Как уволить умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 и Бухгалтерии 3.0

Чтобы уволить сотрудника в связи со смертью в 1С ЗУП 8.3, нужен один документ — «Увольнение» в журнале Кадры — Приёмы, переводы, увольнения. Дата увольнения в нём ставится ровно той датой, что указана в свидетельстве о смерти, а основание выбирается из справочника: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Дальше — три отличия от обычного расчёта: НДФЛ с итоговых сумм не удерживается, деньги уходят не на карту работника, а родственнику, и ЕФС-1 сдаётся по приказу, а не по «последнему рабочему дню».

Разберём увольнение умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП пошагово — от пакета документов до проводок и проверки отчётов. Отдельно смотрим, что меняется в Бухгалтерии 3.0, ERP и почему в УТ 11 этой задачи нет вообще.

Основание, дата и пакет документов

Трудовой договор прекращается по обстоятельству, не зависящему от воли сторон, — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Заявление, отработка, согласование с профсоюзом не нужны: событие наступило, работодатель только фиксирует его.

Дата увольнения = дата смерти из свидетельства, даже если это выходной, праздник или день отпуска. Переносить её на ближайший рабочий день нельзя — именно отсюда растёт большинство ошибок в табеле и в ЕФС-1.

Приказ при этом издаётся позже — в день, когда вы получили документы. Эта дата важна для срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1.

Если смерть установлена судом (объявление умершим или признание безвестно отсутствующим), основание то же — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, но датой увольнения будет дата вступления решения суда в законную силу либо дата смерти, указанная в решении.

Как уволить сотрудника в связи со смертью в 1С ЗУП 8.3: пошаговая инструкция

Шаг 1. Проверьте справочник оснований увольнения

Откройте Главное меню — Все функции — Справочники — Основания увольнения. Нужна строка со статьёй 83 и формулировкой про смерть работника.

В типовой поставке ЗУП 3.1 она есть. Если справочник чистили вручную, добавьте элемент: наименование — «Смерть работника», статья — п. 6 ч. 1 ст. 83, и обязательно заполните реквизиты для ЕФС-1 (основание прекращения и код причины). Пустые реквизиты — это потом незаполненный подраздел 1.1.

Шаг 2. Создайте документ «Увольнение»

Путь: Кадры — Приёмы, переводы, увольнения — Создать — Увольнение. В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры — Кадровые документы — Создать — Увольнение.

Заполняем закладку «Условия увольнения»:

1. 👤 Сотрудник — выбираем умершего работника. Если у него несколько мест работы в организации (основное + внутреннее совместительство), документ создаём на каждое.
2. 📅 Дата увольнения — дата смерти по свидетельству.
3. 📄 Основание увольнения — элемент со ст. 83 из шага 1.
4. 🗓 Дата приказа — фактическая дата издания, обычно позже даты увольнения.
5. 🏖 Компенсация отпуска — оставляем «Компенсировать» с расчётом неиспользованных дней.

Про компенсацию часто спорят. Роструд исходит из того, что компенсация за неиспользованный отпуск входит в сумму, причитавшуюся работнику, и выплачивается родственникам наравне с зарплатой. ЗУП рассчитает её автоматически по тем же правилам, что при обычном увольнении.

Шаг 3. Проверьте начисления на закладке «Начисления и удержания»

Здесь ЗУП показывает окончательный расчёт: оплата по дням до даты смерти включительно, компенсация отпуска, премии и доплаты, если они уже начислены.

Что проверяем построчно:

• ✅ в оплате по окладу нет дней после даты смерти;
• ✅ не попали отметки «НН» и прогулы за дни после события;
• ✅ начисления, которые были отменены (например, премия за месяц, который работник не отработал), убраны;
• ✅ удержания по исполнительным листам сняты — алиментное обязательство смертью прекращается.

Исполнительный лист после увольнения закрывается: в журнале Зарплата — Исполнительные листы поставьте дату окончания удержаний равной дате смерти, а сам лист верните приставу с сопроводительным письмом.

Шаг 4. Обнулите НДФЛ

Это главное отличие от обычного увольнения. Обязанность по уплате налога прекращается со смертью физлица (п. 3 ст. 44 НК РФ), а суммы, которые получают родственники, переходят к ним в порядке наследования и НДФЛ не облагаются (п. 18 ст. 217 НК РФ).

В документе «Увольнение» перейдите на закладку Начисления и удержания — подзакладку НДФЛ, включите ручную корректировку (в разных релизах флажок называется «Скорректировать расчёт» или «Исправить НДФЛ») и обнулите исчисленный налог.

Со страховыми взносами наоборот — руками ничего не трогаем. Объект обложения возник в момент начисления, пока работник был жив, поэтому взносы считаются в общем порядке и сотрудник остаётся в разделе 3 РСВ и в персонифицированных сведениях за месяц.

Шаг 5. Распечатайте приказ и закройте кадровые документы

Из документа «Увольнение» — кнопка Печать:

Бумажную трудовую книжку заполняют записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и выдают родственнику под расписку по его заявлению либо отправляют почтой с согласия получателя. Если книжка только электронная, на руки выдают СТД-Р — сформировать можно из того же документа «Увольнение».

Не забудьте снять работника с воинского учёта: Кадры — Воинский учёт и сообщение в военкомат, если он состоял на учёте.

Шаг 6. Сдайте ЕФС-1, подраздел 1.1

Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Не за днём смерти: отсчёт идёт от приказа, поэтому приказ лучше издавать в день получения документов, а не «когда дойдут руки».

