Создание клиента в 1С 8.3: карточка, договор и банковский счёт
Содержание
Клиент в 1С — это элемент справочника Контрагенты. В «1С:Бухгалтерии 3.0» и «1С:Управлении торговлей 11» он открывается из раздела Справочники → Контрагенты, а в УТ ещё и из раздела CRM и маркетинг либо Продажи. Минимум для работы: наименование, ИНН и вид контрагента. Остальное (договор, счёт, адреса) добавляется по мере необходимости. Ниже — порядок, в котором карточку удобно и безопасно заполнять.
Сначала проверьте, нет ли такого клиента в базе. Двойная карточка потом ломает взаиморасчёты: долг одного покупателя оказывается на двух контрагентах, и акт сверки не сходится.
Сначала поиск: нет ли клиента в базе
Откройте список контрагентов и введите ИНН в строку поиска над списком. Название ищите по двум-трём первым буквам, а не по полной форме: «ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «Ромашка, общество» — это три разных написания одной фирмы.
Что проверить перед созданием:
- 🔎 ИНН. Это главный признак. По нему дубль находится даже при разном написании названия.
- 🔎 Помеченные на удаление. Клиент мог быть заведён раньше и убран из работы. В списке такие элементы отмечены крестиком. Снимите пометку и пользуйтесь старой карточкой, история расчётов сохранится.
- 🔎 Филиалы и обособленные подразделения. Один ИНН, но разные КПП. Это разные контрагенты, если вы выписываете документы на каждый отдельно.
- 🔎 ИП и физлицо. У ИП ИНН 12 цифр, у организации — 10. Одно физическое лицо может быть и ИП, но в базе нужна одна карточка с видом, который соответствует вашим документам.
Если нашли клиента, но реквизиты устарели (сменился адрес или банк), не создавайте новую карточку. Меняйте данные в старой. Для реорганизации с новым ИНН заводится новый контрагент.
Создание карточки контрагента
Нажмите Создать в списке контрагентов. Откроется пустая форма. Порядок заполнения важен: многие поля программа подставит сама.
- В поле
ИННвведите номер. Для организации — 10 цифр, для ИП и физического лица — 12. Программа проверяет контрольную сумму и выдаст предупреждение, если номер введён с опечаткой. - Если подключена интернет-поддержка пользователей, рядом с полем появляется возможность заполнить реквизиты по ИНН. Программа запросит данные в сервисе и подставит наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и руководителя. Проверьте результат глазами: сервис иногда отдаёт устаревший адрес.
- Укажите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо. От этого зависит набор полей и печатные формы.
- Проверьте
Наименование(сокращённое, как вы хотите видеть его в списках) иПолное наименование(как в учредительных документах, оно уходит в печатные формы). - Заполните
КППдля организаций. У ИП КПП нет. - Отметьте роль: покупатель, поставщик, прочее. В БП 3.0 эти флаги нужны для отбора в подборе документов, в УТ 11 они влияют на то, в каких списках клиент виден.
- Нажмите
Записать. До записи ссылки на договоры и банковские счета недоступны, потому что у объекта ещё нет ссылки.
Не лепите в наименование лишнее: никаких «(старый)», «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ» или фамилии менеджера. Такие пометки потом попадают в печатные формы и в акты сверки. Если клиент больше не нужен, помечайте его на удаление, а не переименовывайте.
Если в вашей базе нет доступа к сервису по ИНН, ничего страшного. Все реквизиты вводятся руками, а в карточке остаётся возможность проверить контрагента отдельно, когда доступ появится.
Договор: без него документ не проведётся
Во многих конфигурациях при учёте расчётов по договорам документ продажи требует заполненного поля Договор. Если его нет в базе, программа предложит создать. Но лучше сделать это заранее.
В карточке клиента найдите ссылку Договоры (в БП 3.0 она в правой части формы или в блоке связанных объектов). Нажмите Создать.
| Поле договора | Что указать | Зачем |
|---|---|---|
| Вид договора | С покупателем, с поставщиком и другие | От вида зависит, в каких документах договор доступен |
| Номер и дата | Как в бумажном договоре | Попадают в печатные формы и акты сверки |
| Валюта взаиморасчётов | Рубли или иная валюта | Определяет, в какой валюте считается долг |
| Ведение расчётов | По договору в целом или по документам | Влияет на детализацию взаиморасчётов |
| Срок оплаты | Количество дней или дата | Используется для отчёта по просроченной задолженности |
Один клиент может иметь несколько договоров: рамочный, на отдельные поставки, на услуги. Не создавайте новый договор на каждую отгрузку. Если оформляете спецификации, держите их в одном договоре.
Нельзя менять валюту взаиморасчётов или способ ведения расчётов, когда по договору уже есть документы. Программа либо запретит, либо расчёты станут некорректными. Для смены условий заводите новый договор.
Банковские реквизиты клиента
Откройте в карточке ссылку Банковские счета и нажмите Создать. Здесь два обязательных значения: БИК и Номер счёта.
- Введите БИК. Название банка, корреспондентский счёт и адрес подставятся из классификатора банков. Если БИК не находится, классификатор устарел. Обновите классификатор банков: в разделе
Администрированиеесть настройки поддержки и обслуживания, откуда он загружается с сайта разработчика или с диска ИТС. - Введите расчётный счёт: 20 цифр. Программа сверяет контрольную сумму счёта с БИК и сообщает об ошибке, если они не сходятся.
