Месяц расчёта в 1С:ЗУП 3.1 — от табеля до ведомости в банк на живом примере
Содержание
Чтобы рассчитать зарплату
в 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, нажмите Создать, выберите документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и нажмите Заполнить. Программа сама начислит оклады по табелю, удержит НДФЛ с учётом вычетов и посчитает взносы. Потом остаётся выплатить деньги ведомостью из раздела Выплаты и передать проводки в бухгалтерию.
Работает это только при одном условии: до расчёта в базе должны быть кадровые документы, оклады, табель и отпуска с больничными за месяц. Типичная ситуация: 28-е число, бухгалтер жмёт Заполнить, а у новичка пустая строка. Причина почти всегда одна — приём на работу не проведён. Ниже весь цикл по порядку, с примером на цифрах.
Подготовка ЗУП к расчёту зарплаты: настройки и справочники
Настройки задают один раз, при внедрении. Но если базу вели «как получится», проверьте их до первого расчёта — иначе ошибки размножатся на каждый месяц.
Карточка организации
Путь: Настройка → Организации. Здесь важны четыре вещи:
- 🏢 Реквизиты и регистрация в налоговом органе — без них не сформируется 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ.
- 📊 Тариф страховых взносов — общий, для МСП или льготный. От него зависит, какие ставки применит программа.
- ⚠️ Ставка взносов на травматизм — по уведомлению из СФР (бывший ФСС, переименован в 2023 году). Её вводят на каждый год, минимум — 0,2 %.
- 📅 Дата выплаты зарплаты и аванса — от неё зависит контроль сроков и предупреждения о задержке.
Параметры расчёта
Путь: Настройка → Расчет зарплаты. Галочками здесь включают то, что реально нужно компании: учёт сдельной работы, сверхурочных, премий, исполнительных листов, ночных часов. Лишнее не включайте — каждая опция добавляет поля и документы.
Отсюда же открывают справочники Начисления и Удержания. В типовой поставке уже есть «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу», «Премия», «Районный коэффициент» и десятки других видов. Новый вид создают, только если типовой не подходит по формуле или по налогообложению.
Свою премию лучше делать копированием типовой «Премии». Так вы сохраните правильные настройки НДФЛ, взносов и отражения в учёте, а поменяете только формулу.
Способы отражения в бухучёте
Для каждого начисления указывают, на какой счёт затрат оно пойдёт: 20, 25, 26, 44. Если пропустить этот шаг, вся зарплата уйдёт в бухгалтерию на один счёт по умолчанию, и потом придётся разносить её вручную.
Сотрудники, оклады и табель: исходные данные для расчёта
ЗУП считает зарплату не по карточке сотрудника, а по кадровым документам. Карточка — это только анкета.
Что должно быть проведено
- Приём на работу —
Кадры → Приемы, переводы, увольнения. В документе на вкладке «Оплата труда» задают вид начисления и оклад, график работы, аванс. - Кадровый перевод — если меняется оклад. Новую сумму программа применит с даты перевода и сама разделит месяц на две части.
- Увольнение — чтобы человек не попал в следующий расчёт. Окончательный расчёт делают в самом документе увольнения.
- Отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы, отпуск без сохранения оплаты. Каждое — своим документом в разделе
Зарплата.
Табель
Если работают пятидневкой по графику, отдельный табель не нужен: ЗУП берёт норму из графика и вычитает отклонения. Табель вводят при суммированном учёте, сменах, неполном дне или когда нужно отметить сверхурочные.
Отпуск или больничный, введённый после проведения расчёта, программа не учтёт в уже готовом документе. Его нужно перезаполнить — или изменение попадёт в перерасчёт следующего месяца.
Как рассчитать зарплату за месяц: документ «Начисление зарплаты и взносов»
Это главный документ цикла. Порядок работы:
- Откройте
Зарплата → Начисления зарплаты и взносови создайте документ. - Укажите месяц начисления и организацию. Подразделение — по желанию: так считают зарплату частями.
- Нажмите
Заполнить. Программа подтянет всех, кто работал в этом месяце. - Проверьте вкладки по очереди: начисления, удержания, НДФЛ, взносы.
- Разовые суммы — премию, материальную помощь — добавьте строкой или отдельным документом «Премия» и «Разовое начисление».
- Проведите документ.
Что делать, если сумма вызывает вопрос
Встаньте на строку и откройте расшифровку: ЗУП покажет показатели, по которым шёл расчёт — оклад, норму дней, отработанные дни. Править результат вручную можно. Но тогда сумма зафиксируется, и при перезаполнении её придётся снова проверять.
