Меняем оклады в 1С 8.3: одному сотруднику, списком и через штатное расписание

Оклад сотрудника в 1С 8.3 меняется кадровым документом, а не правкой в карточке. В ЗУП 3.1 одному человеку оклад поднимают через Кадры → Кадровые переводы либо Зарплата → Изменение оплаты труда сотрудников; в Бухгалтерии 3.0 — через Зарплата и кадры → Кадровые документы → Кадровый перевод. Новая сумма действует с даты документа, старая остаётся в истории.

Разберём три ситуации: поменять оклад одному сотруднику, поднять оклады всему подразделению списком и провести изменение, когда в базе ведётся штатное расписание. Заодно — что именно правится в табличной части с видами начислений и как убедиться, что зарплата за месяц пересчиталась верно.

Сразу определите свой случай — от этого зависит документ:

С чего начать: где лежит оклад и что проверить до изменения

Оклад — это плановое начисление сотрудника, а не отдельное поле «ставка». Он хранится в последнем проведённом кадровом документе: приёме на работу, кадровом переводе или изменении оплаты. Поэтому «поменять оклад» = провести новый документ на нужную дату, а не исправить старый.

Перед изменением проверьте три вещи:

• 📅 Дата, с которой действует новый оклад. Обычно это 1-е число месяца. С этой даты 1С начнёт считать по новой сумме; за дни до неё — по старой.
• 📝 Основание. Повышение оклада — изменение условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ). Нужны приказ и допсоглашение; сотрудника предупреждают заранее, если инициатива работодателя по ст. 74 ТК РФ.
• 🔎 Текущий оклад сотрудника. Откройте карточку: Кадры → Сотрудники, выберите человека, ссылка Выплаты, учёт затрат (в ЗУП) или Оплата труда в кадровом переводе. Посмотрите, какое начисление назначено — «Оплата по окладу», «Оплата по дням» или «Оплата по часам». Менять будете именно его.

В Бухгалтерии 3.0 блок зарплаты упрощён: оклад виден в карточке сотрудника и в последнем кадровом документе. Массовых инструментов меньше — об этом ниже.

Как поменять оклад одному сотруднику

Два рабочих варианта. Если должность и подразделение остаются прежними, а меняется только сумма — удобнее «Изменение оплаты труда». Если сотрудник одновременно переходит на другую должность — «Кадровый перевод».

Через «Изменение оплаты труда сотрудника» (ЗУП 3.1):

1. Откройте Зарплата → Изменение оплаты труда сотрудников и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, сотрудника и месяц, с которого действует новый оклад.
3. В табличной части начислений найдите строку с окладом. Впишите новый размер в колонку Результат (или Показатель, если оклад задан через показатель расчёта).
4. Проверьте дату — она должна совпадать с датой приказа о повышении.
5. Провести и закрыть.

Через «Кадровый перевод»:

1. Кадры → Кадровые переводы, кнопка Создать.
2. Выберите сотрудника и дату перевода.
3. На закладке Главное при необходимости смените должность или подразделение.
4. Поставьте флажок Изменить начисления (или Оплата труда) — откроется табличная часть. Исправьте сумму оклада.
5. Проведите документ.

В Бухгалтерии 3.0 путь короче: Зарплата и кадры → Кадровые переводы → Создать, установите флажок изменения оплаты и впишите новый оклад.

Как поднять оклады сразу всему подразделению

Когда оклады меняются списком — например, индексация на 10 % по отделу — вводить каждый документ руками не нужно. В ЗУП 3.1 для этого есть «Изменение плановых начислений».

1. Откройте Зарплата → Изменение плановых начислений организации (в некоторых релизах — Изменение плановых начислений) и нажмите Создать.
2. Укажите месяц изменения.
3. Выберите вид начисления, который правите, — чаще всего Оплата по окладу (или Оплата по дням).
4. Кнопкой Подбор или Заполнить добавьте сотрудников. Можно отобрать всех по подразделению: в форме подбора поставьте фильтр по нужному подразделению и отметьте людей.
5. Задайте новое значение. Два способа:
   • вписать новую сумму оклада каждому вручную;
   • применить индексацию: указать процент или коэффициент, и 1С сама пересчитает оклады выбранных сотрудников.
6. Провести и закрыть.

Альтернатива — Кадры → Кадровые переводы списком: он удобнее, если вместе с окладом у группы меняются должность или подразделение.