Путь: Отчётность, справки — 1С-Отчётность — Создать — ЕФС-1. Выбираем период, в раздел 1 подраздел 1.1 нажимаем Заполнить — программа подтянет мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» с датой смерти, основанием и кодом причины из справочника.

Проверьте перед отправкой:

• 📌 графа «Дата» = дата смерти;
• 📌 графа «Сведения о приёме, переводе…» = УВОЛЬНЕНИЕ;
• 📌 основание — пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ без сокращений, как в справочнике;
• 📌 реквизиты приказа — номер и фактическая дата издания.

Подраздел 1.2 (стаж) по уволенному сдаётся в общем порядке по итогам года. Отдельного срочного отчёта по нему нет.

Шаг 7. Выплатите деньги родственнику

Ведомость на умершего сотрудника формировать нельзя — выплата идёт не ему. Порядок такой:

1. В карточке сотрудника меняем способ выплаты на «Не выплачивать» либо просто не включаем его в ведомость.
2. Сумму выдаём по расходному кассовому ордеру или платёжным поручением на реквизиты получателя — в Бухгалтерии 3.0 это Банк и касса — Платёжные поручения / Кассовые документы.
3. В ЗУП закрываем задолженность документом Выплаты — Ведомости в кассу с видом выплаты «Прочая выплата» или ручной корректировкой выплаты, чтобы по сотруднику не висел долг.

Срок — не позднее недельного срока со дня подачи родственником документов (ст. 141 ТК РФ). Требование наследника можно заявить в течение четырёх месяцев со дня открытия наследства (ст. 1183 ГК РФ); если за это время никто не обратился, сумма входит в наследственную массу и выплачивается наследнику по свидетельству о праве на наследство.

Проводки при увольнении в связи со смертью работника

Пример: оклад за отработанные дни 28 400 ₽, компенсация за 9 дней отпуска 13 760 ₽, итого 42 160 ₽. НДФЛ не удерживается, взносы начислены по основному тарифу 30 % — 12 648 ₽.

Проводку Дт 70 Кт 76.09 1С сама не сделает — её вводят документом Операции — Операции, введённые вручную. Если выплату делают сразу из кассы, допустимо упрощение: Дт 70 Кт 50.01 без промежуточного счёта 76.09, но тогда в оборотах по счёту 70 остаётся «след» умершего работника, что хуже читается при сверках.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется из способа отражения зарплаты в карточке сотрудника или подразделения: Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучёте.

Особенности по конфигурациям

В ЗУП с настроенным обменом не забудьте выгрузить документы в бухгалтерскую базу: Зарплата — Отражение зарплаты в бухучёте, иначе проводок в Бухгалтерии не появится.

Нестандартные ситуации

Работник умер в отпуске. Отпуск не отменяют и отпускные не пересчитывают за уже использованные дни. Сторнируют только ту часть, что приходится на дни после даты смерти — документом Зарплата — Все начисления — Сторнирование начислений.

Работник умер на больничном. Пособие за дни нетрудоспособности до даты смерти начисляется и выплачивается родственникам, за первые три дня — за счёт работодателя. Листок нетрудоспособности закрывается датой смерти.

Документы принесли через месяц. Самый частый случай: в табеле уже стоят «НН», зарплата начислена за полный месяц. Порядок действий:

1. вводим «Сторнирование начислений» на лишние дни и суммы;
2. оформляем «Увольнение» датой смерти;
3. если излишек уже выплачен, требовать его обратно от родственников нельзя — сумму списывают как расход, не уменьшающий налоговую базу;
4. если НДФЛ с излишка уже удержан и перечислен, его возвращают из бюджета по заявлению, а не зачитывают в счёт других работников.

Смерть в день приёма или до начала работы. Если сотрудник так и не вышел на работу, трудовой договор аннулируется, увольнение не оформляется. В 1С документ «Приём на работу» помечают на удаление или вводят документ отмены — в ЕФС-1 тогда нужно отменяющее мероприятие.

Типичные ошибки

• ❌ Дата увольнения — последний рабочий день, а не дата смерти. Разъезжаются табель, стаж и подраздел 1.1 ЕФС-1. Исправляется только перепроведением документа и отменяющим мероприятием.
• ❌ Удержали НДФЛ. Налог уплачен лишним, а родственник получил меньше. Приходится сдавать корректировку 6-НДФЛ и возвращать налог из бюджета.
• ❌ Убрали страховые взносы «по аналогии с НДФЛ». Взносы с сумм, начисленных до смерти, остаются. Их снятие — занижение базы и штраф по ст. 122 НК РФ.
• ❌ ЕФС-1 сдали на следующий день после смерти, а не после приказа. Отчёт улетел раньше приказа, в нём пустые реквизиты распоряжения.
• ❌ Выплатили на карту умершего. Счёт блокируется банком, деньги уходят в наследственную массу, а родственник приходит к вам повторно.
• ❌ Не сняли удержание по исполнительному листу. Алименты уходят из суммы, которая принадлежит наследникам.
• ❌ Забыли про внутреннее совместительство. Сотрудник уволен по основному месту, а по второй позиции продолжает «работать» и начисляться.
• ❌ Не отразили выплату в ЗУП. Деньги выданы через кассу, но долг по сотруднику висит и лезет во все отчёты по задолженности.

Отчёты для проверки

После проведения всех документов пробегите по пяти отчётам — это пять минут, а находят они почти всё:

Отдельно откройте ЕФС-1 в режиме проверки перед отправкой — кнопка Проверить — Проверить выгрузку. Незаполненное основание в подразделе 1.1 программа подсветит сразу.

Частые вопросы