Как провести сверхнормативные суточные в 1С 8.3 и правильно удержать с них НДФЛ

Самое частое заблуждение: «суточные сверх нормы ставятся галочкой в документе „Командировка“». Такой галочки нет. В 1С 8.3 сверхнормативные суточные устанавливают отдельным начислением с кодом дохода НДФЛ 4800, а сами деньги по-прежнему проходят через авансовый отчёт. Норма — 700 руб. в сутки по России и 2 500 руб. за границей. Всё, что выше, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Документ «Командировка» в ЗУП 3.1 считает средний заработок за дни поездки. Суточные он не рассчитывает и в налоговую базу их не передаёт. Поэтому настройка состоит из двух частей: справочник начислений и документ, который регистрирует превышение в месяце утверждения авансового отчёта.

Какие суточные считаются сверх нормы и что с них платить

Размер суточных компания устанавливает сама — в положении о командировках или коллективном договоре (статья 168 ТК РФ). Хоть 1 500 руб. в день, хоть 5 000. Налоговый кодекс ограничивает только необлагаемую часть.

Что из этого следует на практике:

• 💰 С превышения удерживают НДФЛ по ставке сотрудника — у резидента 13% (или 15% с части годового дохода свыше 2,4 млн руб.).
• 🧾 На превышение начисляют страховые взносы по тарифу организации.
• 📅 Датой получения дохода считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Не дата выдачи денег и не дата возвращения.
• 📊 По налогу на прибыль суточные списываются целиком, без деления на «норму» и «сверх нормы».

Дни считают календарные: выходные, дни в пути и вынужденные остановки входят. День выезда и день приезда — тоже. По однодневной поездке внутри страны суточные не выплачиваются (пункт 11 Положения № 749).

При заграничной поездке день пересечения границы при выезде оплачивают по нормам для иностранного государства, день возвращения — по нормам для России (пункт 18 Положения № 749). Для 1С это значит, что одна командировка может дать две разные нормы — 2 500 и 700 руб.

Подготовка 1С 8.3: вид начисления «Суточные сверх норм»

Готового начисления с таким названием в типовых конфигурациях нет. Его создают один раз, дальше используют для всех командировок.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. В разделе расчёта зарплаты перейдите по ссылке «Начисления» и нажмите «Создать».
3. Наименование — «Суточные сверх норм».
4. Код дохода НДФЛ — 4800 «Иные доходы».
5. Вид дохода для страховых взносов — «Облагается страховыми взносами полностью».
6. Способ отражения — создайте отдельный, например «Суточные сверх норм (26)», с тем же счётом затрат, на который вы списываете командировочные: 26, 44 или 20.
7. Запишите элемент.

В 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП начисление создают в справочнике Настройка → Начисления. Ключевые поля те же: код дохода НДФЛ 4800, взносы облагаются полностью.

Главное отличие — поле «Назначение начисления». Удобно выбрать «Доход в натуральной форме». Такой доход попадает в базу НДФЛ и взносов, но не включается в сумму к выплате. Сотрудник ведь уже получил эти деньги подотчёт, второй раз их платить не нужно.

Нормы суточных в учётной политике

Сами нормы в 1С не хранятся — программа не сравнивает выданную сумму с 700 руб. Превышение бухгалтер считает сам по приказу о командировке и положению. Держите под рукой таблицу: какая должность, сколько в сутки, Россия или заграница.

Как установить суточные сверх нормы в 1С 8.3: пошаговая схема

Порядок одинаковый для любой конфигурации: выдать деньги → принять авансовый отчёт → зарегистрировать превышение → удержать НДФЛ с ближайшей зарплаты.

Шаг 1. Выдача суточных под отчёт

Деньги выдают расходным кассовым ордером или платёжкой с видом операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51). На этом этапе налогов нет.

Шаг 2. Авансовый отчёт

Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и создайте документ.

1. На закладке «Авансы» выберите документ выдачи.
2. На закладке «Прочее» добавьте строку «Суточные» со всей суммой по положению.
3. Укажите счёт затрат и статью затрат «Командировочные расходы».
4. Проведите документ датой утверждения отчёта.

Проводка: Дт 26 (44, 20) Кт 71.01 на всю сумму суточных.

Шаг 3. Регистрация суммы сверх нормы

В Бухгалтерии откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте «Начисление зарплаты» за месяц утверждения авансового отчёта. Если зарплату за этот месяц уже начислили, добавьте сотрудника и строку в этот же документ.

1. Добавьте сотрудника.
2. Выберите начисление «Суточные сверх норм».
3. Впишите сумму превышения.
4. Проверьте, что программа пересчитала НДФЛ и взносы.