В Бухгалтерии 3.0 полноценного массового инструмента нет. Если сотрудников немного, оклады меняют отдельными кадровыми переводами. Когда штат большой и нужна регулярная индексация — это сигнал, что учёт зарплаты пора вести в ЗУП с последующей синхронизацией в Бухгалтерию.

Индексация и средний заработок: важный нюанс

Когда оклады повышают всем сотрудникам организации или подразделения, это не просто смена суммы — это индексация заработка. Для расчёта среднего (отпускные, больничные, командировки) индексация обрабатывается иначе, чем точечное повышение одному человеку.

В ЗУП 3.1 у повышения есть признак, по которому программа понимает: это индексация, и при расчёте среднего заработка выплаты за период до повышения нужно скорректировать на коэффициент роста окладов. Если провести массовое повышение обычным переводом без этого признака, средний заработок посчитается без корректировки — и отпускные после индексации выйдут заниженными.

Практический вывод: массовое повышение окладов всей организации проводите именно как индексацию, а не как набор отдельных переводов. Тогда 1С сама подтянет коэффициент в расчёт среднего. Точечное повышение одному сотруднику (например, по итогам аттестации) индексацией не считается — его проводят обычным изменением оплаты.

Табличная часть и виды начислений: что именно вы правите

Оклад в 1С — это строка в табличной части Начисления (она же «плановые начисления»). Важно менять правильную строку, иначе сумма изменится, а расчёт — нет.

У сотрудника может быть назначено одно из начислений:

• 💰 Оплата по окладу — фиксированная месячная сумма за полностью отработанный месяц.
• 📆 Оплата по окладу (по дням) — оклад, который делится на норму рабочих дней; частый вариант в ЗУП.
• ⏱️ Оплата по часам / по тарифной ставке — почасовая ставка вместо месячного оклада.

Меняйте именно ту строку, по которой человек получает основную оплату. Если впишете сумму в неподходящий вид начисления, 1С добавит лишнее начисление поверх старого — сотрудник получит двойную оплату.

Как проверить, что строка верная: в документе наведитесь на вид начисления — во всплывающей подсказке видно формулу расчёта. Для оклада в ней участвует показатель Оклад или ТарифнаяСтавка.

Остальные плановые начисления — надбавки, доплаты за вредность, персональные коэффициенты — в этом же документе не трогайте, если их размер не меняется. Каждая строка живёт отдельно.

Если в базе ведётся штатное расписание

Когда в настройках включено Настройка → Кадровый учёт → Ведётся штатное расписание, оклады привязаны к позициям штатного расписания, а не задаются произвольно. Порядок меняется.

Шаг 1. Измените позицию в штатном расписании. Откройте Кадры → Штатное расписание. Если включён режим с сохранением истории изменений, создайте документ Изменение штатного расписания (или Утверждение штатного расписания на новую дату) и поправьте оклад (либо вилку окладов) нужной позиции.

Шаг 2. Проведите кадровый документ на сотрудника. Создайте кадровый перевод или изменение оплаты. Если позиция указана, оклад подставится из штатного расписания автоматически.

Если в настройках включена автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, 1С не даст провести перевод с окладом вне вилки позиции — сначала расширьте вилку в самом штатном расписании. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Соответствие штатному расписанию покажет расхождения, если они появились.

Как проверить результат и пересчитать зарплату

После проведения документа оклад вступает в силу с его даты. За месяц, в котором произошло изменение, 1С считает зарплату пропорционально: дни до даты изменения — по старому окладу, дни с даты — по новому.

Проверьте изменение так:

1. Карточка сотрудника. Кадры → Сотрудники, ссылка Выплаты, учёт затрат — видно текущий действующий оклад.
2. Отчёт по кадровым изменениям. Кадры → Кадровые отчёты — отчёты о приёмах и переводах; покажет, с какой даты и какой оклад назначен.
3. Начисление зарплаты. Откройте или пересоздайте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за месяц изменения. В строке сотрудника сумма должна учитывать новый оклад с даты документа.

Если зарплата за месяц уже была начислена до ввода нового оклада, пересоздавать документ начисления не нужно целиком — достаточно внутри него нажать Пересчитать по сотруднику или пересчитать весь документ. Тогда начисление подхватит изменённый оклад.

Для контроля по всему отделу удобен расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — в нём видно, как начислен оклад за дни до и после изменения.

Частые вопросы