Замена акта на накладную в 1С: два рабочих способа

Отдельной кнопки «переделать акт в накладную» в 1С нет: акт на услуги и товарная накладная — это разные виды одного документа Реализация (акты, накладные, УПД). Есть два пути. Первый — открыть ошибочный акт и сменить у него вид операции на «Товары (накладная, УПД)». Второй — создать новую накладную, а неверный акт пометить на удаление.

Оба документа лежат в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Выбор способа зависит от одного: был документ проведён и попал в отчётность или нет. Если декларации ещё не сданы — меняйте смело. Если сданы — сначала прочитайте раздел про последствия, там порядок другой.

Разберём замену для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси». В ЗУП этого документа нет, в УТ 11 реализация устроена похоже, но счета учёта и состав печатных форм отличаются.

Чем акт на услуги отличается от товарной накладной

Путаница возникает из-за того, что при создании реализации программа предлагает несколько видов операции, а бухгалтер второпях выбирает не тот. Отсюда и запрос «переделать акт на накладную».

Разница не косметическая, она в учёте:

• 📄 Акт (услуги) — продажа работ или услуг. Склад не участвует, себестоимость не списывается. Проводки только по выручке и НДС.
• 📦 Накладная (товары) — продажа товара со склада. Кроме выручки и НДС формируется списание себестоимости со счёта 41 (или 43, 10).

Если вместо накладной провели акт, товар остаётся «висеть» на складе: по счёту 41 сальдо не уменьшилось, себестоимость в расходы не попала, финансовый результат завышен. Поэтому мало сменить название печатной формы — нужно, чтобы документ сформировал правильное движение по складу.

Ещё одно следствие: из акта на услуги нельзя распечатать ТОРГ-12. Эта форма привязана именно к виду операции «Товары».

Когда переделывать акт в накладную не нужно

Прежде чем менять документ, стоит убедиться, что проблема действительно в виде операции. В трёх ситуациях замена не требуется или даже навредит.

• 🔹 Вы продаёте и товары, и услуги по одной сделке. Тогда не надо делать два документа или переделывать один в другой — выберите вид операции Товары, услуги, комиссия. В нём есть обе вкладки сразу, и накладная с актом печатаются из одного документа.
• 🔹 Реализованы именно услуги или работы. Если по договору вы оказали услугу (аренда, ремонт, консультация), акт — правильный документ. Накладная ТОРГ-12 для услуг не предназначена, товар на складе при этом не числится.
• 🔹 Нужна не замена, а исправление уже выставленного документа. Если накладная проведена верно, но в ней ошибка в цене или количестве, вид операции менять не нужно — используйте документ Корректировка реализации, а не переделку вида.

Если же товар физически отгружен, а в базе стоит акт на услуги — замена нужна, и дальше по шагам.

Последствия ошибки и что проверить перед правкой

Короткий разбор последствий помогает понять, почему переделку нельзя откладывать «на потом».

Неверный вид операции бьёт сразу по трём участкам:

1. Складской учёт. Товар не списан: по счёту 41 остаётся лишнее количество и сумма. Инвентаризация покажет недостачу — по документам товар на складе, фактически его нет.
2. Себестоимость и прибыль. Без проводки 90.02 расходы занижены, а валовая прибыль и база по налогу на прибыль завышены. Заплатите лишний налог.
3. НДС. Сама сумма НДС по выручке, как правило, не меняется. Но если на акт выписан счёт-фактура с неверной номенклатурой, книга продаж будет содержать неточность, которую увидит камеральная проверка.

Поэтому замена — это не косметика ради печатной формы, а восстановление правильного движения по складу и финансового результата.

Прежде чем менять документ, оцените, куда он уже «дотянулся». От этого зависит, можно ли править напрямую или нужна корректировка отдельным документом. Пройдитесь по списку:

1. Документ проведён? Непроведённый черновик меняйте без оглядки.
2. На основании акта выписан счёт-фактура? Он привязан ссылкой и может помешать удалению.
3. Период документа закрыт обработкой «Закрытие месяца »?
4. Данные попали в декларацию по НДС или в отчётность по прибыли, которую уже сдали?

Чтобы быстро понять свой сценарий, пройдите по дереву:

Способ 1: сменить вид операции в том же документе

Если документ ещё не ушёл в отчётность, проще всего переключить его вид операции — шапка (контрагент, договор, счёт, дата) сохранится, менять придётся только табличную часть.

