Увольнение в 1С:ЗУП 3.1 от приказа до ЕФС-1 и проводок

Уволить сотрудника в 1С 8.3 ЗУП можно одним документом: Кадры → Увольнения → Создать. В нём указывают дату и основание, программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск, при необходимости — удержание за отпуск «авансом» и зарплату за последний месяц. Из этого же документа печатают приказ Т-8 и записку-расчёт, а событие увольнения потом попадает в ЕФС-1.

Типичная ситуация: сотрудник принёс заявление «по собственному», последний день — пятница, а расчёт нужно выдать в тот же день. Порядок одинаков для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 в интерфейсе «Такси» и для версии КОРП.

Что проверить в базе до оформления увольнения

Документ «Увольнение» считает расчёт по тем данным, что уже есть в базе. Если что-то не проведено, ошибка уйдёт в приказ, в выплату и в отчёты. Перед созданием документа проверьте:

• 📅 Все документы текущего месяца по сотруднику проведены: больничные, отпуска, командировки, табель (если он ведётся отдельно). Иначе 1С посчитает зарплату за дни, когда человек болел.
• 🧮 Прошлые месяцы закрыты документом «Начисление зарплаты и взносов». От них зависит средний заработок для компенсации.
• 🌴 Остаток отпуска. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков и сверьте цифру с графиком и заявлениями. Если в базе нет части отпусков прошлых лет, остаток будет завышен.
• 💳 Нет «висящих» выплат: аванс выплачен, межрасчётные ведомости проведены. Это влияет на сумму к выдаче.
• 📄 Основание увольнения известно точно: по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение и т. д. От него зависят удержания и выходное пособие.

Как оформить документ «Увольнение» в 1С ЗУП 3.1

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Кадры → Увольнения.
2. Нажмите Создать. Если в базе несколько организаций, проверьте поле «Организация».
3. Выберите сотрудника. Для внутреннего совместителя увольнение по совместительству оформляют отдельно — выбирайте нужную строку с видом занятости.

Шаг 2. Дата и основание

• Дата увольнения — последний рабочий день. По ст. 84.1 ТК РФ он включается в стаж, и за него начисляется зарплата.
• Основание увольнения выбирается из справочника статей ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (инициатива работника). Формулировка оттуда попадает в приказ и в ЕФС-1.

Не вписывайте основание вручную в комментарий вместо выбора из справочника — тогда в электронных сведениях о трудовой деятельности не будет правильного кода, и отчёт вернут.

Шаг 3. Расчётная часть

На вкладке с начислениями 1С заполняет:

Флажок «Рассчитать зарплату» удобен: начисления за последний месяц и НДФЛ появятся прямо в документе. В ежемесячном «Начислении зарплаты и взносов» сотрудник второй раз не посчитается.

Шаг 4. Проведите и проверьте

Нажмите Провести, затем откройте расшифровку среднего заработка (ссылка рядом с суммами). Сверьте периоды и суммы, которые вошли в расчёт. Если правите что-то вручную, сделайте отметку в комментарии: через полгода никто не вспомнит, почему сумма отличается от расчётной.

Компенсация отпуска, удержания и выходное пособие при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск

По ст. 127 ТК РФ при увольнении выплачивают компенсацию за все неиспользованные дни. При отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц рабочего года начисляется 28 / 12 = 2,33 дня.

Пример. Рабочий год сотрудника начался 1 марта, увольнение — 30 сентября, отпуск в этом рабочем году не брал. Отработано 7 месяцев: 2,33 × 7 = 16,31 дня. 1С обычно показывает 16,33 (28 / 12 × 7 без промежуточного округления). При среднедневном заработке 2 000 ₽ компенсация составит 16,33 × 2 000 = 32 660 ₽.

Неполный месяц рабочего года считается так: если отработано меньше половины месяца, его не учитывают, если половина и больше — округляют до полного месяца. Пример: рабочий год начался 10 марта, увольнение 24 октября. Полных месяцев 7 (до 9 октября), хвост с 10 по 24 октября — 15 дней, это половина месяца, значит, засчитывается 8 месяцев и 18,67 дня компенсации.

Если число дней в документе расходится с вашим подсчётом, откройте расшифровку стажа на отпуск и сравните месяцы по одному. Более выгодный для работника способ, закреплённый в локальном акте, вносят ручной корректировкой дней в документе.

Среднедневной для отпуска считают так: заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3 (для полностью отработанных месяцев). ЗУП делает это сам, ваша задача — убедиться, что в расчёт попали все премии и не попали больничные.

Удержание за отпуск, взятый авансом

Если сотрудник отгулял больше, чем заработал, ЗУП покажет отрицательный остаток и предложит удержание. Здесь два ограничения из ТК РФ:

• ⚖️ Основание. По ст. 137 удерживать нельзя при ряде оснований — например, при сокращении штата, ликвидации организации, призыве на военную службу. Если основание из этого списка, снимите флажок удержания.
• 📉 Предел 20%. По ст. 138 удержание не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате. Остаток взыскивают только с согласия сотрудника.