Пример расчёта на цифрах
Сотрудник с окладом 60 000 ₽, один ребёнок. В месяце 22 рабочих дня, два дня взял за свой счёт — отработал 20.
| Показатель | Расчёт | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| Начислено по окладу | 60 000 / 22 × 20 | 54 545,45 |
| Вычет на первого ребёнка | — | 1 400,00 |
| НДФЛ 13 % | (54 545,45 − 1 400) × 13 % = 6 908,91 → округляем до рубля | 6 909 |
| На руки за месяц | 54 545,45 − 6 909 | 47 636,45 |
| Аванс, выплаченный 20-го | — | 25 000,00 |
| К выплате в окончательный расчёт | 47 636,45 − 25 000 | 22 636,45 |
| Взносы по единому тарифу 30 % | 54 545,45 × 30 % | 16 363,64 |
| Взносы на травматизм 0,2 % | 54 545,45 × 0,2 % | 109,09 |
Взносы платит работодатель сверх зарплаты, из суммы сотрудника они не вычитаются. Налог считают в целых рублях — это требование НК РФ, и ЗУП делает округление сам.
Удержания и вычеты по НДФЛ при начислении зарплаты
Вычеты
Стандартный вычет на детей предоставляют по заявлению сотрудника. Его регистрируют в разделе Налоги и взносы — в журнале заявлений на вычеты. Там же вводят имущественные и социальные вычеты по уведомлению из ИФНС.
Суммы детских вычетов с 2025 года:
- 👶 первый ребёнок — 1 400 ₽ в месяц;
- 👶 второй — 2 800 ₽;
- 👶 третий и каждый следующий — 6 000 ₽;
- ⛔ вычет прекращается с месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽.
ЗУП сам отслеживает лимит и перестанет давать вычет в нужном месяце. Если сотрудник пришёл в середине года, введите доходы с прошлой работы — иначе лимит посчитается неверно.
Прогрессивная шкала НДФЛ
С 2025 года ставок для резидентов пять: 13 % — до 2,4 млн ₽ дохода за год, затем 15 %, 18 %, 20 % и 22 % по ступеням до 5, 20 и 50 млн ₽. Отдельный учёт ставки не нужен: программа переключает её сама по накопленному доходу. Главное — чтобы весь доход за год был в одной базе.
Удержания
| Вид удержания | Где оформить | Ограничение |
|---|---|---|
| Алименты, взыскания по суду | Документ «Исполнительный лист» в разделе Зарплата | 20–70 % от заработка после НДФЛ, по ст. 138 ТК РФ |
| Добровольные: профсоюз, займ, страховка | Документ удержания по заявлению сотрудника | По сумме заявления |
| Возврат неотработанного аванса, счётная ошибка | Отдельное удержание по решению работодателя | Не более 20 % выплаты, ст. 138 ТК РФ |
Удержание считается на вкладке «Удержания» того же документа начисления. Отдельно его запускать не надо.
Выплата зарплаты: аванс, ведомости и реестр в банк
Выплаты в ЗУП собраны в разделе Выплаты. Тип ведомости выбирают по способу оплаты:
| Ведомость | Когда нужна |
|---|---|
| Ведомость в банк | Зарплатный проект: программа формирует файл реестра для банка |
| Ведомость на счета | Перевод на личные карты сотрудников без зарплатного проекта |
| Ведомость в кассу | Наличные через кассу организации |
| Ведомость раздатчику | Выдача через ответственное лицо на удалённой площадке |
Аванс
По ст. 136 ТК РФ зарплату платят не реже двух раз в месяц. Способ расчёта аванса задают в документе приёма: фиксированной суммой, процентом от оклада или по отработанному времени. В последнем случае перед выплатой проводят документ «Начисление за первую половину месяца».
В ведомости укажите вид выплаты «Аванс» и месяц, затем нажмите Заполнить.
Окончательный расчёт
Ведомость с видом выплаты «Зарплата за месяц» заполнится остатком к выплате: в примере — 22 636,45 ₽. При выплате ЗУП регистрирует удержанный НДФЛ по дате фактической выплаты.
Не проводите ведомость, пока банк не подтвердил перечисление. Если деньги не ушли, а ведомость проведена, налог окажется удержанным по дате, когда сотрудник ничего не получил. Это сразу собьёт 6-НДФЛ и уведомление.
Зарплатный проект
Договор с банком заводят в настройках выплат, лицевые счета сотрудников вносят списком. Из «Ведомости в банк» выгружается файл реестра, банк возвращает подтверждение, и его загружают обратно в ЗУП. Формат файла должен соответствовать требованиям банка — уточните его у менеджера при подключении.
