Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия и не сломать расчёт зарплаты

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют отдельным документом: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск по уходу за ребенком. Документ закрывает период, за который программа не начисляет зарплату, и даёт данные для стажа в отчётности. Само пособие до полутора лет бухгалтерия не начисляет — его назначает и перечисляет СФР напрямую.

Частое заблуждение — что в 1С бухгалтерия должна «рассчитать пособие 40%» и провести его по 69-му счёту. Так было до перехода на прямые выплаты. Сейчас работодатель только передаёт сведения в Социальный фонд (бывший ФСС, с 2023 года — СФР), а в базе фиксирует сам отпуск.

Что подготовить до оформления в 1С

Бумаги от сотрудника

Без комплекта документов отпуск не оформляют ни на бумаге, ни в программе. Обычный набор:

• 📝 заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком с датами;
• 👶 свидетельство о рождении ребенка (копия);
• 🧾 справка с работы второго родителя, что он не получает пособие по уходу. Если второй родитель не работает — справка из СФР или соцзащиты по месту жительства;
• 📅 если до этого был отпуск по беременности и родам — даты его окончания, чтобы новый отпуск начался со следующего дня.

Отпуск может взять не только мать, но и отец, бабушка, дедушка, другой родственник или опекун, который фактически ухаживает за ребенком. Набор бумаг тот же.

Настройка программы

Кадровые документы в Бухгалтерии появляются только тогда, когда зарплата ведётся в этой базе. Проверьте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты:

1. Переключатель учёта зарплаты стоит в положении «В этой программе».
2. Включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов (флажок в той же форме).

Если флажка нет, в журнале Все начисления просто не будет нужного вида документа. Это первое, что проверяют, когда «пропала кнопка».

Как в 1С Бухгалтерии оформить отпуск по уходу за ребенком: пошагово

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать и выберите «Отпуск по уходу за ребенком».
3. Укажите организацию, если их в базе несколько.
4. Выберите сотрудника из справочника.

Шаг 2. Заполните период

Дату начала ставьте со дня, указанного в заявлении. После декрета это следующий день за последним днём больничного по беременности и родам.

Дату окончания считайте от дня рождения ребенка. Пример: ребенок родился 10.03.2025.

Отпуск можно оформить сразу до трёх лет одним документом. Но удобнее завести два: до 1,5 лет и с 1,5 до 3 лет. Так в отчётах о стаже периоды получают разные коды без ручной правки, а если сотрудник выйдет на работу между этими датами, править придётся только один документ.

Мини-кейс: от декрета к отпуску по уходу

Сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней с 08.01.2025. Последний день этого отпуска — 27.05.2025. В 1С он оформлен документом «Больничный лист» с соответствующей причиной нетрудоспособности.

Ребенок родился 10.03.2025. Сотрудница пишет заявление на отпуск по уходу с 28.05.2025. В программе получается цепочка без разрывов и наложений:

1. «Больничный лист» по беременности и родам: 08.01.2025 — 27.05.2025.
2. «Отпуск по уходу за ребенком» до 1,5 лет: 28.05.2025 — 09.09.2026.
3. «Отпуск по уходу за ребенком» с 1,5 до 3 лет: 10.09.2026 — 09.03.2028.

Единовременное пособие при рождении ребенка в этой цепочке не участвует: его тоже назначает СФР, а работодатель только передаёт сведения.

Шаг 3. Проверьте блок о пособии

Если в форме документа есть поля о пособии, при прямых выплатах начислять в них нечего. Пособие назначает Социальный фонд по сведениям, которые вы ему передаёте. Начисление в документе нужно, только если организация по коллективному договору доплачивает что-то из своих средств.

Шаг 4. Проведите документ и распечатайте приказ

1. Нажмите Провести.
2. Через кнопку Печать сформируйте приказ. Унифицированная форма Т-6 необязательна: можно утвердить свою, но приказ должен быть.
3. Дайте сотруднику расписаться в ознакомлении.

