Авансы в 1С:Бухгалтерии 3.0 — поставщикам, от покупателей, подотчётным лицам и по зарплате

Отдельного документа «Аванс» в 1С 8.3 нет. Аванс поставщику оформляют документом Списание с расчетного счета с видом операции «Оплата поставщику», аванс от покупателя — Поступлением на расчетный счет с видом «Оплата от покупателя». Программа сама понимает, что это предоплата: если на дату платежа долга по договору нет, сумма уходит на счёт авансов 60.02 или 62.02.

Отсюда главная ошибка: бухгалтер ищет кнопку «оформить аванс» и пытается провести его вручную операцией. Делать так не нужно. Достаточно правильно указать договор и способ погашения долга — дальше 1С разнесёт и зачтёт аванс сама. Ниже все пути даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Что проверить в настройках до первой предоплаты

Авансы зависят от трёх настроек. Если они выставлены неверно, программа будет зачитывать не те суммы или не начислит НДС.

1. 🧾 Режим налогообложения. Главное → Налоги и отчеты. На ОСНО 1С ведёт НДС с авансов, на УСН — признаёт доход по оплате.
2. 📑 Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Там же, на закладке НДС. Варианты: регистрировать всегда, не регистрировать при зачёте в течение 5 календарных дней, до конца месяца или до конца налогового периода. Выбор влияет на то, какие поступления попадут в обработку счетов-фактур на аванс.
3. 📂 Договоры с контрагентами. Предоплата привязывается к договору. Если у поставщика два договора, а платёж ушёл по одному, а отгрузка — по другому, аванс сам не зачтётся.

Аванс поставщику: от платёжного поручения до выписки

Шаг 1. Платёжное поручение

1. Откройте Банк и касса → Платежные поручения и нажмите Создать.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Заполните получателя, договор и сумму. Ставка НДС подставится из договора или настроек.
4. В назначении платежа укажите «Предоплата по счёту № … от …». Банк и поставщик поймут, за что деньги.

Платёжное поручение проводок не делает. Это только документ для банка.

Шаг 2. Списание с расчётного счёта

Когда банк провёл платёж, введите Списание с расчетного счета. Обычно оно создаётся при загрузке выписки из клиент-банка или кнопкой на основании платёжки. Проверьте в документе поле погашения задолженности:

При проведении появится проводка Дт 60.02 Кт 51 — аванс выданный.

Шаг 3. НДС с выданного аванса (только ОСНО)

Принимать НДС к вычету с предоплаты — право, а не обязанность. Если решили воспользоваться, нужен счёт-фактура поставщика на аванс. Его регистрируют внизу документа списания, по ссылке ввода счёта-фактуры. Вычет 1С отразит регламентным документом Формирование записей книги покупок (Операции → Регламентные операции НДС).

Пример. Перечислили 244 000 ₽, в том числе НДС 22% — 44 000 ₽ (244 000 × 22 / 122).

Поступление товаров и зачёт выданного аванса

Товары или услуги приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В шапке есть ссылка на настройки расчётов: там выбирают договор и способ зачёта аванса — автоматически, по документу или не зачитывать.

При «Автоматически» 1С при проведении найдёт остаток на 60.02 по этому договору и сделает Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму, не больше суммы поставки. Если аванс был 244 000 ₽, а поставка на 200 000 ₽, зачтётся 200 000 ₽. Остаток 44 000 ₽ останется авансом до следующей поставки.

Восстановление НДС, ранее принятого к вычету с аванса, 1С делает документом Формирование записей книги продаж в конце квартала. Восстанавливается доля, пропорциональная зачтённой сумме.

Если зачёт не прошёл автоматически

Бывает, что аванс и поставка оказались на разных договорах. Тогда помогает документ Корректировка долга (Покупки → Корректировка долга):

• 🔁 вид операции «Зачет авансов» — зачитывает предоплату против задолженности одного контрагента;
• ↔️ «Перенос задолженности» — переносит аванс с одного договора на другой.

Аванс от покупателя: НДС на ОСНО и доход на УСН

Поступление денег

Оплату оформляют документом Поступление на расчетный счет, вид «Оплата от покупателя» (из выписки или вручную в Банк и касса → Банковские выписки). Если отгрузки по договору ещё не было, проводка будет Дт 51 Кт 62.02.

Для наличных — Поступление наличных в кассе, проводка Дт 50.01 Кт 62.02.

НДС с полученного аванса на ОСНО

С полученной предоплаты продавец обязан начислить НДС по расчётной ставке 22/122 (до 2026 года — 20/120) и выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней.

1. Откройте Банк и касса → Счета-фактуры на аванс (или Продажи → Счета-фактуры выданные) и запустите регистрацию счетов-фактур на аванс за период.
2. Нажмите Заполнить — обработка подберёт незачтённые предоплаты с учётом порядка регистрации из настроек.
3. Нажмите Выполнить. Создадутся счета-фактуры и проводка Дт 76.АВ Кт 68.02.

