Полный цикл расчёта зарплаты в 1С ЗУП: от приёма до выплаты

Зарплатный цикл в 1С ЗУП 3.1 собирается из четырёх документов, которые повторяются каждый месяц: кадровые приказы задают оклад и график, Начисление зарплаты и взносов считает суммы, НДФЛ и взносы, Ведомость фиксирует выплату, а отчёты закрывают период перед налоговой и СФР. Чтобы расчёт был верным с первого прогона, настройки организации и видов начислений нужно задать один раз — до того, как в базу попадёт первый сотрудник.

Ниже — рабочая последовательность для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 в интерфейсе «Такси». Полноценно зарплата ведётся именно в ЗУП; упрощённый блок есть и в «1С:Бухгалтерии 3.0» (раздел Зарплата и кадры), но графики, сложные начисления и кадровый документооборот там ограничены.

С чего начать: учётная политика и параметры расчёта

Сначала опишите организацию: Настройка → Организации. На закладках задайте реквизиты, учётную политику, тариф страховых взносов и территориальные условия (районный коэффициент, северная надбавка, если есть).

Параметры самого расчёта лежат отдельно: Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь включаются возможности, которые дальше определяют набор документов и видов начислений:

• 💰 расчёт больничных, отпусков и других межрасчётных начислений;
• 📊 индексация заработка, выплата через раздатчиков, депонирование;
• ⏱ ведение нескольких графиков работы и суммированного учёта.

Кадровый блок настраивается в соседнем разделе: Настройка → Кадровый учёт. Там задаётся, ведёте ли вы штатное расписание, нужны ли совместители и внутренние переводы.

Прежде чем вводить первого сотрудника, определите виды начислений и удержаний. Стандартные (оклад по дням, по часам, премия) уже есть в Настройка → Начисления, но собственные надбавки и доплаты добавляются туда же вручную, с формулой расчёта.

Если вы переходите на ЗУП не с начала года, а в середине, не вводите прошедшие месяцы документами начисления «задним числом». Для этого есть Главное → Начальная штатная расстановка и помощник ввода начальных данных: туда заносят текущие оклады, графики и уже накопленные с начала года базы по НДФЛ и взносам. Иначе 6-НДФЛ и РСВ за год соберутся с нуля и не сойдутся.

Кадровый учёт: приём на работу и графики

Физические лица и сотрудники в ЗУП — разные справочники. Физическое лицо хранит паспорт, ИНН, СНИЛС и вычеты; Сотрудник — это запись о трудовом договоре с конкретной организацией. У одного человека может быть несколько сотрудников (основное место и совместительство).

Приём оформляется документом: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка Создать → Приём на работу. В документе указываете:

1. подразделение и должность (из штатного расписания, если оно ведётся);
2. дату приёма и график работы;
3. вид и размер планового начисления — чаще всего Оплата по окладу;
4. условия для НДФЛ-вычетов, если сотрудник их заявил.

Графики создаются заранее: Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка 40 часов — базовый вариант; для сменного режима и суммированного учёта график заполняется по своим правилам, с указанием учётного периода.

При суммированном учёте норма времени считается не за месяц, а за учётный период (квартал, полугодие, год), и переработка видна только по его итогу. Такой график нельзя задать «на глаз» — в карточке графика указывается способ заполнения и длина периода, иначе оплата ночных, вечерних и сверхурочных часов посчитается неверно. Для разных подразделений заводите отдельные графики, а не правьте один общий: при изменении график пересчитает уже проведённые месяцы.

Изменение оклада, перевод в другое подразделение и кадровый перенос оформляются не «правкой» приёма, а отдельными документами (Кадровый перевод, Изменение оплаты труда). Это сохраняет историю для среднего заработка.

Начисление зарплаты и премий за месяц

Основной расчётный документ — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он один делает сразу несколько вещей: начисляет оклад и надбавки за отработанное время, удерживает НДФЛ, рассчитывает страховые взносы, учитывает ранее введённые отпуска, больничные и разовые начисления.

Порядок за месяц обычно такой:

1. ввести межрасчётные документы (отпуска, больничные, разовые премии, если они были);
2. создать Начисление зарплаты и взносов за месяц, нажать Заполнить;
3. проверить закладки Начисления, НДФЛ, Взносы и Договоры (ГПХ);
4. провести документ .

Премии бывают двух видов. Ежемесячную, завязанную на показатель, удобнее задать как плановое начисление в кадровом документе — тогда она попадёт в расчёт автоматически. Разовую премию к празднику проводят отдельным документом Премия (Зарплата → Премии), чтобы не менять плановый ФОТ.

Разберём на цифрах. Оклад сотрудника — 80 000 ₽, месяц отработан полностью, вычетов нет. НДФЛ по базовой ставке 13% составит 10 400 ₽, на руки работник получит 69 600 ₽. Страховые взносы по общему тарифу 30% добавят работодателю ещё 24 000 ₽ — значит, реальная стоимость этого сотрудника за месяц равна 104 000 ₽, а не окладу. Эти же суммы ЗУП покажет на закладках НДФЛ и Взносы документа начисления — сверяйте их глазами, пока не привыкнете к типовым значениям.

