ТН и ТТН из реализации: от настройки подписей до печати комплекта для водителя

Чтобы сделать транспортную накладную в 1С 8.3, откройте проведённый документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная». Данные о перевозчике, водителе и машине заполняются на основании этой реализации, а товары, вес и адреса программа подтягивает сама.

Частое заблуждение: «ТТН — это отдельный документ, его надо вводить с нуля». В Бухгалтерии 3.0 и в Управлении торговлей 11 транспортная накладная — печатная форма или документ, созданный на основании отгрузки. Набивать товары второй раз не нужно, и проводок она не делает: учёт ведёт сама реализация.

Какую накладную печатать: ТН, ТТН 1-Т или электронную

Под словом «ТТН» бухгалтеры обычно понимают две разные бумаги. Обе есть в 1С, но нужны в разных ситуациях.

📌 Что важно знать о формах:

• 🚚 ТН — главный документ перевозки. Её проверяют на дороге, и без неё у водителя могут быть проблемы.
• 📦 1-Т — с 2013 года унифицированные формы не обязательны (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Товарный раздел 1-Т дублирует ТОРГ-12 или УПД.
• 💻 ЭТрН — оформляется не печатью, а отправкой титулов через 1С-ЭДО, каждая сторона подписывает свою часть.

Подготовка базы перед оформлением ТТН в 1С 8.3

Транспортная накладная почти целиком собирается из справочников. Если в них пусто, на печати окажутся пустые клетки, и водитель уедет с недооформленным документом.

Что заполнить заранее

1. Карточка организации . Полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, телефон. Адрес отгрузки берётся отсюда или из склада.
2. Ответственные лица. В карточке организации есть раздел с подписями: руководитель, главный бухгалтер, лицо, ответственное за отгрузку. Их ФИО и должности выводятся в разделы приёма груза.
3. Карточка покупателя. Адрес доставки (если он отличается от юридического) и контактное лицо на приёмке.
4. Номенклатура. Вес и, по возможности, объём единицы. Без веса в ТН не будет массы груза брутто, а её спрашивает каждый инспектор.
5. Перевозчик. Если возит транспортная компания — заведите её как контрагента со всеми реквизитами. Если возите сами, перевозчиком будет ваша организация.

Подписи и факсимиле

Чтобы не расписываться в каждом экземпляре вручную, загрузите подпись руководителя и печать в карточку организации. Учтите: факсимиле на ТН уместно не всегда. Для бумажной накладной надёжнее живая подпись лица, сдавшего груз, — именно её проверяют при спорах о недостаче.

Как в 1С 8.3 сделать транспортную накладную из реализации

Порядок одинаков для товаров со склада и для транзитной поставки. Разница только в том, какой адрес погрузки указать.

Шаг 1. Проведите документ отгрузки

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), создайте документ с видом операции «Товары» и заполните табличную часть. Проверьте склад, договор и ставку НДС. Нажмите Провести.

ТН можно распечатать и из непроведённого документа, но тогда в ней будут данные, которые ещё могут измениться. Сначала проведение, потом печать.

Шаг 2. Укажите грузоотправителя и грузополучателя

В реализации есть поле с грузоотправителем и грузополучателем. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Меняйте его, когда:

• 🏭 товар отгружается с чужого склада (ответственное хранение , транзит от поставщика);
• 🏬 покупатель просит доставить товар в обособленное подразделение или на склад другой компании;
• 🔁 груз сопровождает посредник.

Адрес грузополучателя в накладной — это пункт выгрузки. Сверьте его с заявкой покупателя: ошибка в адресе ломает весь документ.

Шаг 3. Создайте транспортную накладную на основании

В открытой реализации нажмите Создать на основании и выберите «Транспортная накладная». В актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 это отдельный документ: он берёт товары, грузоотправителя и грузополучателя из реализации, а вам остаётся транспортная часть.

В старых релизах отдельного документа нет. Тогда транспортные сведения вводятся в форме, которая открывается перед печатью, или дописываются в бланке от руки.

Шаг 4. Распечатайте нужное количество экземпляров

ТН по правилам перевозок составляется в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Если договор или стороны установили иное, печатают столько, сколько нужно по договору.

В окне печати 1С задайте число копий в поле справа от кнопки печати. Комплект для водителя: два экземпляра ТН, УПД или ТОРГ-12 и, если нужен, сертификат или декларация на товар.

