаДок.Проведение <> Метаданные.СвойстваОбъектов.Проведение.Разрешить Тогда
        Продолжить;
    КонецЕсли;
    Тексты.Добавить(СтрШаблон(
        "ВЫБРАТЬ
        |    Т.Ссылка КАК Документ,
        |    Т.Дата КАК Дата
        |ИЗ
        |    Документ.%1 КАК Т
        |ГДЕ
        |    НЕ Т.Проведен
        |    И НЕ Т.ПометкаУдаления
        |    И Т.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода", МетаДок.Имя));
КонецЦикла;

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = СтрСоединить(Тексты, Символы.ПС + "ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ" + Символы.ПС)
    + Символы.ПС + "УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата";
Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоДня(Дата(2025, 1, 1)));
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецДня(Дата(2025, 12, 31)));

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Сообщить(СтрШаблон("%1 — %2", Формат(Выборка.Дата, "ДФ=dd.MM.yyyy"), Выборка.Документ));
КонецЦикла;

Как это работает:

• 🔍 условие по свойству Проведение отсекает документы, которые в конфигурации вообще не проводятся (у них нет флага «Проведен», и запрос к ним упал бы с ошибкой);
• 🔗 СтрСоединить склеивает тексты через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ (функция есть в платформе начиная с 8.3.6);
• 📅 УПОРЯДОЧИТЬ ПО в конце сортирует весь объединённый результат;
• 🖨️ в сообщения выводятся дата и представление документа — «Реализация (акт, накладная) 0000-000123 от …».

Код выполняется на сервере: в модуле внешней обработки, в консоли кода или в отладке. Вместо Сообщить можно выгрузить результат в таблицу значений и показать её в форме.

Внешние обработки для поиска и проведения

Если программиста нет, а «Все функции» не спасают, используют готовые внешние обработки. Это файлы с расширением .epf, которые открываются через Файл → Открыть или подключаются в разделе дополнительных обработок (в Бухгалтерии 3.0 — Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки).

Что умеют типовые обработки такого рода:

• 📋 показывать список непроведённых документов всех видов с отбором по периоду и организации;
• ✅ проводить отобранные документы пакетом;
• 📝 выводить ошибки проведения по каждому документу в отдельную колонку.

Перед запуском чужой обработки проверьте три вещи:

1. Источник. Обработка из непроверенного архива с форума может изменить данные, а не только прочитать их. Берите файлы у своего обслуживающего программиста или из доверенных источников.
2. Режим работы. Если в обработке есть команда массового проведения, сначала запустите только поиск и посмотрите список.
3. Копию базы . Для поиска она не нужна, для пакетного проведения — обязательна.

Перед массовым проведением сделайте резервную копию базы: откатить сотню проведённых документов вручную почти невозможно.

Пакетное проведение старых документов меняет остатки, себестоимость и финансовый результат прошлых месяцев. После него нужно повторить закрытие месяца за каждый затронутый период.

Откуда взялись документы без проведения: обмены, задания и журнал регистрации

Найти документ — половина дела. Если такие документы появляются регулярно, стоит понять, кто и когда их создаёт.

Журнал регистрации

Журнал регистрации фиксирует, кто записал документ, кто его провёл и кто отменил проведение.

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации.
2. Нажмите «Установить отбор».
3. В списке событий выберите «Данные. Отмена проведения» — так вы увидите документы, у которых проведение сняли намеренно.
4. Укажите период и, если нужно, пользователя.

Событие «Данные. Проведение» показывает обратное — когда и кем документ проведён. Сравнив два отбора, легко найти документы, у которых проведение отменили и так и не вернули.

Синхронизация и обмены

Документы, пришедшие из другой программы обменом (из Управления торговлей, розницы, интернет-магазина), при загрузке могут записаться без проведения, если не хватило данных. Программа фиксирует такие случаи в предупреждениях синхронизации.

Откройте Администрирование → Синхронизация данных. В карточке настроенного обмена есть ссылка на предупреждения при синхронизации, среди которых отдельно отмечены непроведённые документы. Из этого списка документ открывается двойным щелчком.

Регламентные и фоновые задания

Загрузка из банка, обмены по расписанию и другие автоматические процессы работают как регламентные задания. Если задание завершилось с ошибкой, часть документов могла остаться записанной без проведения.

Проверить это можно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания. Откройте нужное задание и посмотрите, когда оно последний раз выполнялось и не было ли ошибок. Текст ошибки подскажет, какой документ и почему не провёлся.

Как найти непроведённые документы в облачной 1С и через браузер

В облачных сервисах 1С (1С:Фреш и сервисы партнёров) и при работе через веб-клиент сама программа та же. Отбор в списке, универсальный отчёт, «Все функции» и журнал регистрации работают так же, как в обычной базе.

Отличия касаются только инструментов для программиста:

• 🔒 Конфигуратор в облаке недоступен, поэтому запустить код в отладке не получится;
• 🧩 внешние обработки подключаются через «Дополнительные отчёты и обработки» и выполняются в безопасном режиме — сервис может ограничить или запретить обработку, которая не прошла проверку;
• 🕒 журнал регистрации может быть доступен только администратору абонента.

На практике в облаке хватает первых двух способов. Если нужно найти непроведённые документы во всей базе, а обработку подключить нельзя, обратитесь в поддержку сервиса: у них есть доступ к инструментам, которых нет у пользователя.

В веб-клиенте сочетания клавиш для выделения строк иногда перехватывает браузер. Если Ctrl+клик не выделяет несколько документов, выделяйте их с зажатой клавишей Shift или проводите по одному.

Частые вопросы