В ЗУП 3.1 превышение регистрируют документом «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) или строкой в «Начислении зарплаты и взносов» того же месяца.

Шаг 4. Как не задвоить расход в Бухгалтерии

Начисление «Суточные сверх норм» делает проводку Дт 26 Кт 70. Но в шаге 2 вся сумма уже ушла в затраты через Кт 71. Без корректировки расход задвоится.

Рабочий вариант для БП 3.0:

1. В авансовом отчёте укажите на закладке «Прочее» только нормативную часть: дни × 700 руб.
2. Превышение пройдёт через начисление: Дт 26 Кт 70.
3. Закройте взаимные долги ручной операцией: Дт 70 Кт 71.01 на сумму превышения.
4. При заполнении ведомости на выплату зарплаты уберите эту сумму — её уже выдали из кассы.

Проверьте ведомость перед выплатой. Это самое уязвимое место схемы: программа не знает, что деньги уже на руках у сотрудника.

Шаг 5. Удержание НДФЛ

НДФЛ с превышения 1С посчитает в документе начисления, а удержит при ближайшей выплате зарплаты. Налог перечисляют в общем порядке через ЕНП.

Если сотрудник уволился и выплат больше не будет, удержать НДФЛ нельзя. Тогда об этом сообщают сотруднику и в ИФНС до 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Проводки и налоги: отражение суточных сверх нормы в учёте

Сводная таблица операций по схеме из предыдущего раздела:

Счёт 69.09 — единый налоговый счёт для страховых взносов в БП 3.0 с 2023 года. Если в вашей базе взносы ещё ведутся на субсчетах 69.01–69.03, значит, конфигурация давно не обновлялась.

В налоговом учёте по прибыли вся сумма суточных — прочий расход, связанный с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Разниц по ПБУ 18/02 эта операция не создаёт.

Взносы на травматизм рассчитываются по своим правилам закона № 125-ФЗ. Проверьте в карточке начисления, как 1С относит вид дохода к базе по травматизму, и сверьте это с позицией вашего отделения СФР (бывший ФСС).

Пример расчёта: 4 дня в Казани по 1 500 руб.

Менеджер Иванов ездил в командировку с 14 по 17 октября. По положению суточные — 1 500 руб. в день. Авансовый отчёт утверждён 20 октября.

Что делаем в 1С:

• 📄 авансовый отчёт от 20 октября на 2 800 руб.;
• 📄 начисление «Суточные сверх норм» на 3 200 руб. в зарплате за октябрь;
• 📄 операция Дт 70 Кт 71.01 на 3 200 руб.;
• 💸 НДФЛ 416 руб. удерживается из зарплаты за октябрь.

У организаций МСП тариф взносов на часть выплат выше 1,5 МРОТ ниже 30%. Программа применит его сама, если тариф указан в учётной политике по взносам.

Проверить свои цифры можно в калькуляторе:

Как проверить расчёт и ускорить работу

Отдельного отчёта «Суточные сверх норм» в типовых конфигурациях нет. Сверку собирают из стандартных отчётов.

Как ускорить:

• 🗂 Сохраните в «Начислении зарплаты» вариант отбора по начислению «Суточные сверх норм» — так за год видно все командировки разом.
• 📝 Для ручной операции Дт 70 Кт 71.01 создайте типовую операцию в журнале операций и копируйте её для каждого случая.
• 👥 Если командировок много и вы ведёте кадры в ЗУП, регистрируйте превышение там. В Бухгалтерию тогда попадут уже готовые суммы через синхронизацию.

Бюджетные учреждения: нормы ниже и другой учёт

Казённые, бюджетные и автономные учреждения ведут учёт в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения. Схема там другая — по счетам бюджетного плана и КОСГУ.

Главные отличия:

• 🏛 Для федеральных учреждений размер суточных за счёт средств федерального бюджета — 100 руб. в сутки (постановление Правительства № 729).
• 🏛 Региональные и муниципальные нормы устанавливают свои акты. Они могут быть выше 100 руб., но редко выходят за 700.
• 💼 Доплату сверх бюджетной нормы обычно производят за счёт приносящей доход деятельности, если это разрешено локальным актом.
• 📑 Суточные относят на КОСГУ 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».

НДФЛ-лимит 700 руб. для бюджетников тот же. Пока суточные не превышают 700 руб., налог не возникает, даже если учреждение доплатило сверх бюджетной нормы.

Частые ошибки при учёте суточных сверх нормы

Частые вопросы