Разницу «начислено — на руки — стоимость для работодателя» удобно прикинуть заранее — например, перед тем как согласовать оклад новому сотруднику.

Отпуска и больничные: межрасчётные документы

Отпуск вводится документом Зарплата → Отпуска → Отпуск. Система сама посчитает средний заработок за 12 предыдущих месяцев и сумму отпускных. Отпускные по закону выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), поэтому ведомость на них делается отдельно от зарплаты.

Больничный оформляется документом Больничный лист в том же разделе. Электронный листок (ЭЛН) подтягивается из СФР по номеру — вручную данные о нетрудоспособности вбивать не нужно, если подключён обмен. Работодатель оплачивает и отражает только первые три дня болезни сотрудника; остальные дни назначает и платит напрямую Социальный фонд.

Другие отсутствия (отпуск за свой счёт, командировка, прогул) вводятся своими документами из раздела Зарплата → Отсутствия. Каждое отсутствие уменьшает отработанное время и, соответственно, оклад за месяц — отдельно пересчитывать его не нужно, это делает Начисление зарплаты и взносов.

НДФЛ, страховые взносы и удержания

НДФЛ в ЗУП считается в момент начисления дохода, а удержанным признаётся на дату фактической выплаты. С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала: базовая ставка 13% применяется к годовому доходу в пределах 2,4 млн рублей, к сумме сверху — повышенные ставки. Нерезиденты и отдельные виды доходов считаются по своим ставкам — всё это заложено в типовом алгоритме, вручную ставку задавать не нужно.

Стандартные вычеты (на детей, на самого работника) указываются в карточке физлица на закладке Налог на доходы → Ввести новое заявление на вычеты. Без заявления вычет не применяется, даже если право на него есть.

Страховые взносы начисляются тем же документом по тарифу из учётной политики. Общий порядок:

Единая предельная база по взносам устанавливается на каждый год; пока годовой доход сотрудника её не превысил, применяется ставка 30%, после — 15,1%. Переход на пониженный тариф происходит автоматически по накопленной базе — отдельно переключать ничего не нужно. Субъекты малого и среднего бизнеса платят льготный тариф с части выплаты, превышающей федеральный МРОТ; признак «субъект МСП» ставится в учётной политике организации.

Удержания (алименты по исполнительному листу, профсоюзные взносы, удержание за неотработанный аванс) вводятся отдельными документами раздела Зарплата → Удержания или настраиваются как постоянное удержание в кадровом документе. Общий размер всех удержаний по общему правилу не может превышать 20% зарплаты, а по исполнительным листам — 50%, в отдельных случаях 70% (ст. 138 ТК РФ).

Выплата зарплаты и ведомости

Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ): аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт. В ЗУП аванс настраивается в кадровом документе одним из способов — фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца.

С 2023 года аванс тоже облагается НДФЛ в момент выплаты, поэтому «процент от оклада» для аванса обычно берут около 40%, а не 50% — иначе после удержания налога на окончательный расчёт останется слишком мало. Для оклада 80 000 ₽ аванс 40% — это 32 000 ₽ до налога. Конкретный способ и дату аванса закрепите в положении об оплате труда, а в ЗУП выставьте тот же вариант, иначе ведомость на аванс заполнится не теми суммами.

Выплата оформляется ведомостью: Выплаты → Все ведомости на выплату зарплаты. Выбираете способ:

• 🏦 Ведомость в банк — для перечисления на карты, с выгрузкой реестра в зарплатный проект;
• 💵 Ведомость в кассу — для выплаты наличными;
• 📮 Ведомость через раздатчика или на счета — для особых случаев.

Ведомость заполняется автоматически суммами к выплате за выбранный период. После проведения она фиксирует удержание НДФЛ по дате выплаты — поэтому дату в ведомости ставьте фактическую, а не плановую.

Для перечисления на карты заранее заведите зарплатный проект (Выплаты → Зарплатные проекты) и свяжите с ним лицевые счета сотрудников. Тогда из ведомости в банк выгружается файл реестра в формате банка, а не вводятся реквизиты вручную. Если наличные из кассы вовремя не получены, незакрытая сумма депонируется — в ЗУП это оформляется документом Депонирование, и позже невыплаченное можно вернуть в кассу или выдать повторно.

Отчётность по зарплате

Зарплатные отчёты собираются из раздела Отчётность, справки → 1С-Отчётность:

1. Уведомление об исчисленных суммах по НДФЛ и взносам — к единому налоговому платежу, в установленные сроки месяца;
2. 6-НДФЛ — ежеквартально;
3. Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально;
4. Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно;
5. ЕФС-1 — единая форма, заменившая СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС; сдаётся по разным срокам в зависимости от события (приём, увольнение, кадровое мероприятие — на следующий рабочий день).

Перед отправкой сверяйте суммы оборотно-сальдовыми и контрольными отчётами раздела Зарплата → Отчёты по зарплате: Анализ зарплаты по сотрудникам, Полный свод начислений и удержаний, а также Проверка расчёта взносов.

Частые вопросы