Как оприходовать поступившие материалы в 1С 8.3

Оприходовать материалы в 1С 8.3 Бухгалтерия проще всего через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная)». Материалы попадают на счёт 10 «Материалы», входной НДС — на счёт 19.03. Это основной путь, когда материалы пришли от поставщика по документам.

Способ зависит от того, откуда материалы. От поставщика по накладной — документ поступления. Куплены сотрудником за наличные — авансовый отчёт. Нашлись при инвентаризации — оприходование излишков. Ниже разберём каждый вариант с проводками и проверкой остатков.

С чего начать: выбор документа под ситуацию

Прежде чем что-то проводить, определитесь с основанием. От него зависит и документ, и счёт-корреспондент.

• 🚚 Поступили от поставщика по накладной, акту или УПД → документ Поступление (акты, накладные, УПД), кредит счёта 60.
• 🧾 Купил сотрудник за свои или подотчётные деньги → Авансовый отчёт, кредит счёта 71.
• 📦 Обнаружены при инвентаризации (излишки) → Оприходование товаров, кредит счёта 91.01.
• 🏭 Изготовлены или получены из производства → отдельные документы производственного блока, здесь не рассматриваем.

Дальше основной сценарий — поступление от поставщика. Альтернативы вынесены в отдельный раздел.

Проверяем карточку номенклатуры и счёт учёта

Материал не встанет на счёт 10, если номенклатура заведена неправильно. Это главная причина, по которой проводки «уходят» не туда.

Откройте Справочники → Номенклатура. В карточке материала проверьте поле Вид номенклатуры — должен стоять вид с типом «Материалы» (например, «Материалы» или ваш собственный вид, привязанный к счёту 10). Если там стоит «Товары», проводка пойдёт на счёт 41, а не 10.

Счета подставляются автоматически из регистра Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из формы списка номенклатуры — команда «Счета учёта номенклатуры» в панели, либо из карточки вида номенклатуры. В регистре задаётся правило: для какого вида номенклатуры, склада и организации какой счёт учёта и счёт НДС подставлять.

Субсчёт счёта 10 выбирайте по характеру материала:

Единицу измерения в карточке задайте ту, в которой материал приходит и списывается. Пересортица единиц (пришло в штуках, списываем в килограммах) ломает количественный учёт.

Оформление документа поступления по накладной

Основной документ — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Нажмите Поступление и выберите вид операции Товары (накладная). Для материалов подходит именно он, несмотря на слово «товары» в названии — тип счёта определяется номенклатурой, а не документом.

Заполните шапку:

1. Организация — если в базе одна, подставится сама.
2. Контрагент и Договор — поставщик и договор с видом «С поставщиком».
3. Номер и дата входящего документа — из накладной поставщика (поле «Накладная №»).
4. Склад — куда приходуем (см. следующий раздел).

В табличной части по кнопке Добавить (или Подбор для списка) внесите каждую позицию: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС. Колонки Счёт учёта и Счёт НДС заполнятся сами из регистра — проверьте, что там 10.хх и 19.03.

Внизу сверьте поле Всего с суммой по накладной поставщика. Если расходится на копейки — причина обычно в округлении НДС; способ расчёта НДС («в сумме» / «сверху») задаётся ссылкой «НДС сверху» рядом с итогами.

Зарегистрируйте счёт-фактуру: в подвале документа заполните поля Счёт-фактура № и дата, нажмите Зарегистрировать. Без этого НДС не попадёт в книгу покупок.

После Провести документ сформирует движения. Не закрывайте его, пока не проверите проводки — это следующий шаг.

Склад и материально ответственное лицо

Поле Склад в шапке поступления появляется, только если включён складской учёт. Проверить: Администрирование → Настройки программы → Учёт запасов (или Функциональность → Запасы) — флажок учёта по складам.

Варианты настройки:

• Учёт по складам выключен — поля «Склад» нет, все материалы на одном условном месте хранения. Подходит для небольшой организации с одним помещением.
• Учёт по складам включён — склад указывается в каждом документе, остатки видны в разрезе мест хранения.

Склады ведутся в справочнике Справочники → Склады (в некоторых релизах — Справочники → Товары и услуги → Склады). Для каждого склада в карточке есть поле Ответственное лицо — это и есть МОЛ, материально ответственный сотрудник. Его выбирают из справочника физлиц или сотрудников.

МОЛ в карточке склада нужен для печатных форм (например, для требования-накладной М-11 и ведомостей) и для контроля: кто отвечает за остатки на этом складе. На проводки 10 / 60 он не влияет — это аналитика складского учёта, а не бухгалтерского счёта.

Если материалы передаются от одного МОЛ другому, оприходованием это не оформляется — для перемещения между складами есть документ Склад → Перемещение товаров.

