Смена кассира в РМК: от входа в смену до пересменки

Кассир в 1С 8 — это пользователь, под которым открыта смена в рабочем месте кассира (РМК). Чтобы поменять кассира, есть три рабочих пути: выбрать нужного сотрудника при входе в РМК, переключиться на другого прямо во время смены или полностью закрыть кассовую смену и открыть новую. Какой способ подойдёт — зависит от того, открыта кассовая смена или нет.

Это важно не только для порядка на точке. По 54-ФЗ в каждом чеке печатается должность и фамилия того, кто пробил расчёт. Если за кассой фактически стоит один человек, а чеки выходят с ФИО другого, это нарушение. Поэтому смену кассира нужно оформлять так, чтобы в чеке была правильная фамилия.

Ниже — как это устроено в 1С:Рознице и в 1С:Управлении торговлей, где тоже есть РМК. Пути меню приведены для 1С:Розницы в интерфейсе «Такси»; в УТ механика та же, названия разделов отличаются.

Кто считается кассиром и что настроить заранее

Текущего кассира программа берёт из пользователя, который работает в РМК. Чтобы в чеке печаталась фамилия, пользователь должен быть связан с физическим лицом.

Проверьте связку один раз для каждого сотрудника:

• 🧾 Откройте карточку пользователя (в разделе администрирования конфигурации — список пользователей и прав).
• 👤 В карточке должно быть заполнено поле Физическое лицо — именно отсюда берётся ФИО для чека.
• 🔑 Задайте пользователю пароль, если планируете разграничивать вход кассиров (об этом ниже).

Поведение входа задаётся в настройках РМК. В 1С:Рознице это отдельный элемент справочника Настройки РМК, который привязан к кассе ККМ. Там включается авторизация кассиров паролем — от неё зависит, можно ли менять кассира, не закрывая смену.

Авторизацию в РМК можно настроить двумя способами:

• 🔑 По паролю — кассир вводит короткий пароль при входе и при разблокировке рабочего места. Подходит для точки с клавиатурой или сенсорным экраном.
• 🏷️ По штрихкоду карты сотрудника — кассир сканирует свою карту, и РМК переключается на него. Удобно там, где печатать пароль некогда: очередь, высокая проходимость.

Способ выбирается один раз в настройке РМК и действует для всех кассиров этой кассы. Настройка хранится в справочнике и подставляется в кассу ККМ, поэтому менять её при каждой пересменке не нужно — задали один раз при вводе кассы в работу. Если авторизация не включена вовсе, текущим кассиром всегда будет пользователь сеанса 1С, и сменить его можно только перезаходом в программу.

Как сменить кассира при открытии смены

Самый частый случай — утром за кассу садится другой сотрудник, смена ещё не открыта. Менять ничего в документах не нужно, достаточно войти под нужным пользователем.

1. Завершите работу РМК под прежним пользователем (команда выхода в меню РМК) или выйдите из программы.
2. Запустите 1С заново и авторизуйтесь под учётной записью нового кассира.
3. Откройте РМК: раздел Продажи, команда открытия рабочего места кассира.
4. Выполните Открытие смены — программа зафиксирует открытие кассовой смены на текущего пользователя и напечатает отчёт об открытии смены на ККТ.

После этого все чеки до закрытия смены будут выходить с фамилией этого кассира. Отдельного документа «назначить кассира » в типовой поставке нет — кассир определяется тем, кто открыл смену и работает в РМК.

Если на точке одна касса и постоянно работает один человек, достаточно один раз завести ему пользователя со связанным физлицом — и каждый день он просто открывает смену под собой. Настраивать авторизацию и профили имеет смысл, когда за одной кассой чередуются несколько сотрудников.

Быстрая замена кассира в течение дня

Пересменка в обед — когда одна открытая кассовая смена, а за кассой меняются люди. Закрывать смену и бить отчёт при каждой замене не нужно: кассовая смена открыта на ККТ, а не на конкретного человека, и внутри неё разные кассиры могут пробивать чеки. В каждом чеке напечатается фамилия того, кто его пробил.

Чтобы это работало, в Настройках РМК должна быть включена авторизация кассиров паролем. Тогда замена делается так:

1. Текущий кассир вызывает в РМК команду блокировки рабочего места (или завершения своего сеанса).
2. РМК запрашивает пароль — его вводит новый кассир.
3. Рабочее место разблокируется уже под новым кассиром, смена при этом не закрывается.