Заполнение данных о перевозке: машина, водитель, рейс

Это раздел, в котором ошибаются чаще всего. Товарная часть заполнена программой, а транспортную вводит человек — и часто в спешке, когда машина уже стоит у ворот.

Что вводится вручную

Приёмы, которые экономят время

• 🔹 Повторные рейсы. Если один водитель возит одному покупателю каждую неделю, скопируйте прошлую ТН командой копирования в списке и замените только дату и основание. Товары после копирования обязательно перезаполните по новой реализации.
• 🔹 Несколько реализаций в одной машине. Одна ТН может покрывать несколько партий груза одному грузополучателю. Если получателей несколько, на каждого — своя накладная.
• 🔹 Тип владения машиной. Укажите его точно: собственность, аренда, лизинг. Инспектор сверяет его с СТС и договором.

Путевой лист и что ещё положить водителю

Путевой лист и ТН часто путают. ТН — документ о грузе, путевой лист — о работе машины и водителя: пробег, выдача топлива, предрейсовый осмотр. Состав его реквизитов утверждён приказом Минтранса № 390.

Есть ли путевой лист в типовых конфигурациях

В Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 печатной формы путевого листа нет. Варианты:

1. Своя машина, учёт топлива ведётся в БП. Путевые листы оформляют в специализированной программе для автотранспорта или в бланках, а в 1С вносят итоги: списание ГСМ документом Требование-накладная на счёт затрат.
2. Возит перевозчик. Путевой лист оформляет он. От вас ему нужна только ТН и сопроводительные документы на груз.
3. Машин много. Подключают отраслевое решение по управлению автотранспортом: оно ведёт путевые листы и связывает их с рейсами.

Сопроводительный комплект

• 📄 УПД или ТОРГ-12 — на товар.
• 🧾 Счёт-фактура, если отгрузка оформлена не УПД.
• 🏷️ Сертификаты, декларации, ветеринарные документы — для подконтрольных товаров.
• 📋 Доверенность водителю, если он получает товар от вашего имени у поставщика.

Перечень сопроводительных документов вписывается в отдельный раздел ТН. Не оставляйте его пустым: при приёмке получатель сверяет вложения по этому списку.

Электронная транспортная накладная в 1С

ЭТрН оформляется в тех же документах, но вместо печати отправляется через оператора ЭДО. Для этого:

1. Подключите 1С-ЭДО в Администрирование → Обмен электронными документами и получите КЭП руководителя или МЧД на сотрудника.
2. Убедитесь, что оператор поддерживает электронные перевозочные документы, а перевозчик и получатель тоже работают с ЭТрН.
3. Создайте транспортную накладную на основании реализации и отправьте её из документа.
4. Дальше документ проходит по титулам: грузоотправитель, перевозчик при приёмке груза, грузополучатель при выгрузке, перевозчик при сдаче.

Каждый участник подписывает только свой титул. Если перевозчик не работает с ЭТрН, оформляйте бумажную ТН — смешанный вариант для одной перевозки не сработает.

Учёт доставки и проводки в бухгалтерии

Сама транспортная накладная проводок не формирует. Движения делают реализация и документы по расходам на перевозку.

Как отразить расходы на перевозку

• 🚛 Наёмный перевозчик. Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». Статья затрат — транспортные расходы. В торговле это счёт 44.01, в производстве — 26 или 25 в зависимости от назначения.
• ⛽ Свой транспорт. Затраты на ГСМ, зарплату водителя и амортизацию машины собираются на счёте затрат по данным путевых листов.
• 💰 Доставка за счёт покупателя. Добавьте услугу доставки строкой в табличную часть «Услуги» той же реализации. Тогда сумма попадёт в УПД, а в ТН стоимость перевозки укажите по договору.

Если доставку оплачивает поставщик при закупке, транспортные расходы обычно включают в стоимость товара: документ Поступление доп. расходов распределяет их по номенклатуре поставки.

Ошибки при оформлении ТН и как их исправить

📌 Ещё три промаха, которые не видны программе:

• ✍️ Водитель расписался только в одном экземпляре. Подписи нужны во всех трёх — иначе у перевозчика нет подтверждения приёмки груза.
• 📅 Дата ТН раньше даты реализации. Формально груз уехал до того, как был продан. Проверяйте даты при отгрузке «задним числом».
• 🔢 Количество мест не совпадает с фактом. Если паллет пять, а в накладной четыре, при выгрузке получатель вправе составить акт расхождения.

Частые вопросы