Топливо от заправки до затрат: учёт и списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3 списывают документом «Требование-накладная» (Производство → Требования-накладные): склад — бак конкретной машины, количество — фактический расход по путевым листам за месяц, счёт затрат — 20, 26 или 44. Проводка получается Дт 26 (20, 44) Кт 10.03. Перерасход сверх утверждённой нормы выносят отдельной строкой на 91.02 или на 94 с последующим удержанием с водителя.

Чтобы списание прошло без ручных правок, топливо нужно правильно завести в номенклатуру, приходовать в литрах и держать остаток в баке на отдельном складе. Ниже — каждый шаг для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Подготовка справочников перед учётом ГСМ

Начните с трёх справочников. Если их не настроить, остатки по машинам смешаются, а налоговый учёт расходов поедет.

Номенклатура топлива

Откройте Справочники → Номенклатура и создайте отдельную позицию на каждую марку: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо». Единица измерения — литр. Если оператор топливных карт присылает отчёт в литрах, а вы заведёте килограммы, при каждом поступлении придётся пересчитывать вручную.

Счёт учёта для топлива — 10.03 «Топливо». Задайте его один раз в Справочники → Счета учёта номенклатуры: правило для вида номенклатуры или для группы «ГСМ». Тогда в документах счёт будет подставляться сам.

Склады-баки

💡 Удобный приём практиков — завести в Справочники → Склады отдельный склад на каждый автомобиль: «Бак — Газель А123ВС», «Бак — Камри Е456КХ». Топливо, залитое в машину, лежит «на складе» этой машины до списания.

Что это даёт:

• 🚗 остаток в баке на конец месяца виден в ОСВ по счёту 10.03 в разрезе складов;
• 🔍 перерасход по одной машине не маскируется экономией по другой;
• 📋 сверка с путевыми листами идёт построчно, машина к машине.

Если машин одна-две и топливо всегда заливается сразу в бак, можно обойтись одним складом «ГСМ». Но при первой же проверке остатков разбивка по бакам окупится.

Статьи затрат и учётная политика

В Справочники → Статьи затрат создайте статью «Расходы на ГСМ». Вид расхода для налогового учёта выбирайте по назначению машины:

Способ оценки запасов (по средней или ФИФО) смотрите в Главное → Учётная политика. Для топлива с частой сменой цены на АЗС разница между способами заметна, но 1С посчитает стоимость списания сама — вручную её вводить не нужно.

Путевой лист: где его вести, если в Бухгалтерии нет такого документа

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Путевой лист» нет. Это частый источник путаницы: инструкции из интернета описывают его как штатный, а в программе его не найти.

Варианты на практике:

1. Бумажный или электронный путевой лист вне 1С. Бланк заполняется по составу сведений из приказа Минтранса № 390, данные за месяц сводятся в табличку по каждой машине. В 1С попадает итог — расход в литрах.
2. Отраслевое решение. В конфигурации «1С:Управление автотранспортом» путевые листы, нормы и расчёт расхода — штатные документы. Итоги затем передаются в бухгалтерию обменом.
3. Расширение для Бухгалтерии. Существуют сторонние расширения с документом «Путевой лист». Перед установкой проверьте совместимость с вашим релизом и сделайте копию базы .

Для списания из путевого листа нужны четыре показателя:

• 🛣 показания одометра при выезде и возвращении — дают пробег;
• ⛽ остаток топлива при выезде;
• ➕ сколько заправлено за рейс;
• ⛽ остаток топлива при возвращении.

Фактический расход считается так: остаток при выезде + заправлено − остаток при возвращении. Пример: 25 + 110 − 15 = 120 литров.

Как рассчитать норму расхода топлива для списания ГСМ

Норма нужна, чтобы отделить обоснованный расход от перерасхода. Сама 1С:Бухгалтерия её не считает: число берётся из приказа о нормах или из расчёта в таблице.

Откуда взять норму

Для налогового учёта нормы Минтранса не обязательны — расход должен быть экономически обоснован (ст. 252 НК РФ). На практике организация утверждает нормы приказом руководителя, опираясь на методические рекомендации Минтранса. Для марок, которых нет в рекомендациях, норму определяют контрольным замером: заправка «под горловину», пробег по типичному маршруту, повторная заправка.

Формула для легкового автомобиля

Базовая формула из методических рекомендаций:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

где Hs — базовая норма, л/100 км; S — пробег, км; D — суммарная надбавка в процентах (зима, город, работа кондиционера и т. п.).

Пример расчёта за месяц:

Для грузовиков формула дополняется надбавкой за транспортную работу (тонно-километры), а для спецтехники норма ставится на моточас. Коэффициенты и надбавки зафиксируйте в приказе — проверяющие сверяют расчёт именно с ним.

