Работника вызвали из отпуска: как провести это в 1С ЗУП 3.1 без ошибок в расчёте

Отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1 оформляют в журнале Кадры → Отпуска: создают документ отзыва (в актуальных релизах он есть в меню Создать журнала) или исправляют проведённый документ Отпуск, сокращая его по день перед выходом на работу. Программа сама сторнирует отпускные за неиспользованные дни, пересчитает НДФЛ и взносы, а табель покажет явки вместо «ОТ».

Беда обычно не в самом документе, а в том, что вокруг него. Сотрудника вызвали по звонку, согласие не взяли, отпускные уже выплачены, месяц закрыт. Разберём порядок так, чтобы кадровик и расчётчик сделали всё в 1С 8 один раз и без ручных сторно.

Когда отзыв из отпуска законен и кого отзывать нельзя

Правила задаёт статья 125 ТК РФ. Они короткие, но нарушение любого пункта превращает приказ в нарушение трудового законодательства.

• ✅ Только с согласия работника. Устного «да» по телефону мало: нужно письменное согласие — подпись на уведомлении или отдельное заявление.
• ✅ Неиспользованные дни не сгорают. По выбору работника их дают в удобное ему время в текущем рабочем году или присоединяют к отпуску за следующий рабочий год.
• ⛔ Нельзя отзывать работников моложе 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Даже если они сами согласны.

Отказ работника вернуться — не дисциплинарный проступок. Наказать за него нельзя.

Отдельный вопрос — деньги вместо оставшихся дней. По статье 126 ТК РФ денежной компенсацией можно заменить только часть ежегодного оплачиваемого отпуска сверх 28 календарных дней, и только по письменному заявлению. Основные 28 дней «отдать деньгами» у работающего сотрудника нельзя.

Какие документы подготовить до работы в программе

В 1С кадровик фиксирует решение, а не принимает его. Поэтому сначала бумаги, потом проведение.

Унифицированной формы приказа об отзыве нет. Его составляют в произвольной форме или по шаблону, утверждённому в организации. В приказе обычно пишут:

1. ФИО, должность и табельный номер.
2. Реквизиты приказа о предоставлении отпуска и его период.
3. Дату, с которой сотрудник выходит на работу.
4. Количество неиспользованных календарных дней.
5. Как ими распорядиться: перенести на конкретные даты, присоединить к отпуску за следующий год или решить позже по заявлению.
6. Поручение бухгалтерии сделать перерасчёт отпускных.

Пошагово: оформляем отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1

Путь зависит от того, какой способ доступен в вашем релизе и в каком состоянии документ Отпуск.

Способ 1. Отдельный документ отзыва

1. Откройте Кадры → Отпуска.
2. Нажмите Создать и выберите документ отзыва из отпуска. Если пункта в меню нет — ваш релиз старый, используйте способ 2.
3. Укажите организацию, сотрудника и сам отпуск, из которого его отзывают.
4. Заполните дату, с которой работник выходит на работу. Программа покажет, сколько дней отпуска остаётся неиспользованными.
5. Проверьте, что период отзыва не выходит за даты отпуска.
6. Проведите документ и распечатайте приказ, если в вашей организации печатают его из программы.

Способ 2. Исправление документа «Отпуск»

1. Найдите отпуск сотрудника в журнале Кадры → Отпуска и откройте его.
2. Вверху формы проведённого документа нажмите ссылку Исправить. Программа создаст новый документ-исправление, исходный останется в истории.
3. Поменяйте дату окончания отпуска на последний день перед выходом на работу.
4. Пересчитайте документ после смены дат и сверьте число дней и сумму на вкладке начислений.
5. Проведите исправление.

Способ 3. Правка до выплаты

Если отпускные ещё не выплачены и ведомость не проведена, можно открыть сам документ Отпуск, поменять дату окончания и пересчитать. Это быстрый путь, но только пока по документу нет выплаты и не закрыт месяц.

Не удаляйте и не отменяйте проведение исходного документа «Отпуск», если по нему уже прошла выплата. Иначе ведомость повиснет без основания, а НДФЛ и взносы разъедутся с отчётностью.

Как поступить с оставшимися днями отпуска

Неиспользованные дни нужно запланировать — иначе они просто «повиснут» в остатках.

Вариант А. Конкретные даты в текущем рабочем году. Когда подойдёт срок, оформите новый документ Отпуск на эти дни. Отпускные посчитаются заново, по среднему заработку на новую дату.

Вариант Б. Присоединить к отпуску за следующий год. Дни останутся в остатках сотрудника, их добавят к следующему ежегодному отпуску одним документом.

Вариант В. Отпуск был в графике. Скорректируйте план документом «Перенос отпуска» в разделе Кадры. Так график отпусков в программе не будет расходиться с реальностью, а отчёт по графику покажет актуальные даты.