Пересчитайте наличные в денежном ящике при каждой передаче кассы и зафиксируйте сумму — иначе при расхождении в конце дня будет невозможно понять, чья это недостача.

Если включена авторизация по карте, шаг с паролем заменяется сканированием: прежний кассир блокирует РМК, новый подносит свою карту к сканеру — и рабочее место открывается уже на него. Для кассы с высокой проходимостью это быстрее всего.

Если авторизация не настроена вовсе, «быстрой» замены внутри смены не получится: придётся выходить из программы и заходить под другим пользователем, а это фактически новый сеанс. В этом случае проще оформить полную пересменку с закрытием смены.

Когда разумнее закрыть смену , а когда достаточно переключить кассира, видно из таблицы:

Пересменка с закрытием кассовой смены

В конце рабочего дня или при сдаче выручки смену закрывают полностью, а новый кассир открывает свою. Это самый «чистый» способ: деньги сдаются, отчётность по смене формируется, ответственность разделена.

Порядок действий:

1. В РМК вызовите Закрытие смены. Программа напечатает отчёт о закрытии смены (бывший Z-отчёт) и сформирует документ Отчёт о розничных продажах.
2. Изымите наличную выручку командой Изъятие денежных средств и сдайте её старшему кассиру или инкассатору.
3. Завершите сеанс прежнего кассира.
4. Новый кассир входит под своей учётной записью, открывает РМК и выполняет Открытие смены.

После отчёта о закрытии смены эту кассовую смену уже не возобновить — все последующие чеки идут в новую смену. Поэтому закрывайте смену только когда она действительно окончена.

Настройка прав доступа кассиров

Чтобы кассир не мог случайно удалить документ или залезть в настройки, ему дают профиль с правами только на кассовые операции. Права в 1С 8 раздаются через профили групп доступа.

• Профиль назначается пользователю в его карточке (вкладка с правами доступа / группами доступа).
• В типовой поставке 1С:Розницы есть готовые профили для кассиров и старших кассиров — их достаточно для большинства точек.
• Старшему кассиру обычно дают право на изъятие и внесение денег, возвраты и закрытие смены ; рядовому кассиру — только продажи и приём оплаты.

Разница между ролями на практике выглядит так:

• 🛒 Кассир — пробивает чеки, принимает оплату наличными и картой, открывает свою смену. Не может делать возвраты задним числом, менять цены и изымать деньги сверх регламента.
• 🧑‍💼 Старший кассир — всё то же плюс изъятие и внесение наличных, возвраты, закрытие смены за другого кассира, сверка выручки.

Назначать профиль заново при каждой смене кассира не нужно: права привязаны к пользователю, а не к текущему сеансу РМК. Один раз настроили — и дальше достаточно переключать кассиров.

Авторизация в РМК настраивается отдельно от прав:

Типичные ошибки при смене кассира

Разберём сбои, которые не лечатся повтором шагов из инструкции, — у них своя причина.

Как проверить, кто и сколько пробил за смену

Чтобы контролировать работу кассиров, в 1С есть отчёты по продажам в разрезе кассиров. Они отвечают на вопросы «кто сколько выручки сделал» и «по чьей смене расхождение».

• 📊 Отчёт о розничных продажах формируется при закрытии каждой смены — в нём видно сумму выручки, оплату наличными и картой.
• 👥 Отчёты по продажам в разделе Продажи можно построить с группировкой по кассиру или пользователю — так сравнивают выработку сотрудников за период.
• 🧾 Отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) показывает итог по конкретной смене: с него сверяют фактическую наличность в ящике.

Если за день было несколько кассиров в одной смене, разбивку по каждому даст именно отчёт с группировкой по кассиру — по номеру чека видно, кто его пробил. При расхождении наличных это первый документ, с которого начинают разбор.

Для регулярного контроля удобно сравнивать выручку кассиров за неделю или месяц: отчёт с группировкой по сотруднику покажет, у кого больше возвратов, у кого средний чек выше, где чаще бывают расхождения. Это точнее, чем сверять бумажные Z-отчёты вручную, и не требует закрытия смены — отчёт строится по уже проведённым документам.

Частые вопросы