Справка о доходах сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0 и ЗУП: от проверки данных до печати

Чтобы сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте Зарплата и кадры → НДФЛ → Справки 2-НДФЛ для сотрудников, нажмите Создать, укажите организацию, год и сотрудника, затем Заполнить и Печать. В ЗУП 3.1 тот же документ лежит в разделе Налоги и взносы.

Сотрудник просит справку для банка или визы, а в ней пустая графа «удержано» или чужой код дохода. Почти всегда виновата не сама справка, а данные за год. Поэтому ниже — сначала подготовка и проверка, потом формирование и печать.

Где в 1С найти справку 2-НДФЛ: пути по конфигурациям

Документ одинаковый по смыслу, но живёт в разных разделах. Если раздела «Зарплата и кадры» не видно, его могли скрыть в настройках панели разделов.

Если зарплату ведёт ЗУП, а Бухгалтерия получает только проводки, справку делайте в ЗУП. В БП при такой схеме нет данных об удержанном налоге по людям.

Режим учёта проверяется в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там должна стоять отметка, что расчёт зарплаты и кадровый учёт ведутся в этой программе. Иначе документ найдётся, но заполнится пустым.

Подготовка базы: обновление, справочники, карточка сотрудника

Обновите конфигурацию

Форма справки, коды доходов и вычетов, ставки НДФЛ приходят только с обновлениями. С 2025 года действует прогрессивная шкала 13–22 %, а вычеты на детей выросли. Старый релиз выдаст справку по устаревшей форме или с неверной разбивкой по ставкам.

Перед обновлением сделайте резервную копию базы . Не обновляйте рабочую базу в разгар расчёта зарплаты, когда другие пользователи проводят документы.

Заполните личные данные сотрудника

Справка берёт реквизиты из карточки физлица. Пробелы здесь не дают ошибок при заполнении, но всплывают при печати и при проверке 6-НДФЛ.

• 🪪 ФИО полностью, как в паспорте;
• 🔢 ИНН (если есть) — 12 цифр;
• 📅 дата рождения;
• 📄 документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер;
• 🌍 гражданство — код страны.

Для иностранца без ИНН обязательны данные паспорта и гражданство. Без них ФНС не примет годовой расчёт.

Проверьте реквизиты организации

В карточке организации проверьте ИНН, КПП, ОКТМО и регистрацию в налоговом органе. Если у компании есть обособленные подразделения, справки формируются отдельно по каждому сочетанию КПП и ОКТМО. Сотрудник, переведённый в филиал в июне, получит две справки за год.

Резидентство и ставки НДФЛ: что настроить заранее

Ставка в справке зависит от статуса налогоплательщика. Ошибка в статусе — самая дорогая: налог пересчитывается за весь год.

Статус задаётся в карточке сотрудника по ссылке Налог на доходы (в ЗУП — НДФЛ). Основные варианты:

Статус вводится с датой. Если человек стал резидентом в июле, укажите статус с июля. При следующем расчёте программа сама пересчитает налог с начала года, а итог попадёт в справку.

Вычеты

Стандартные вычеты (ст. 218 НК РФ) появятся в справке, только если они введены в программу. В БП их добавляют в карточке сотрудника: Налог на доходы → Вычеты. Нужен код вычета, сумма и период действия.

Ориентиры с 2025 года для родителя:

• 👶 первый ребёнок — 1 400 ₽ в месяц, код 126;
• 👶 второй ребёнок — 2 800 ₽, код 127;
• 👶 третий и следующие — 6 000 ₽, код 128;
• ♿ ребёнок-инвалид — 12 000 ₽ дополнительно, код 129.

Вычет действует, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽. Программа сама прекращает его в месяце превышения — в справке вычеты будут только за месяцы до этого.

Начисления, коды доходов и удержанный налог: проверка до печати

Справка — зеркало трёх вещей: что начислили, с каким кодом, сколько налога удержали и когда. Проверять нужно именно их.

Коды доходов у начислений

Каждый вид начисления связан с кодом дохода. В БП это поле в карточке начисления: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления. Частые коды:

Если премию завели как «Оплату по окладу», справка покажет её под кодом 2000. Для банка это не критично, а для ФНС — ошибка в приложении № 1.

Удержанный налог

В справке есть исчисленный и удержанный налог. Исчисленный появляется при начислении зарплаты. Удержанный — только при регистрации выплаты.