Какие счета и проводки формирует поступление

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки). При поступлении материалов от поставщика система формирует:

Проводку зачёта аванса (60.01 / 60.02) программа добавляет сама, если поставщику ранее перечисляли предоплату и в договоре включён зачёт авансов. Отдельно её делать не нужно.

Входной НДС на счёте 19.03 примется к вычету после того, как счёт-фактура попадёт в книгу покупок. Это происходит либо сразу (если в счёте-фактуре стоит флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения»), либо регламентным документом «Формирование записей книги покупок» в конце квартала.

Стоимость материала на счёте 10 формируется без НДС — по цене поставщика. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» в фактическую себестоимость материалов включают не только цену, но и затраты на доставку, погрузку, доведение до состояния, пригодного к использованию. В 1С такие расходы добавляют к стоимости документом Покупки → Поступление доп. расходов — он распределит сумму доставки по позициям накладной пропорционально стоимости или количеству.

Способ последующей оценки при списании (по средней себестоимости или ФИФО) задаётся в учётной политике: Главное → Учётная политика, параметр оценки запасов. На само оприходование он не влияет — приход всегда идёт по фактической цене, — но определяет, по какой стоимости материал потом уйдёт в расход.

Приём материалов через подотчёт и оприходование излишков

Не всё приходит по накладной от поставщика. Два частых альтернативных случая.

Материалы купил сотрудник. Если работник приобрёл материалы за наличные (свои или подотчётные) и принёс чеки, оформляйте документ Банк и касса → Авансовые отчёты. На вкладке Товары внесите номенклатуру из чеков и накладных. Проводка — Дт 10 Кт 71.01. Счёт 10 так же подставится из вида номенклатуры «Материалы».

Излишки при инвентаризации. Если при пересчёте на складе материалов оказалось больше, чем по учёту, разница приходуется как излишек. Сначала проведите Склад → Инвентаризация товаров — он зафиксирует фактические и учётные остатки. Затем на основании инвентаризации создайте Оприходование товаров (кнопка Создать на основании). Проводка — Дт 10 Кт 91.01, излишек оценивается по рыночной стоимости и признаётся прочим доходом.

Расхождения при приёмке: количество и качество

Когда фактически принято не то, что указано в накладной, есть два пути в зависимости от того, когда замечено расхождение.

Расхождение замечено сразу, до оприходования. Проще оприходовать фактически принятое количество — внесите в документ поступления то, что реально поступило, а не то, что в накладной. Претензию поставщику оформляйте отдельно, по его исправленным документам (корректировочная накладная, УПД).

Материалы уже оприходованы, расхождение выявлено позже. Используйте Покупки → Корректировка поступления. В ней меняют количество или цену по позициям; документ сформирует корректирующие проводки и, при необходимости, исправит НДС.

Для фиксации самого факта расхождения при приёмке применяется акт по форме ТОРГ-2 (или акт в свободной форме, если он закреплён в учётной политике). В 1С печатную форму акта о расхождениях можно вывести из документа поступления через меню Печать, если она есть в вашем релизе; при отсутствии — акт составляют отдельно, а в базу вносят фактическое количество.

Полезный порядок действий при приёмке:

Проверка остатков и закрытие месяца

После оприходования убедитесь, что материалы встали на учёт правильно.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 10. Включите группировку по номенклатуре и складам (кнопка Показать настройки → Группировка). Увидите приход, расход и остаток по каждому материалу в количестве и сумме.

На что смотреть:

• 📊 Количество и сумма вместе. Если есть количество без суммы или наоборот — ошибка в документе или в счёте учёта.
• 🔴 Красное сальдо. Отрицательный остаток означает, что материал списали раньше, чем оприходовали. Проверьте даты и последовательность документов.
• 📍 Разрез по складам сходится с фактическими местами хранения.

Закрытие месяца . Само оприходование материалов закрытия не требует — это обычная хозяйственная операция. Но при закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца) выполняется корректировка стоимости и, если применяется, списание отклонений. Если в течение месяца были красные остатки, обработка «Закрытие месяца» подсветит ошибку последовательности — исправьте её документом, а затем перепроведите период.

Для сверки входного НДС по оприходованным материалам используйте ОСВ по счёту 19.03 — после принятия к вычету сальдо по нему должно закрываться.

Ещё один полезный отчёт — Склад → Отчёты → Остатки на складах (или «Ведомость по материалам»). Он показывает количество по местам хранения без привязки к счёту и удобен для сверки с данными кладовщика. Если данные склада и бухгалтерии расходятся, причина почти всегда в документе, проведённом не на том складе, либо в материале, оприходованном на счёт 41 вместо 10. Начните проверку именно с карточки номенклатуры и колонки «Счёт учёта» в поступлении — так вы закроете большинство расхождений за пару минут.

Частые вопросы