Как оформить и рассчитать неполный рабочий день в 1С:ЗУП
Содержание
Неполный рабочий день в 1С 8.3 задаётся тремя вещами сразу: индивидуальным графиком работы сотрудника, кадровым документом, который этот график вводит (приём или кадровый перевод), и способом начисления оклада. Если поменять только график, зарплата не уменьшится. Если поменять только оклад, табель будет показывать полный день.
Ниже порядок для ЗУП 3.1 и для зарплатного блока «Бухгалтерии предприятия» 3.0 (там документы называются так же, а разделы чуть отличаются). Сначала коротко про закон, потом график, приказ, начисления и табель.
Что говорит закон и какие бывают варианты
Неполное рабочее время в Трудовом кодексе — это сокращённый день, сокращённая неделя или их сочетание. Основание — статья 93 ТК РФ. Для программы разница между вариантами только в графике, но для документов она существенна.
| Вариант | Кто инициатор | Основание | Что оформлять |
|---|---|---|---|
| По соглашению сторон | Работник или работодатель, нужно согласие обоих | ст. 72, 93 ТК РФ | Допсоглашение, приказ о переводе |
| По заявлению льготной категории | Работник (беременная, родитель ребёнка до 14 лет, ребёнка-инвалида до 18 лет, ухаживающий за больным по медзаключению) | ст. 93 ТК РФ | Заявление, приказ. Отказать работодатель не вправе |
| По инициативе работодателя | Работодатель, из-за изменений организационных или технологических условий | ст. 74 ТК РФ | Уведомление за два месяца, допсоглашение или увольнение при отказе |
| Временный режим при угрозе массовых увольнений | Работодатель | ст. 74 ТК РФ | Приказ, срок не более шести месяцев, учёт мнения профсоюза |
Что важно для учёта:
- 📌 оплата идёт пропорционально отработанному времени или по выработке;
- 📌 отпуск остаётся полным: 28 календарных дней, а не пропорция от ставки;
- 📌 трудовой стаж не сокращается;
- 📌 в трудовой договор вносится режим работы: сколько часов в день и в какие дни.
Неполное время и совместительство — разные вещи. Совместитель оформляется отдельным приёмом на работу с видом занятости «Внешнее совместительство», а здесь речь о том, что человек работает на своём основном месте не полный день.
Подготовка: что проверить до оформления
Перед документами выясните четыре вещи. Они определяют, какой график создавать.
- Сколько часов в день и сколько дней в неделю. Например, 4 часа пять дней в неделю или 8 часов три дня в неделю. Это разные графики.
- С какой даты режим начинает действовать. Дата кадрового перевода должна совпадать с датой в приказе и допсоглашении.
- Как оплачивается труд: оклад за месяц, часовая ставка или сделка.
- Настроена ли в программе возможность индивидуальных графиков и учёта по часам. Если график на одного человека создать нельзя, откройте настройки кадрового учёта и включите нужные опции.
💡 Если работников на таком режиме несколько и режим одинаковый, заведите один общий график и назначайте его всем. Индивидуальный график нужен, когда режим уникален.
Создание графика на сокращённый день
Нужен график с нужным числом часов в рабочий день. Список графиков открывается из раздела Настройка, там же создаётся новый элемент справочника «Графики работы».
Для 4-часового дня при пятидневке порядок такой:
- Создайте новый график, дайте ему понятное имя, например «Пятидневка 4 часа».
- Выберите производственный календарь , по которому график считает праздники и предпраздничные дни.
- Способ заполнения: «По неделям» — для регулярных режимов; «По циклам» — для сменных.
- Укажите шаблон недели: понедельник-пятница по 4 часа, суббота и воскресенье — выходные.
- Нажмите «Заполнить по шаблону» на нужный период. Проверьте, что в праздничные дни программа не поставила рабочие часы.
- Запишите график.
Для режима «три полных дня в неделю» шаблон другой: в рабочие дни 8 часов, в остальные — выходной. Число дней в месяц и часов в норме программа посчитает сама.
Не правьте стандартный график «Пятидневка» под одного сотрудника. Он назначен остальным работникам, и у них поплывёт норма времени. Копируйте график и меняйте копию.
Предпраздничные дни
В сокращённом графике предпраздничный день обычно тоже короче на час, если график это учитывает. Проверьте, как календарь отразил предпраздничные даты в этом месяце. Для 4-часового дня сокращение на час вы можете оставить, а можете отключить: решает ваш трудовой договор, а не программа.
Кадровый перевод и приём: как ввести режим в документ
Сам график в учёте ничего не меняет, пока не привязан к сотруднику документом.
Если сотрудник уже работает
Откройте Кадры → Кадровые переводы (в зависимости от релиза раздел называется «Кадровые документы», но документ тот же) и создайте новый:
- В шапке выберите сотрудника и дату перевода.
- Поставьте флажок изменения графика работы. Поля графика станут доступны.
- Выберите созданный график.
- Если меняется и оплата, отметьте флажок изменения оплаты труда и введите новый оклад или тариф.
- В поле «Основание» укажите допсоглашение.
- Проведите документ и распечатайте приказ по действующей унифицированной форме.
После проведения у сотрудника в плановых начислениях появится новая запись с этой даты. Историю видно в карточке сотрудника: старый режим закрыт, новый открыт.
