Пересчёт склада в 1С:Бухгалтерии: от документа до списания недостачи

Инвентаризация товаров в 1С 8.3 проводится тремя документами: Склад → Инвентаризация товаров фиксирует учётный и фактический остаток, а на его основании создаются Оприходование товаров для излишков и Списание товаров для недостачи. Сам документ инвентаризации проводок не делает — бухгалтерский результат дают только два последующих.

Типичная ситуация: магазин закрылся на пересчёт 31-го числа, комиссия насчитала по одной позиции на 3 штуки меньше, по другой — на 2 больше. Ниже пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: что настроить заранее, как ввести факт, какие проводки получатся и чем проверить итог. Отличия в УТ 11 и ERP — в отдельном разделе.

Подготовка к инвентаризации в 1С 8.3

До пересчёта в программе нужно навести порядок. Иначе колонка «учётное количество» будет неверной, и комиссия станет искать расхождения, которых на самом деле нет.

Что сделать в учёте

• 📦 Провести все приходы, отгрузки и перемещения за период до даты инвентаризации. Документ берёт остатки на свою дату: накладная, внесённая задним числом после пересчёта, сдвинет учётные данные.
• 🏬 Проверить учёт по складам. Поле «Склад» в документе появляется, только если включён учёт запасов по складам. Это настройка плана счетов: Главное → Настройки → План счетов, флажок учёта по складам (местам хранения) в блоке запасов.
• 👥 Завести сотрудников-членов комиссии в справочнике физических лиц. Их выбирают на отдельной вкладке документа, и фамилии попадают в печатные формы.
• 🔒 Закрыть период для правок, если в базе работают несколько человек. Дата запрета изменения задаётся в Администрирование → Настройки программы → Дата запрета изменения (или похожем пункте раздела администрирования). Так никто не проведёт отгрузку «вчерашним» числом, пока идёт пересчёт.

Что оформить на бумаге

Основание для инвентаризации — приказ руководителя. В нём указывают состав комиссии, склад и сроки. Обязательные случаи перечислены в ст. 11 закона № 402-ФЗ: смена материально ответственного лица, выявление хищения, пожар или стихийное бедствие, реорганизация и ликвидация, а также случаи из учётной политики.

Шаг 1. Создаём документ «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.

1. Дата — день фактического пересчёта. Программа возьмёт остатки на конец этой даты.
2. Организация — если в базе их несколько.
3. Склад — тот, который пересчитывают. На каждый склад — отдельный документ.
4. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник.
5. На вкладке «Инвентаризационная комиссия» добавьте председателя и членов комиссии.
6. На вкладке «Дополнительно» укажите период проведения (дата начала и окончания), причину инвентаризации и реквизиты приказа.

Заполнение по остаткам

На вкладке «Товары» нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа выведет все позиции, которые числятся на складе на дату документа, с колонками:

Если нужно пересчитать только часть ассортимента, не обязательно заполнять весь склад. Добавьте строки вручную через Добавить или Подбор — учётное количество подтянется по выбранной номенклатуре.

Шаг 2. Вносим фактические остатки и находим расхождения

После заполнения проверьте колонку «Количество факт». В неё могло встать учётное количество — тогда перебивайте только те строки, где комиссия насчитала другое число. Отклонение и суммы пересчитаются сразу.

Как вводить данные быстрее

• 🔎 Поиск по списку. В табличной части работает строка поиска: набираете часть наименования или артикула — список сужается до нужной позиции.
• 📟 Сканер штрихкодов. Если сканер подключён к рабочему месту, а у номенклатуры заполнены штрихкоды, скан находит строку автоматически.
• ➕ Товар, которого нет в учёте. Комиссия нашла позицию, которая по данным 1С отсутствует. Добавьте строку: учёт будет 0, факт — подсчитанное количество, вся строка уйдёт в излишек.