Пример: покупатель перечислил 122 000 ₽. НДС с аванса — 22 000 ₽ (122 000 × 22 / 122).

После отгрузки документ Реализация (акт, накладная, УПД) зачтёт аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01. Вычет НДС с аванса (Дт 68.02 Кт 76.АВ) 1С сделает документом Формирование записей книги покупок.

Если счёт-фактура на аванс не зарегистрирован, НДС с предоплаты в декларацию не попадёт — это прямое занижение налога.

Предоплата на УСН

На упрощёнке действует кассовый метод: полученный аванс — доход в день поступления денег. В 1С это происходит само при проведении поступления: сумма попадает в Книгу доходов и расходов. Если товар потом не отгрузили и вернули деньги, доход уменьшается в периоде возврата.

С выданным авансом обратная ситуация. Предоплата поставщику на УСН «Доходы минус расходы» ещё не расход. Расход появится, когда товар оприходован и оплачен, а для товаров для перепродажи — ещё и продан.

Если организация на УСН стала плательщиком НДС из-за превышения порога доходов, порядок с НДС с авансов такой же, как на ОСНО, но ставка зависит от выбранного варианта (общая или пониженная 5%/7%).

Аванс подотчётному лицу и авансовый отчёт

Выдача под отчёт

• 💵 из кассы: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчетному лицу», проводка Дт 71.01 Кт 50.01;
• 💳 на карту: Списание с расчетного счета, вид «Перечисление подотчетному лицу», проводка Дт 71.01 Кт 51.

Отчёт сотрудника

Документ Банк и касса → Авансовые отчеты. Закладки:

1. Авансы — выданные суммы, по которым он отчитывается.
2. Товары — купленные ТМЦ (Дт 10 / 41 Кт 71.01).
3. Оплата — оплата поставщику за организацию (Дт 60 Кт 71.01).
4. Прочее — суточные, проезд, услуги (Дт 26 / 44 Кт 71.01).

Внизу документа 1С покажет остаток: долг сотрудника или перерасход.

Остаток и перерасход

• ↩️ Остаток сотрудник вносит в кассу: Поступление наличных, вид «Возврат от подотчетного лица».
• ➕ Перерасход возмещают выдачей с видом «Выдача подотчетному лицу» со ссылкой на авансовый отчёт.
• ✂️ Невозвращённый аванс можно удержать из зарплаты, но не позже месяца с окончания срока возврата и при отсутствии возражений сотрудника по сумме и основанию.

Аванс по зарплате и НДФЛ

Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, поэтому «аванс» в 1С часто означает первую половину зарплаты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0. Выплату оформляют ведомостью: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу, на счета). В ведомости выберите вид выплаты «Аванс» и заполните список. После выплаты введите списание с расчётного счёта с видом «Перечисление заработной платы» по этой ведомости.

В 1С:ЗУП 3.1. Аванс задают в карточке сотрудника: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. В последнем случае его считают документом Начисление за первую половину месяца, затем создают ведомость с видом выплаты «Аванс».

С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, в том числе с аванса. Перечисляют его единым налоговым платежом:

Как проверить расчёты и найти незачтённые авансы

Раз в месяц, до закрытия, пройдитесь по трём отчётам:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и 62 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Включите детализацию по контрагентам и договорам. Красный флаг — у одного договора одновременно сальдо на 60.01 и 60.02. Значит, аванс не зачёлся.
2. Анализ субконто по контрагенту — видно движение по всем счетам расчётов сразу, удобно перед звонком поставщику.
3. Акт сверки взаиморасчётов (Покупки → Акты сверки расчетов или Продажи → Акты сверки расчетов). Его отправляют контрагенту и получают подтверждение.

Для НДС полезно сверить остаток на 76.АВ с незачтёнными авансами на 62.02. Сумма на 76.АВ должна равняться НДС, рассчитанному по ставке 22/122 от сальдо 62.02, если все авансы облагались этой ставкой.

Ошибки с авансами и как их исправить

Аванс не зачёлся при поставке. Чаще всего в поступлении выбран другой договор или стоит «Не зачитывать». Откройте документ, исправьте договор или способ зачёта, перепроведите. Если договоры разные по существу — используйте «Корректировку долга».

Платёж ушёл в аванс, хотя гасил долг. В списании стояло «Не погашать». Поменяйте на «Автоматически» или «По документу» и перепроведите. Потом проверьте, не создался ли по этому платежу лишний счёт-фактура на аванс.

Счёт-фактура на аванс создан на сумму, зачтённую в том же месяце. Возникает при варианте «Регистрировать всегда». Это не ошибка учёта, но лишняя работа и лишние строки в книгах продаж и покупок. Если удобнее, смените порядок регистрации в настройках НДС.

Авансы перепроведены задним числом. Перепроведение банковских документов за закрытый квартал сдвигает зачёт и НДС. Перед этим проверьте, не сдана ли декларация. Если сдана — исправления делайте в текущем периоде.

Частые вопросы