Если сотрудника принимают сразу на неполный день
В документе приёма на работу укажите нужный график прямо в шапке. Оклад вводите в том размере, который соответствует режиму. Правило то же, что и при переводе: график и оплата вводятся парой.
Срочный режим на несколько месяцев
Для временного режима по статье 74 ТК РФ оформите два документа: первый вводит неполное время с даты начала, второй возвращает прежний график с датой окончания. Лучше создать оба сразу и отложить второй, чем забыть вернуть полный день через полгода.
Начисления: как рассчитать зарплату за неполное время
Здесь чаще всего ошибаются. Программа считает оклад по тому графику, который назначен сотруднику. Это значит, что норма времени берётся из его графика, а не из производственного календаря.
Из этого следуют два сценария.
| Как задан оклад | Что в программе | Результат |
|---|---|---|
| Оклад введён в размере, уже пересчитанном на неполный режим (30 000 вместо 60 000) | Тот же вид расчёта «Оплата по окладу», график на 4 часа | Полный месяц отработан — получите 30 000. Неполный месяц оплачивается пропорцией по дням графика |
| Оклад введён за полную ставку (60 000), а режим снижен только графиком | Тот же вид расчёта | Программа начислит 60 000 за полностью отработанный месяц по графику: норма считается по графику, и снижения нет |
То есть в приказе должен стоять оклад, соответствующий режиму. Деление на «ставки» программа сама не делает, если вы не настроили иное.
Пример расчёта
Оклад по полной ставке — 60 000 рублей. Сотрудник работает на 0,5 ставки, по 4 часа в день. Оклад в приказе — 30 000.
- Месяц: 21 рабочий день, норма по графику 21 × 4 = 84 часа.
- Отработано полностью: начислено 30 000.
- Отработано 10 дней из 21: 30 000 × 10 / 21 = 14 285,71 рубля.
- Если сотрудник на почасовой ставке: 30 000 / 84 = 357,14 рубля в час.
Проверьте на одном человеке: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за тестовый месяц и посмотрите, совпадает ли итог с ручным расчётом. Только после этого запускайте массовое начисление.
НДФЛ и страховые взносы считаются с фактического начисления, поэтому отдельно настраивать их для неполного времени не нужно. Но если оклад снизился, а вычеты остались, налог может получиться нулевым. Это нормально.
Отпуск и больничный
Продолжительность отпуска у работника с неполным временем та же, что и у остальных. При расчёте отпускных используется средний заработок за расчётный период, и программа берёт его из начислений. Если режим менялся внутри периода, в расчёте будут и месяцы с полным окладом, и с пониженным. Так и должно быть, исправлять ничего не надо.
Табель: как неполный день попадает в учёт времени
Плановое время сотрудника берётся из его графика. Если он работает по графику, фактическое время программа заполняет сама, а вы вносите только отклонения: больничный, отпуск, прогул.
Что проверить в документе учёта времени за месяц:
- ✅ у сотрудника в плановых часах стоят 4, а не 8;
- ✅ в днях болезни и отпуска стоят правильные коды;
- ✅ работа сверх графика отражена отдельным документом, а не правкой плановых часов. Как её оплачивать, определяет положение об оплате труда.
Печатная форма Т-13 берёт данные из этого же документа. Если в ней у сотрудника стоят 8 часов в день, значит, график не применился: сверьте дату перевода.
Для 0,5 ставки в карточке сотрудника в поле «Занято ставок» стоит 0,5. Значение влияет на штатное расписание и на отчётность по ставкам, но не заменяет график. Эти поля нужно вести согласованно.
Отчёт для проверки
Откройте анализ начислений и удержаний по сотруднику за месяц. Сравните два числа: начислено и ожидаемое по формуле «оклад × отработанные дни / дни по графику». Расхождение почти всегда означает, что дата перевода позже начала месяца либо оклад введён на полную ставку.
Типичные ошибки и их исправление
Ошибки сводятся к трём вариантам. Проверка идёт сверху вниз.
Если документ перевода уже проведён за закрытый период
Не удаляйте его. Оформите перевод правильной датой и выполните перерасчёт: программа создаст корректировку в текущем месяце. Если зарплата за прошлый период уже выплачена, разница пойдёт доначислением или удержанием, и об этом нужно предупредить работника.
Когда неполный день вводить нельзя или не нужно
Три случая, где обычный перевод не подойдёт:
- работник не согласен, а оснований для изменения по инициативе работодателя нет. Тогда ни приказа, ни проведённого документа быть не должно;
- сотрудник работает в рамках сменного графика с суммированным учётом. Тут нужен график по циклам, а не пятидневка на 4 часа;
- режим действует несколько дней, например на период простоя. Для этого есть отдельные документы и оплата по условиям простоя, а не новый график.
Для краткосрочного отсутствия на рабочем месте проще использовать документы отсутствия с оплатой или без неё, чем менять график у человека на несколько дней.
Частые вопросы
Можно ли сделать неполный рабочий день одним документом без графика?
Сколько ставок указывать при 4 часах в день?
Уменьшится ли отпуск при неполном дне?
Как оплачивать неполное время, если человек выходит не каждый день?
Нужно ли менять трудовой договор?
Можно ли ввести неполный день задним числом?
Источники
- Трудовой кодекс РФ, ст. 72 (изменение условий трудового договора по соглашению сторон)
- Трудовой кодекс РФ, ст. 74 (изменение условий по инициативе работодателя)
- Трудовой кодекс РФ, ст. 93 (неполное рабочее время)