Новый оклад в ЗУП 3.1: штатное расписание, документы и перерасчёт

Чтобы поменять оклад сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1, проведите документ Изменение оплаты труда (раздел Зарплата) с датой, с которой действует новая сумма. Если в базе ведётся история штатного расписания, сначала поменяйте оклад в штатном расписании документом Изменение штатного расписания — и в нём же можно сразу пересчитать оплату всем, кто сидит на этой позиции.

Старый оклад в справочнике сотрудника руками не правят: в ЗУП оклад хранится как плановое начисление с датой. Поэтому любое изменение — это документ. Ниже порядок для одного сотрудника, для целой позиции и для всего отдела.

Что проверить до изменения оклада

Сначала выясните, как в вашей базе устроено штатное расписание. От этого зависит, какой документ сработает, а какой не проведётся.

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке Настройка штатного расписания. Там четыре флажка, которые нас интересуют:

• 📋 Ведется штатное расписание — без него позиций нет, оклад меняют только кадровыми документами.
• 🕓 Ведется история изменения штатного расписания — если включено, позицию нельзя просто отредактировать, нужен документ с датой.
• ✅ Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию — если оклад в документе не совпадает с позицией, документ не проведётся.
• ↔️ Используется «вилка» окладов и надбавок — тогда допустим любой оклад внутри диапазона «от — до».

Ещё три вопроса до начала работы:

1. С какой даты действует новый оклад. Дата из приказа или допсоглашения — она же дата документа в 1С.
2. Закрыт ли месяц. Если начисление за этот месяц уже проведено, программа сделает перерасчёт — это нормально, но его надо будет проверить.
3. Это повышение по всей организации или нет. От этого зависит флажок индексации и средний заработок (подробно — в разделе про средний заработок).

Способ 1. Поменять оклад в штатном расписании ЗУП

Этот путь нужен, когда меняется оклад самой должности, а не одного человека. Например, всем бухгалтерам на позиции «Бухгалтер» поднимают оклад с 60 000 до 66 000 ₽.

Если история штатного расписания не ведётся

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Двойным щелчком откройте нужную позицию.
3. В табличной части начислений поменяйте сумму оклада и запишите позицию.

Сотрудникам при этом оклад не поменяется. Позиция — это шаблон для новых приёмов и переводов. Тем, кто уже работает, проведите Изменение оплаты труда (способ 2) или массовый документ (раздел про массовое изменение).

Если история ведётся

Здесь позицию напрямую не отредактировать — карточка закрыта. Порядок такой:

1. В списке Кадры → Штатное расписание нажмите кнопку Изменить и создайте документ Изменение штатного расписания.
2. Укажите месяц, с которого действуют изменения.
3. Добавьте позицию через подбор и поменяйте оклад в строке начислений.
4. Включите флажок изменения оплаты труда сотрудников — на отдельной вкладке программа покажет всех, кто занимает эти позиции, с новыми суммами.
5. Проверьте список, проведите документ.

Так одним документом вы меняете и штатку, и оклады людей. Для отдела в 15 человек это пять минут вместо пятнадцати отдельных документов.

Как поменять оклад в штатном расписании задним числом? Поставьте в документе прошлый месяц. Если зарплата за него уже начислена, ЗУП зарегистрирует перерасчёт, и разница начислится в следующем расчёте.

Способ 2. Документ «Изменение оплаты труда» для одного сотрудника

Самый частый случай: человек остаётся на той же должности и в том же подразделении, меняется только сумма.

1. Откройте Зарплата → Изменения оплаты труда.
2. Нажмите Создать → Изменение оплаты труда.
3. Выберите сотрудника и укажите дату изменения.
4. Программа заполнит текущие плановые начисления. В строке оклада (Оклад по дням или Оклад по часам — что у вас используется) впишите новую сумму.
5. Если повышение затрагивает всю организацию или подразделение, поставьте флажок индексации заработка.
6. Проведите документ и распечатайте допсоглашение через Печать.

Чем этот документ лучше кадрового перевода для простого повышения: он не создаёт кадрового мероприятия «перевод», значит не попадает в сведения о трудовой деятельности и не печатает приказ Т-5.

Способ 3. Кадровый перевод, когда меняется не только сумма

Кадровый перевод нужен, если вместе с окладом меняется должность, подразделение, позиция штатного расписания или график. Повышение бухгалтера до главного бухгалтера с новым окладом — это перевод, а не изменение оплаты.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Создайте документ Кадровый перевод.
3. Выберите сотрудника и дату перевода.
4. Поставьте флажки того, что меняется: должность или позицию и начисления.
5. На вкладке оплаты труда укажите новый оклад.
6. Проведите документ. В Печать — приказ Т-5 и допсоглашение.