Печать описи и сличительной ведомости

Кнопка Печать в документе выводит унифицированные формы:

• ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» — фактическое наличие, подписи комиссии и МОЛ;
• ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации» — только позиции с расхождениями, с суммами недостачи и излишков.

Формы ИНВ с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свои. Но для большинства компаний встроенные бланки из 1С закрывают вопрос.

Пример расчёта отклонений

Документ проведите и сохраните. Движений по счетам он не сделает: данные пока только зафиксированы.

Шаг 3. Оприходование излишков в 1С 8.3

Из проведённой инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. В новый документ попадут только строки с положительным отклонением.

Какую цену ставить

Программа подставит учётную цену из инвентаризации. Для излишков её нужно проверить: выявленные при инвентаризации запасы оцениваются по текущей рыночной стоимости на дату пересчёта. Возьмите цену последних закупок или прайс поставщика и сохраните подтверждение.

В примере выше: 2 подставки × 300 ₽ = 600 ₽.

Что сформирует документ

Проводки при оприходовании товаров:

• Дт 41.01 Кт 91.01 — 600 ₽, прочий доход;
• для материалов вместо 41.01 будет счёт 10.

В шапке документа выберите статью прочих доходов для излишков. В налоговом учёте стоимость излишков — внереализационный доход (ст. 250 НК РФ), поэтому статья должна быть принимаемой к налоговому учёту.

Шаг 4. Списание недостачи и зачёт пересортицы

Недостачу оформляют аналогично: Создать на основании → Списание товаров из того же документа инвентаризации. В табличную часть попадут строки с отрицательным отклонением.

Проводка при проведении: Дт 94 Кт 41.01 — 1 350 ₽ (3 кружки × 450 ₽). Счёт 94 — промежуточный: недостача висит на нём, пока руководитель не решит, за чей счёт её закрыть.

Как закрыть счёт 94

Закрытие делается операцией вручную: Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. Корреспонденция зависит от решения по недостаче.

Пересортица: когда излишек и недостачу можно зачесть

Пересортица — это когда одна позиция в минусе, а похожая в плюсе: кассир пробивал «кружку синюю» вместо «кружки белой». Методические указания по инвентаризации разрешают взаимный зачёт при четырёх условиях:

1. один и тот же проверяемый период;
2. одно материально ответственное лицо;
3. товары одного наименования (похожие по виду);
4. равное количество излишка и недостачи.

Как оформить в 1С:

1. Оприходуйте излишек и спишите недостачу обычными документами из инвентаризации.
2. Посчитайте разницу в стоимости. Пример: не хватает 5 кружек белых по 200 ₽ (1 000 ₽), лишние 5 кружек синих по 180 ₽ (900 ₽). Разница — 100 ₽.
3. Ручной операцией перенесите доход от излишка в зачёт недостачи: Дт 91.01 Кт 94 — 900 ₽.
4. Остаток 100 ₽ на счёте 94 закройте на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94). Если виновный не установлен, сумму списывают как недостачу сверх норм: Дт 91.02 Кт 94.

Отчёты после инвентаризации: что проверить

Проведя оприходование, списание и операции по счёту 94, сверьте результат тремя отчётами.

Если в ведомости по товарам остаток не сошёлся с описью, причина почти всегда одна из двух:

• 🕒 после инвентаризации внесли документ с более ранней датой — перезаполните учётную колонку и пересоздайте документы оприходования и списания;
• 📄 оприходование или списание проведено датой раньше инвентаризации — исправьте дату и перепроведите.

Инвентаризация в УТ 11, КА и ERP

В торговых и комплексных конфигурациях процесс устроен иначе, и документы называются по-другому. Логика «пересчёт → излишки → недостача» та же, но этапов больше.

В УТ 11 пересчёт можно разбить на несколько заданий по ячейкам или группам товаров и вести их параллельно. В Бухгалтерии такого нет: один склад — один документ, а нужную выборку набирают через подбор.

Частые вопросы