Проверьте остатки после проведения. Отчёт Остатки отпусков (раздел Кадры → Кадровые отчеты) должен показать вернувшиеся дни. Если остаток не изменился — скорее всего, сокращён не тот документ или исправление не проведено.

Перерасчёт отпускных при отзыве: НДФЛ, взносы и переплата

Отпускные платят заранее, поэтому при отзыве почти всегда возникает переплата. Схема в ЗУП 3.1 такая:

1. Отпускные за неиспользованные дни сторнируются. Если месяц начисления закрыт, сторно попадает в перерасчёты и подтягивается в документ Начисление зарплаты и взносов текущего месяца на вкладку Перерасчеты.
2. Дни, отработанные после выхода, оплачиваются как обычная работа: окладом по табелю.
3. НДФЛ и страховые взносы пересчитываются вслед за сторно. Излишне удержанный с отпускных налог зачитывается в счёт НДФЛ с зарплаты.

Пример с цифрами

Средний дневной заработок — 2 000 руб. Работнику дали 14 календарных дней отпуска и выплатили 14 × 2 000 = 28 000 руб. НДФЛ 13% — 3 640 руб., на руки 24 360 руб.

На седьмой день отпуска его отозвали. Использовано 6 дней, не использовано 8.

В зарплату месяца войдут сторно −16 000 руб. и оплата отработанных после выхода дней по табелю. Переплата 13 920 руб. на руки уменьшит сумму к выплате за месяц.

Праздничные нерабочие дни в период отпуска не входят и не оплачиваются отпускными. Если такой день попал в отпуск, учитывайте это при подсчёте неиспользованных дней.

Удержание переплаты

Здесь бухгалтерия чаще всего ошибается. Пока зарплаты за месяц хватает, переплата просто уменьшает выплату — программа сделает это сама.

Если зарплаты не хватает (сотрудник вышел на пару дней, а сторно большое), остаётся долг работника. Удерживать его из следующих выплат жёстко нельзя: случаи удержаний перечислены в статье 137 ТК РФ, а их размер ограничен статьёй 138 (по общему правилу — не более 20% каждой выплаты). Надёжнее взять у работника письменное согласие на зачёт переплаты и указать в нём сроки.

Отзыв в табеле учёта рабочего времени

В ЗУП табель заполняется по кадровым документам. После проведения отзыва или исправления отпуска дни отпуска обозначаются кодом ОТ (цифровой 09), а дни работы после выхода — Я (01).

Как проверить:

1. Сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени » за месяц (раздел Зарплата → Отчеты по зарплате).
2. Найдите сотрудника и проверьте границу: последний день ОТ — накануне выхода, дальше Я по графику.
3. Если вместо явок остались ОТ, исходный документ не сокращён. Вернитесь к шагам выше.

Если в организации табель ведут документом «Табель» вручную, перезаполните его после отзыва. Иначе ручные данные перекроют кадровые, и оплата за дни работы не начислится.

Работа в период отзыва — это обычные рабочие дни, а не работа в выходные. Двойной оплаты нет. Исключение — если сотрудника вызвали именно в выходной или праздник: тогда оформляют привлечение к работе в выходной и платят по статье 153 ТК РФ.

Нестандартные случаи отзыва из отпуска

Отзыв на один день. Работник приехал на совещание и вернулся отдыхать. В программе отпуск делят: первая часть — по день до совещания, вторая — новый документ Отпуск со дня после. Неиспользованный день добавляют к концу отпуска или к следующему году — по согласию работника.

Отзыв из дополнительного отпуска. Правило то же, что для основного. Сокращайте именно ту строку вида отпуска, из которой отзываете: в документе Отпуск основной и дополнительный отпуск — разные начисления.

Отпуск на стыке двух лет. Средний заработок для оставшихся дней посчитается на новую дату начала. Он может отличаться от прежнего, если менялся оклад или была индексация — это нормально, по Положению о среднем заработке (Постановление № 922) берутся 12 месяцев перед новым отпуском.

Сотрудник уволился вскоре после отзыва. Неиспользованные дни войдут в компенсацию при увольнении. Проверьте, что отпуск был сокращён до увольнения: иначе ЗУП посчитает дни как использованные и компенсация занизится.

Отзыв, а потом болезнь. Если работник заболел в отпуске до отзыва, отпуск продлевается на дни болезни по статье 124 ТК РФ. Сначала проведите больничный, потом отзыв — так программа корректно посчитает остаток.

Отпуск в графике, отзыв оформлен без переноса. Документ в журнале проведён, но график показывает старые даты. Это не ошибка расчёта, но при проверке трудинспекция увидит расхождение. Закройте его документом переноса.

Частые вопросы об отзыве из отпуска