Выходное пособие

При ликвидации и сокращении по ст. 178 ТК РФ выплачивают выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Трудовой договор или соглашение об увольнении могут предусматривать дополнительную выплату — её вносят в документ отдельной строкой начисления.

Для НДФЛ и взносов действует лимит: выходное пособие не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, для районов Крайнего Севера и приравненных местностей — шестикратного (п. 3 ст. 217 НК РФ). Превышение облагается. ЗУП делит сумму сам, если начисление настроено правильно.

Выплата окончательного расчёта

По ст. 140 ТК РФ все суммы выплачивают в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, — не позднее следующего дня после того, как он попросил расчёт.

В документе «Увольнение» есть поле способа выплаты:

• С зарплатой — подходит, только если увольнение совпадает с днём выплаты зарплаты. Обычно это не так.
• В межрасчётный период — расчёт выплачивается отдельно. После проведения документа нажмите Выплатить: 1С создаст ведомость в кассу или в банк на сумму к выдаче.

НДФЛ с компенсации и зарплаты удерживается при выплате. Перечислить его нужно в общий срок единого налогового платежа — 1С отразит удержание в регистрах для 6-НДФЛ автоматически, если ведомость проведена.

Приказ Т-8, записка-расчёт и справки уволенному

Печатные формы открываются из документа «Увольнение», кнопка Печать:

Кроме этого, в день увольнения сотруднику выдают:

1. Справку о доходах и суммах налога — по действующей форме ФНС. В ЗУП её формируют в разделе Налоги и взносы.
2. Справку о сумме заработка за два предыдущих года — нужна новому работодателю для расчёта больничных. Форму ищите через поиск по разделу Кадры по слову «справка».
3. Выписки из персонифицированного учёта: раздел 1 ЕФС-1 и сведения из РСВ по сотруднику (раздел 3) — их печатают из соответствующих отчётов.
4. СТД-Р — если человек ведёт электронную трудовую книжку (о ней ниже).

Бумажную трудовую книжку заполняют вручную: 1С в неё не пишет. Запись об увольнении делают по формулировке из приказа.

Сведения о трудовой деятельности в 1С ЗУП 8.3 при увольнении

Увольнение — кадровое мероприятие, которое нужно сдать в СФР (до 2023 года — ПФР) в составе ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Это требование Закона № 27-ФЗ.

Как сформировать ЕФС-1 после увольнения

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте документ сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1).
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет зарегистрированные кадровые события, включая проведённое увольнение.
4. Проверьте у строки: дату, основание со ссылкой на статью ТК, реквизиты приказа (номер и дату).
5. Подпишите и отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для сторонней программы сдачи.

СТД-Р для сотрудника

Если сотрудник выбрал электронную трудовую, в день увольнения он может попросить выписку СТД-Р. Её печатают из того же раздела электронных трудовых книжек. Форма заполняется по данным кадровых документов, поэтому проверьте, что в базе есть все события по человеку: приём, переводы, переименования.

Если ошиблись в сведениях

• Неверная дата или основание в уже сданном ЕФС-1 — исправьте документ «Увольнение», затем сформируйте новые сведения с признаком отмены ошибочной записи и подайте правильную.
• Увольнение отменили (например, по суду) — подают отмену записи об увольнении. Сам документ «Увольнение» в ЗУП при этом не удаляют, а сторнируют, чтобы сохранилась история.

Как увольнение попадает в бухгалтерию

Сама ЗУП проводок не делает. Суммы переносятся в 1С:Бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучете», который создаётся в ЗУП при закрытии месяца и переходит в БП через синхронизацию.

Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного у сотрудника, подразделения или начисления. Типовые проводки по увольнению:

Удержание за неотработанный отпуск часто отражают сторно ранее начисленных отпускных. Каким способом — решает учётная политика; главное, чтобы ЗУП и БП работали по одной схеме.

Закрытие месяца и отчёты после увольнения

В конце месяца, в котором уволили сотрудника, всё делается в обычном порядке, но есть детали:

1. «Начисление зарплаты и взносов». Если в «Увольнении» стоял флажок «Рассчитать зарплату», сотрудник в документ не попадёт. Взносы по нему всё равно будут посчитаны — они начисляются за месяц целиком.
2. «Отражение зарплаты в бухучете» — после взносов, затем синхронизация с БП.
3. 6-НДФЛ — доход и налог уволенного попадают в отчёт за период выплаты. Компенсация отпуска — доход на дату выплаты.
4. РСВ и персонифицированные сведения — уволенный показывается за месяцы, в которых у него были выплаты.
5. ЕФС-1 — уже сдан по сроку, который отсчитывается от приказа. Проверьте, что он принят.

После закрытия месяца удобно сверить остатки по 70 счёту: у уволенного сотрудника долг должен быть нулевым. В ЗУП это видно в отчёте «Расчётная ведомость» за месяц.

Частые вопросы