Доверенность на получение ТМЦ в 1С 8.3: от карточки сотрудника до печатной формы М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 делают в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, выбрать сотрудника, поставщика, срок действия, заполнить список товаров и напечатать форму М-2. Быстрее всего создать её из счёта поставщика командой Создать на основании → Доверенность — товары и контрагент подтянутся сами.

Правильно оформить доверенность в 1С 8 можно тремя путями. Вручную — когда счёта в базе нет и сотрудник едет за товаром по устной договорённости. На основании счёта — самый частый вариант, ошибок меньше. Копированием старой доверенности — когда за одним и тем же товаром к одному поставщику ездят каждую неделю. Для подписи электронных документов в ЭДО бумажная М-2 не подходит: там нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

Какие доверенности оформляют в 1С и зачем каждая

В 1С 8.3 под словом «доверенность» скрываются разные документы. Путать их нельзя: у каждого своё место в программе и своя юридическая сила.

Формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свою форму в учётной политике. На практике почти все продолжают печатать М-2 — поставщики привыкли к ней и не задают вопросов.

Что заполнить в справочниках до создания документа

Половина проблем с печатной формой — это пустые справочники. Документ проведётся, а в бланке окажутся пропуски вместо паспорта или подписи руководителя.

Физическое лицо — получатель

В доверенность выбирают физическое лицо, а не сотрудника. Откройте Справочники → Физические лица (в БП 3.0 этот список доступен и через Зарплата и кадры → Справочники).

В карточке проверьте:

• 🪪 ФИО полностью, без сокращений;
• 📘 документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан;
• 👔 должность — она попадает в бланк из кадровых данных, если сотрудник принят в программе.

Паспортные данные хранятся с датой. Если сотрудник поменял паспорт, добавьте новую запись с датой замены, а не перезаписывайте старую. Тогда старые доверенности напечатаются со старым паспортом, а новые — с новым.

Организация и подписи

В бланке М-2 две подписи: руководителя и главного бухгалтера. Их берут из карточки организации: Главное → Организации, открыть организацию, блок ответственных лиц или подписей.

• ✅ укажите руководителя и главного бухгалтера с датой начала полномочий;
• ✅ при смене директора добавьте новую запись, старую не удаляйте;
• ✅ если подписывает не директор, а уполномоченное лицо — заведите его в том же блоке.

Контрагент и договор

Поставщик должен быть в справочнике Контрагенты с банковским счётом: реквизиты счёта попадают в бланк в строку «на получение от». Договор нужен, если вы ведёте расчёты в разрезе договоров.

Как сделать доверенность в 1С 8.3 пошагово

Порядок дан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. В других конфигурациях поля похожи, отличается путь (об этом в следующем разделе).

Шаг 1. Откройте список доверенностей

Раздел Покупки → Доверенности. Список заодно служит журналом выданных доверенностей: номер, дата, кому, от кого, срок.

Шаг 2. Создайте документ

Нажмите Создать. Номер присвоится при записи автоматически, нумерация идёт в пределах года и организации. Дату выдачи оставьте сегодняшней или поставьте фактическую.

Дата выдачи — обязательный реквизит. По ст. 186 ГК РФ доверенность без даты ничтожна. В 1С без даты документ не запишется, но если бланк печатают пустым и заполняют вручную, про дату забывают.

Шаг 3. Заполните шапку

1. Организация — если в базе их несколько.
2. Физическое лицо — получатель ценностей.
3. Срок действия — дата, до которой доверенность действует.
4. Контрагент — от кого получают товар.
5. Договор и банковский счёт поставщика — если нужны.
6. Основание — номер и дата счёта или наряда, по которому получают товар.

Срок на практике ставят 10–15 дней, для регулярных поставок — до месяца. Закон предельного срока не ограничивает, а если срок не указан, доверенность действует один год.

Шаг 4. Заполните табличную часть

На закладке с товарами перечислите, что сотрудник получит: наименование, единицу измерения и количество. Можно выбрать номенклатуру из справочника или вписать наименование текстом, если такой позиции ещё нет в базе.

Шаг 5. Запишите и напечатайте

Записать и закрыть или Провести. Доверенность не формирует проводок и не влияет на учёт — это первичный документ для склада и поставщика. Затем Печать → Доверенность (М-2) или М-2а.

Вариант на основании счёта поставщика

Если счёт поставщика уже введён (Покупки → Счета от поставщиков), откройте его и выберите Создать на основании → Доверенность. Программа перенесёт контрагента, договор и товары. Останется выбрать физическое лицо и срок.