В БП выплата отражается документами:

1. Ведомость в банк или Ведомость в кассу по сотрудникам.
2. Списание с расчётного счёта с видом операции «Перечисление заработной платы работнику» или по ведомости.
3. Выдача наличных с операцией «Выплата заработной платы».

Если зарплату провели «Прочим списанием» или без ведомости, деньги ушли, а налог в учёте не удержан. В справке будет расхождение между исчисленным и удержанным.

Отчёты для сверки

До формирования справки сверьте суммы по людям:

• 📊 Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Регистр налогового учёта по НДФЛ — доходы по месяцам и кодам, вычеты, налог по каждому сотруднику;
• 📊 там же Сводная справка 2-НДФЛ — итоги по организации, удобно сравнить с 6-НДФЛ;
• 📊 в ЗУП — отчёты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.

Сумма «исчислено» должна равняться «удержано» по всем, кому выплачен доход. Разница допустима только у тех, с кого удержать налог невозможно (подарок свыше 4 000 ₽ бывшему сотруднику, выигрыш в розыгрыше).

Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия: шаги

Когда данные проверены, сама справка делается за минуту.

Создание документа

1. Откройте Зарплата и кадры → НДФЛ → Справки 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию и налоговый период — год, за который нужны доходы.
4. Если подразделений с разными КПП/ОКТМО несколько, укажите нужное сочетание.
5. Выберите сотрудника. Для нескольких человек сразу нажмите Заполнить — программа подберёт всех, у кого были доходы.
6. Нажмите Заполнить и откройте справку двойным щелчком по строке, чтобы посмотреть суммы.
7. Запишите документ.

Что проверить в заполненной справке

• 💰 доходы разнесены по месяцам и кодам, совпадают с регистром налогового учёта;
• 📉 вычеты стоят в тех месяцах, когда предоставлялись;
• 🧾 при доходе выше 2,4 млн ₽ в год сведения разбиты по ставкам — отдельный раздел на каждую;
• ✅ исчисленный и удержанный налог равны, если всё выплачено.

Справка за неполный год

Если сотрудник просит справку в середине года, укажите текущий год. Программа возьмёт доходы с января по месяц последнего расчёта. Закройте месяц (начисление и выплату) заранее, иначе текущий месяц попадёт в справку без удержанного налога.

Печать справки и выдача сотруднику

В форме документа нажмите Печать → Справка о доходах и суммах налога. Если в документе несколько сотрудников, справки распечатаются пакетом, каждая на отдельном листе.

Подписывает справку руководитель или работник с доверенностью. Подписанта программа подставляет из настроек организации — раздел ответственных лиц. Если там пусто, поле подписи останется незаполненным, придётся вписывать вручную.

Сроки и правила выдачи:

• ⏱ по заявлению сотрудника — в течение 3 рабочих дней (п. 3 ст. 230 НК РФ);
• 🗓 количество справок по закону не ограничено;
• 📨 справку можно отдать на бумаге или сохранить в PDF через Печать → Сохранить и отправить по почте.

При увольнении справку выдают по просьбе работника. Старая справка о заработке для пособий (по приказу 182н) отменена с 2023 года — её в 1С формировать не нужно. Данные о заработке для пособий СФР (бывший ФСС) получает сам через отчётность работодателя.

Сведения о доходах для ФНС: выгрузка и отправка

Налоговая получает справки не отдельным файлом, а в составе годового 6-НДФЛ. Срок — не позднее 25 февраля следующего года (ст. 230 НК РФ).

Как подготовить в БП

1. Откройте Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Нажмите Создать, найдите 6-НДФЛ и выберите период «Год».
3. Нажмите Заполнить. Приложение № 1 со справками по всем людям заполнится автоматически.
4. Нажмите Проверить — программа покажет ошибки в реквизитах физлиц и контрольных соотношениях.
5. Отправьте отчёт через подключённую 1С-Отчётность кнопкой Отправить или выгрузите файл кнопкой Выгрузить для другой системы сдачи.

Если налог удержать невозможно

Когда доход выдан не деньгами (подарок, бесплатное питание, прощённый долг), налог может остаться неудержанным. О таких людях сообщают ФНС и самому физлицу до 25 февраля (п. 5 ст. 226 НК РФ). В 6-НДФЛ это отдельные справки с признаком «2». 1С заполняет их сама, если неудержанный налог виден в учёте.

Ошибки в справке 2-НДФЛ и как их исправить

Частые вопросы