Если должность изменилась, перевод попадёт в сведения о трудовой деятельности для СФР, поэтому дату и формулировку в нём лучше сверить с приказом до проведения.

Какой документ выбрать

Массовое изменение окладов сотрудников

Ежегодная индексация на 8 % по всей организации — типичная задача, где поштучные документы съедят день. В ЗУП 3.1 для неё два инструмента.

«Изменение плановых начислений»

1. В Зарплата → Изменения оплаты труда нажмите Создать → Изменение плановых начислений.
2. Укажите дату и выберите начисление — Оклад по дням.
3. Заполните список сотрудников кнопкой заполнения (по организации или подразделению) или подбором.
4. Впишите новые суммы. Если оклады разные, удобнее выгрузить таблицу, посчитать и вставить обратно, чем править по одной строке.
5. Проведите документ.

Документ меняет одно начисление у многих людей и не трогает позиции штатного расписания. Если штатка с историей и включена проверка — сначала проведите Изменение штатного расписания, иначе документ может не провестись.

«Кадровый перевод списком»

Подходит, если вместе с окладом у группы людей меняются позиции — например, после реорганизации отдела. Создаётся из журнала Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Работает как обычный перевод, только по таблице сотрудников.

Как новый оклад влияет на зарплату и средний заработок

Изменение в середине месяца

ЗУП делит месяц по датам. Пример: оклад 50 000 ₽, с 15-го числа — 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, из них 10 до изменения и 10 после.

• 50 000 / 20 × 10 = 25 000 ₽
• 60 000 / 20 × 10 = 30 000 ₽
• Итого за месяц: 55 000 ₽

В документе Начисление зарплаты у сотрудника будет две строки оклада — по старой и по новой сумме. Это не задвоение, а два периода.

Изменение задним числом

Если оклад поменяли с даты, за которую зарплата уже начислена, ЗУП регистрирует перерасчёт. Разница появится в следующем документе Начисление зарплаты отдельными строками за прошлый период. Отпускные, больничные и командировочные, попавшие в этот период, тоже могут потребовать пересчёта — список таких документов программа показывает в перерасчётах.

Индексация и средний заработок

Когда оклады повышают в целом по организации, филиалу или подразделению, средний заработок для отпускных и командировочных повышают на коэффициент. Это требование пункта 16 Положения, утверждённого Постановлением Правительства № 922.

Флажок индексации в документе как раз и сообщает программе, что повышение — индексация. Пример: оклад был 50 000 ₽, стал 55 000 ₽. Коэффициент 55 000 / 50 000 = 1,1. Если отпуск начинается после повышения, выплаты расчётного периода до повышения умножаются на 1,1.

На пособия по больничному и декрету индексация оклада не влияет: их считают по своим правилам, исходя из заработка за два предыдущих года.

Как проверить, что новый оклад применился

После проведения документа не ждите расчёта зарплаты — проверьте сразу, пока ошибку легко поправить.

1. Карточка сотрудника. Откройте сотрудника и посмотрите текущие плановые начисления и историю оплаты труда: новая сумма должна быть с вашей даты.
2. Отчёт по плановым начислениям. В отчётах раздела Зарплата найдите отчёт по плановым начислениям сотрудников и сформируйте его на дату после изменения. Удобно для массовых изменений: видно всех сразу.
3. Штатное расписание. В Кадры → Штатное расписание сверьте оклад позиции, если меняли её.
4. Расчётный листок. После Начисления зарплаты за месяц изменения сформируйте листок: при смене в середине месяца должно быть две строки оклада.
5. Перерасчёты. Если дата была в прошлом, проверьте, что разница попала в следующий расчёт.

Если документ не проводится

• 🚫 Сообщение о несоответствии штатному расписанию. Оклад выходит за позицию. Поменяйте позицию или включите вилку окладов.
• 🚫 У сотрудника уже есть документ на более позднюю дату. Плановые начисления выстраиваются по датам. Если после вашей даты уже есть перевод или изменение оплаты, проверьте, какой оклад указан в нём — он перекроет ваш.
• 🚫 Нет нужного начисления в списке. Вид начисления оклада не добавлен в настройки. Посмотрите Настройка → Начисления.

Частые вопросы об изменении оклада в 1С ЗУП