Отличия в 1С:Бухгалтерии, УТ 11 и других конфигурациях

Сам документ устроен одинаково: шапка, табличная часть, печатная форма М-2. Различается путь и источник данных о сотруднике.

Если БП и ЗУП работают в паре, паспорт сотрудника меняйте в ЗУП. При синхронизации данные уйдут в бухгалтерию. Правка в БП может перезаписаться при следующем обмене.

Шаблоны и массовое оформление

Отдельного механизма «шаблонов доверенностей» в типовых конфигурациях нет. Его заменяют три приёма.

• 📋 Копирование. Выделите прошлую доверенность в списке и нажмите F9 или команду копирования. Новый номер и дата проставятся сами — поменяйте срок и количество.
• 🔗 Ввод на основании. Создавайте доверенности из счетов поставщиков. Это и шаблон, и защита от ошибок в наименованиях.
• 🖨️ Групповая печать. Выделите в списке несколько доверенностей (Ctrl или Shift + клик) и нажмите Печать. Все бланки откроются в одном окне.

Для массовой правки реквизитов (например, продлить срок у десятка доверенностей) подойдёт обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Отберите документы «Доверенность» и задайте новое значение поля.

Если нужна своя форма бланка — например, утверждённая в учётной политике — делают внешнюю печатную форму. Типовой макет не правят: при обновлении он вернётся к исходному виду.

Печать бланка и хранение доверенностей

Бланк М-2 печатается на одном листе из двух частей. Слева — корешок, он остаётся в организации. Справа — сама доверенность, её отдают сотруднику. На обороте — список ценностей.

Порядок после печати:

1. Сотрудник расписывается в графе «Подпись лица, получившего доверенность».
2. Руководитель и главный бухгалтер подписывают доверенность.
3. Сотрудник расписывается в корешке за получение бланка.
4. Корешок остаётся в бухгалтерии, доверенность уходит к поставщику.

Печать организации с 2013 года не обязательна, если в учётной политике не сказано иное. Поставщик вправе попросить её, но требовать по закону не может.

Хранить корешки, журнал и неиспользованные возвращённые доверенности нужно не менее пяти лет — как любые первичные документы (ст. 29 402-ФЗ). Неиспользованную доверенность сотрудник возвращает; её прикладывают к корешку и помечают «не использована».

Если доверенность потеряна или испорчена

Испорченный при печати бланк не выбрасывают. На нём пишут «испорчено», подписывают и подшивают к корешкам, а документ в 1С помечают на удаление или оставляют с комментарием. Номер повторно не используют.

Если сотрудник потерял выданную доверенность, действуйте в таком порядке:

1. Письменно известите поставщика, что доверенность с этим номером и датой отменена.
2. В 1С оставьте в документе комментарий с датой и причиной отмены.
3. Оформите новую доверенность с новым номером — копированием старой.
4. Объяснительную сотрудника приложите к корешку утерянной доверенности.

Так у вас останется след на случай, если по потерянному бланку кто-то попробует получить товар.

Электронные доверенности и связь с ЭДО

Бумажная М-2 работает только для бумажной накладной. Когда документы приходят по ЭДО и сотрудник подписывает их своей подписью, а не подписью директора, нужна машиночитаемая доверенность.

Чем МЧД отличается от М-2:

• 🔐 оформляется в электронном виде по формату ФНС, подписывается КЭП руководителя;
• 🌐 регистрируется в распределённом реестре, оттуда её проверяют контрагенты;
• 📎 прикладывается к каждому документу, который подписывает сотрудник.

В 1С с подключённым 1С-ЭДО машиночитаемые доверенности создают в настройках электронного документооборота (раздел Администрирование, блок обмена электронными документами). Программа сама передаёт МЧД в реестр и прикладывает её к подписываемым документам.

Другие связки, которые экономят время:

• ЗУП → БП. Паспорта и должности приходят из кадровой программы через синхронизацию.
• Документооборот. Если доверенности согласуют в 1С:Документообороте, бланк из БП прикрепляют к карточке согласования.

Типичные ошибки и способы их избежать

Ещё одна ловушка: программа не связывает доверенность с поступлением товаров. Если доверенность истекла, а товар пришёл, 1С об этом не скажет. Раз в месяц открывайте список доверенностей с отбором по сроку и проверяйте, вернули ли сотрудники неиспользованные бланки.

Частые вопросы