Поступление топлива: карты, талоны и наличные

Списать можно только то, что оприходовано. Способ поступления определяет документ в 1С.

Топливные карты

Деньги оператору перечисляют авансом: Дт 60.02 Кт 51. Раз в месяц оператор присылает отчёт о заправках и УПД. Оформите поступление в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары»:

• склад — бак машины (если оператор даёт разбивку по картам) или общий склад ГСМ;
• номенклатура — марка топлива, количество в литрах;
• счёт-фактура регистрируется прямо в документе, НДС уходит на 19.03.

Аванс зачтётся автоматически при проведении. Если в отчёте оператора заправки идут по номерам карт, привяжите каждую карту к машине в отдельной таблице — так распределять литры по бакам быстрее.

Талоны

Талоны — денежные документы. Покупка: Дт 50.03 Кт 60.01. Выдача водителю: Дт 71.01 Кт 50.03. Когда водитель отчитался о заправке, топливо приходуется авансовым отчётом (Банк и касса → Авансовые отчёты, закладка «Товары»): Дт 10.03 Кт 71.01.

Наличные и личная карта водителя

Водитель получает деньги под отчёт, заправляется и сдаёт чеки. Тот же авансовый отчёт, закладка «Товары»: Дт 10.03 Кт 71.01. Склад в строке — бак машины.

Если топливо купили на общий склад, а потом залили в машину, перекиньте литры документом Склад → Перемещения товаров со склада «ГСМ» на склад-бак.

Списание ГСМ в 1С 8.3 требованием-накладной: пошагово

Списывайте раз в месяц, последним днём, по итогам путевых листов. Одна требование-накладная на машину — так проще сверять.

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите «Создать».
2. Укажите дату — последний день месяца.
3. В поле «Склад» выберите бак машины.
4. На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру топлива и количество — фактический расход по путевым листам (в примере 120 л).
5. На закладке «Счёт затрат» заполните счёт (26, 20 или 44.01), подразделение и статью «Расходы на ГСМ».
6. Если перерасход нужно отнести на другой счёт, включите флажок «Счета затрат на закладке Материалы» и разбейте количество на две строки: 112,2 л на обычные затраты, 7,8 л — на счёт для перерасхода.
7. Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Показать проводки и другие движения документа».

Сумму программа считает сама по выбранному способу оценки. Вводить цену литра вручную не нужно и нельзя: стоимость берётся из остатка на складе-баке.

Проверка после проведения — ОСВ по счёту 10.03 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) с группировкой по складам. Сальдо на складе-баке должно совпасть с остатком топлива на конец месяца по последнему путевому листу.

Перерасход и экономия: как отразить отклонения от нормы ГСМ

Сравнивайте норму с фактом по каждой машине до проведения требования-накладной. Решение о перерасходе принимает руководитель, бухгалтер его только отражает.

Перерасход за счёт организации

Если руководитель решил не взыскивать перерасход, сверхнормативную часть списывают на 91.02 со статьёй прочих расходов, у которой снят флажок «Принимается к налоговому учёту». В расчёте налога на прибыль эти литры не участвуют. Если учёт по ПБУ 18/02 включён, программа отразит постоянную разницу сама.

Есть и другой подход: если нормы организации утверждены как внутренние, а расход экономически обоснован (пробки, холод), его можно признать в налоговом учёте полностью. Основание — служебная записка и пересмотр приказа о нормах.

Перерасход за счёт водителя

Схема в 1С — через счёт 94: требование-накладная списывает лишние литры на 94, затем ручная операция Операции → Операции, введённые вручную переносит сумму Дт 73.02 Кт 94.

Удержание из зарплаты оформляется в зарплатной программе. По ТК РФ взыскание распоряжением работодателя возможно в пределах среднего месячного заработка и не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Без письменного согласия водителя или сверх этих рамок — только через суд.

Экономия

Если факт меньше нормы, списывайте факт. Сэкономленное топливо остаётся на складе-баке и переходит на следующий месяц. Списывать «по норме», когда залито меньше, нельзя: остаток на 10.03 уйдёт в минус по количеству.

Частые ошибки при списании ГСМ и как их исправить

Ещё две ошибки, которые программа не поймает:

• ❌ Списание по чекам вместо путевых листов. Заправлено за месяц 140 л, а проехали на 120 л — 20 л остались в баке. Списав 140, вы завысите расходы и потеряете остаток.
• ❌ Одна требование-накладная на весь автопарк. Перерасход одной машины гасится экономией другой, и анализ отклонений теряет смысл.

Частые вопросы