Порядок действий:

1. Откройте акт в списке Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Если документ проведён — снимите проведение кнопкой Ещё → Отмена проведения.
3. В верхней части формы нажмите на ссылку с названием текущего вида операции (она показывает «Реализация: Услуги…»).
4. Выберите Товары (накладная, УПД). Если в документе должны остаться и товары, и услуги — выбирайте Товары, услуги, комиссия.
5. Перейдите на вкладку Товары, подберите номенклатуру, укажите количество, цену и склад.
6. Проверьте счёт учёта (41.01 для товаров) и счёт доходов 90.01.1.
7. Нажмите Провести.

После проведения проверьте движения кнопкой Дт/Кт: должна появиться проводка списания себестоимости (90.02.1 — 41.01), которой в акте не было.

Если программа по какой-то причине не даёт сменить вид операции (например, мешают связанные документы), переходите ко второму способу.

Способ 2: создать новую накладную и удалить акт

Этот путь надёжнее, когда исходный акт лучше не трогать: на него завязаны оплаты, счёт-фактура или он уже частично отражён в учёте. Логика простая — делаем правильный документ рядом, а ошибочный убираем.

1. В списке реализаций нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть Товары. Чтобы не вводить всё руками, можно создать документ на основании исходного акта или скопировать акт кнопкой Создать копированием и затем сменить вид операции.
3. Проведите новую накладную.
4. Вернитесь к ошибочному акту и пометьте его на удаление (Ещё → Пометить на удаление).
5. Если на акт был выписан счёт-фактура, пометьте на удаление и его.
6. Удалите помеченное через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Если удалить документ нельзя (например, отчётность по нему уже сдана), не форсируйте удаление. Оставьте акт как есть и сторнируйте его влияние отдельной операцией — об этом в разделе о последствиях.

Проводки: что должно сформироваться после замены

Главный признак того, что замена удалась, — набор проводок. У акта и накладной он разный.

Ключевая строка — последняя: Дт 90.02.1 Кт 41.01. Именно она списывает товар со склада и ставит его стоимость в расходы. Если после переделки этой проводки нет, значит, либо не заполнен счёт учёта номенклатуры, либо на складе нет остатка выбранного товара.

Счета могут отличаться в зависимости от того, что продаёте:

• Готовая продукция списывается с 43, а не с 41.
• Материалы — с 10.
• Товары в рознице по продажным ценам учитываются со счётом 42 (торговая наценка), и при продаже наценка сторнируется.

Выручку по неосновной деятельности иногда отражают через 91, но для обычной продажи товаров это всегда 90. Если видите выручку на 91 — проверьте, не выбран ли по ошибке счёт прочих доходов в строке номенклатуры.

Печатные формы: ТОРГ-12, накладная и УПД

После смены вида операции становятся доступны «товарные» печатные формы, которых у акта услуг не было.

Нажмите Печать в документе-накладной и выберите нужное:

Унифицированная форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна — организация вправе применять свой бланк или перейти на УПД. Но ТОРГ-12 остаётся самым привычным форматом, поэтому 1С печатает её «из коробки».

Если по реализации нужен счёт-фактура, формируйте его кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу документа уже после смены вида операции — тогда он встанет на правильную накладную.

Проверка остатков и закрытие месяца

Переделка документа меняет движение по складу, поэтому после неё стоит убедиться, что остатки сошлись, а месяц закрыт корректно.

Что проверить:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) — убедитесь, что проданный товар списался и сальдо уменьшилось.
• 📊 ОСВ по счёту 90 — выручка и себестоимость должны стоять по одной и той же реализации.
• 🔍 Экспресс-проверка ведения учёта (Отчеты → Экспресс-проверка) — ловит документы без движения по себестоимости и прочие расхождения.

Простой пример. Продали 10 единиц товара по 1 200 ₽ с НДС, себестоимость единицы 700 ₽. После замены по ОСВ счёта 41 остаток уменьшится на 10 штук и на 7 000 ₽, а по счёту 90.02 появится себестоимость 7 000 ₽. Если в ОСВ эти 7 000 ₽ не видны — проводка списания не сформировалась, вернитесь к документу и проверьте счёт учёта.

Если вы меняли документ в уже закрытом периоде, выполните заново Операции → Закрытие месяца за этот месяц. Себестоимость при методе «по средней» пересчитывается именно на закрытии, поэтому без повторного закрытия финансовый результат останется неверным.

Частые вопросы