- Если у клиента несколько счетов, добавьте все и отметьте основной. Он подставляется в платёжные документы по умолчанию.
Счёт нужен не для каждой операции. Для продажи с оплатой наличными его можно не вводить. А вот для платёжных поручений, акта сверки с реквизитами и заявки на оплату он обязателен: без него документ не заполнится.
Свои банковские счета хранятся отдельно, в справочнике Банковские счета организаций. Не путайте их со счетами контрагентов: это разные справочники, и счёт клиента в платёжку «от нас» не попадёт.
Адреса, контакты и классификация
Контактная информация нужна не только для красоты. Юридический адрес и фактический попадают в документы, а телефон и e-mail используются для отправки счетов и актов.
В нижней части карточки (или на вкладке Контактная информация) добавьте:
- 📍 юридический адрес (если не пришёл по ИНН) и адрес доставки;
- 📞 телефон и электронную почту ответственного лица;
- 👤 контактное лицо: его можно хранить отдельным справочником
Контактные лица, если с клиентом общаются несколько человек.
Для удобной работы разложите клиентов по группам. Группа — это папка в справочнике: «Оптовые покупатели», «Розница», «Госзаказчики». Нажмите в списке Создать группу, затем перетащите нужные карточки в неё либо выберите группу в поле Входит в группу в карточке. Группы нужны для отборов в отчётах и для массовой смены менеджера.
Полезны и дополнительные признаки, если они включены в вашей конфигурации: ответственный менеджер, источник привлечения, скидка. Эти поля есть в УТ 11 и в 1С:CRM, а в базовой БП 3.0 часть из них не показывается. Если нужного поля не видно, его включают в настройках формы (команда Ещё в карточке → Изменить форму).
Какую настройку сверить в разных конфигурациях
| Конфигурация | Где список клиентов | Что особенного |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Справочники → Контрагенты | Роль покупатель/поставщик, договоры с видом |
| Управление торговлей 11 | Справочники → Партнёры и контрагенты или раздел CRM | Клиент состоит из партнёра и контрагента |
Во второй конфигурации это главное отличие. В УТ 11 есть два уровня: Партнёр — это «кто» (компания или человек, с которым вы общаетесь), а Контрагент — юридическое лицо, на которое выписываются документы. Один партнёр может иметь несколько контрагентов. Когда вы создаёте клиента через Партнёры, программа предлагает сразу заполнить и контрагента, и контактные данные. Отдельно создавать контрагента нужно в случае, когда у существующего партнёра появилось новое юрлицо.
Загрузка клиентов списком
Если клиентов сотни, вводить их вручную долго. Есть три рабочих способа.
При загрузке из Excel подготовьте файл заранее:
- Одна строка — один клиент. Лишние заголовки и объединённые ячейки уберите.
- ИНН храните как текст. Excel любит обрезать ведущие нули у ИНН физических лиц и отдавать числа в экспоненциальной записи.
- Прогоните ИНН через проверку на дубли в самой таблице: сортировка по столбцу и удаление повторов.
- В обработке сопоставьте колонки с реквизитами справочника и выберите режим поиска существующих элементов по ИНН, чтобы не плодить дубли.
Загружайте на копии базы. Откат загрузки сотен записей вручную занимает больше времени, чем проверка на тестовой базе.
Особые случаи: иностранцы, физлица, самозанятые
Не каждый клиент похож на российское ООО. Три ситуации встречаются чаще всего.
Иностранная организация. У неё нет российского ИНН и КПП. В карточке выберите вид, который соответствует нерезиденту, и укажите регистрационный номер из учредительных документов. Проверка ИНН для таких клиентов отключается. Для расчётов заведите отдельный договор с валютой взаиморасчётов, указанной в контракте.
Физическое лицо без статуса ИП. Для розничных продаж отдельная карточка на каждого покупателя обычно не нужна: хватит одного общего контрагента. Но если вы продаёте в рассрочку, выставляете счёт на оплату от имени человека или оформляете договор, заводите именную карточку с паспортными данными и адресом. Данные паспорта относятся к персональным данным, поэтому ограничьте к ним доступ ролями пользователей и не выкладывайте карточки в общую выгрузку.
Самозанятый. С точки зрения справочника это физическое лицо с ИНН из 12 цифр. Отдельного вида контрагента для него не требуется. Важно хранить чек из приложения «Мой налог» вместе с документом расчётов: сам по себе контрагент в справочнике статус плательщика налога на профессиональный доход не подтверждает.
В каждом из этих случаев действует то же правило, что и для обычных клиентов: сначала поиск, потом создание. Иностранные названия ищите и в латинской, и в кириллической записи, иначе дубль не найдётся.
Что делать с типичными проблемами
Эти случаи возникают после того, как клиент заведён.
- ❌ Клиент не виден в подборе документа. Проверьте роль (покупатель или поставщик) и то, что элемент не помечен на удаление. В УТ 11 проверьте также, что у партнёра есть контрагент.
- ❌ Не находит банк по БИК. Классификатор банков устарел. Обновите его, затем введите БИК заново.
- ❌ Предупреждение о дубле при записи. Программа нашла контрагента с тем же ИНН и КПП. Откройте его и пользуйтесь им. Если это действительно другая организация, перепроверьте ИНН.
- ❌ Нельзя изменить ИНН. Если по клиенту уже есть документы, программа может ограничить правку. Исправьте ИНН, только если он введён с ошибкой, и сделайте это до проведения новых документов.