Отчётность по зарплате из 1С 8.3
Регламентированные отчёты лежат в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Каждый отчёт создают кнопкой Создать, затем нажимают Заполнить — данные возьмутся из проведённых документов.
| Отчёт | Куда | Срок |
|---|---|---|
| Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ | ИФНС | До 25-го числа, по периодам с 1-го по 22-е и с 23-го по конец месяца |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | До 25-го числа следующего месяца |
| 6-НДФЛ | ИФНС | До 25-го числа месяца после квартала, за год — до 25 февраля |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | ИФНС | До 25-го числа месяца после квартала |
| ЕФС-1, кадровые мероприятия | СФР | Не позже следующего рабочего дня после приёма или увольнения |
| ЕФС-1, взносы на травматизм | СФР | До 25-го числа месяца после квартала |
Единый налоговый платёж по НДФЛ и взносам перечисляют до 28-го числа. Уведомления по взносам подают за первый и второй месяц квартала; за третий месяц данные уходят в РСВ.
Перед отправкой 6-НДФЛ сверьте его с уведомлениями за квартал. Сумма удержанного налога в отчёте должна совпадать с суммой уведомлений. Расхождение почти всегда означает ведомость с неверной датой выплаты.
Отчёты для внутренней проверки
В разделе Зарплата откройте отчёты по зарплате:
- 🧾 Расчётный листок — для сотрудника и для быстрой проверки одной фамилии.
- 📋 Расчётная ведомость Т-51 — свод начислений, удержаний и сумм к выплате по всем.
- 📈 Свод начислений, удержаний и выплат — сверка с бухгалтерией по итогам.
Автоматизация расчёта зарплаты в 1С: обмены и сервисы
Расчёт в Бухгалтерии 3.0 и обмен с ЗУП
Небольшие компании часто считают зарплату прямо в 1С:Бухгалтерии 3.0. Там нет табелей и сложных начислений, но оклад, НДФЛ, вычеты и взносы программа посчитает.
| Действие | 1С:ЗУП 3.1 | 1С:Бухгалтерия 3.0 |
|---|---|---|
| Начисление | Зарплата → Начисления зарплаты и взносов | Зарплата и кадры → Все начисления |
| Выплата | раздел Выплаты, ведомости | Зарплата и кадры → Ведомости в банк (и в кассу) |
| Отчётность | Отчетность, справки → 1С-Отчетность | Отчеты → Регламентированные отчеты |
Если зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в Бухгалтерии, связь даёт синхронизация. В ЗУП в конце месяца проводят документ «Отражение зарплаты в бухучете». После обмена в Бухгалтерии появится одноимённый документ с проводками Дт 20 (26, 44) Кт 70 и Кт 69 по взносам. В самой Бухгалтерии в этом случае включают настройку «Зарплата ведётся во внешней программе».
Приёмы, которые ускоряют ежемесячный расчёт
Пять приёмов, которые реально сокращают работу:
- ⚡ Плановые начисления в кадровых документах. Надбавки и премии с постоянной суммой задайте один раз при приёме. Тогда каждый месяц их не нужно добавлять вручную.
- 🔁 Перерасчёты. Если исправить документ прошлого месяца, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Его подхватит следующее начисление — старый документ перепроводить не придётся.
- 🏦 Обмен с банком по зарплатному проекту. Реестр уходит файлом, подтверждение загружается обратно. Ручной ввод счетов исчезает.
- 👤 1С:Кабинет сотрудника . Расчётные листки, заявления на отпуск и справки сотрудники получают сами, без писем бухгалтеру.
- 📤 1С-Отчетность. Отчёты уходят в ИФНС и СФР прямо из программы, квитанции видны в журнале.
Ошибки при расчёте зарплаты и как их найти
Частые вопросы
Можно ли рассчитать зарплату не за весь месяц, а только одному сотруднику?
Как пересчитать зарплату, если документ уже проведён и выплата прошла?
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Где взять расчётный листок для сотрудника?
Зарплата откройте отчёт «Расчётный листок», выберите месяц и фамилию. Его можно распечатать или отправить через Кабинет сотрудника.Чем отличается расчёт зарплаты в ЗУП и в Бухгалтерии?
Источники
- Налоговый кодекс РФ, глава 23 «Налог на доходы физических лиц»
- Налоговый кодекс РФ, глава 34 «Страховые взносы»
- Трудовой кодекс РФ, статьи 136 и 138
- Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»