Шаг 5. Передайте сведения в СФР

Работодатель передаёт сведения для назначения пособия в течение трёх рабочих дней после получения заявления или запроса фонда. В 1С это делают через сервис 1С-Отчетность — в разделе обмена с Социальным фондом, где видны входящие запросы и отправленные ответы.

Пособие до 1,5 лет и период с 1,5 до 3 лет: как считается

До полутора лет

Пособие равно 40% среднего заработка. Средний заработок берут за два календарных года до года начала отпуска. Если в этих годах был декрет или другой отпуск по уходу, годы можно заменить предшествующими, если это увеличит пособие.

Пример. Средний дневной заработок сотрудницы — 1 000 руб.

• 1 000 × 30,4 = 30 400 руб. — средний месячный заработок;
• 30 400 × 40% = 12 160 руб. — пособие в месяц.

Сумму ограничивают минимум и максимум, которые устанавливаются на каждый год. Считает их СФР, но цифра пригодится, чтобы ответить сотруднику на вопрос «почему так мало».

Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Освобождение по НДФЛ — в статье 217 НК РФ.

С 1,5 до 3 лет

Государственного пособия за этот период нет. Ежемесячную компенсацию 50 рублей с 2020 года отменили для новых отпусков: она осталась только у тех, кто ушёл в отпуск раньше.

Этот отрезок для 1С — отпуск без оплаты. Зарплата не начисляется, дни не входят в отработанное время, в табеле стоит соответствующий код.

Совмещение с работой

С 2024 года родитель может выйти на работу на полный или неполный день и сохранить пособие до 1,5 лет. Для 1С это значит: отпуск остаётся оформленным, а зарплату за отработанное время начисляете обычным порядком. Подробнее — в разделе про досрочный выход.

Что программа отразит в учёте и что проверить

Проводки

Сам документ «Отпуск по уходу за ребенком» проводок по бухгалтерским счетам при прямых выплатах обычно не формирует. Он работает как кадровая отметка: сообщает расчёту зарплаты, что сотрудник в отпуске.

Проводки появятся только в двух случаях:

Начисление пособия Дт 69 Кт 70 сейчас не делают: деньги идут сотруднику от фонда, а не через кассу или расчётный счёт организации.

Что проверить после проведения

1. Откройте ближайшее Начисление зарплаты и заполните его. У сотрудника в отпуске оклад за дни отпуска не должен начисляться.
2. В месяце начала отпуска сумма должна быть пропорциональна отработанным дням. Пример: оклад 45 000 руб., в месяце 21 рабочий день, отпуск начался после 14 отработанных. Начислится 45 000 / 21 × 14 = 30 000 руб.
3. Проверьте карточку сотрудника в справочнике Сотрудники: там должна быть видна история с отпуском.

Отчётность за период отпуска по уходу

Что меняется в отчётах, пока сотрудник в отпуске:

• 📊 ЕФС-1, сведения о стаже. Период отпуска отражается с особым кодом: «ДЕТИ» — до 1,5 лет, «ДЛДЕТИ» — с 1,5 до 3 лет. Программа подставляет коды по документу отпуска. Проверьте их в годовом отчёте до отправки.
• 👥 Среднесписочная численность. Сотрудники в отпуске по уходу в неё не включаются. Если сотрудник работает во время отпуска на неполный день, его учитывают по отработанному времени.
• 🧾 6-НДФЛ. Пособие от СФР в отчёт работодателя не попадает: выплачивает его фонд, и оно не облагается.
• 💼 Расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Если выплат сотруднику в месяце не было, данных по нему за этот месяц нет. Если он подрабатывает во время отпуска — показываете начисленную зарплату обычным порядком.

Для сверки удобен отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам из раздела Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Выберите период и проверьте, что у сотрудника в отпуске нет начислений, кроме тех, что вы ждёте.

Досрочный выход и работа во время отпуска по уходу

Сотрудник выходит раньше срока

Если сотрудник прерывает отпуск и возвращается на работу полностью:

1. Получите от него заявление о досрочном выходе и оформите приказ.
2. Откройте в 1С документ «Отпуск по уходу за ребенком».
3. Измените дату окончания на последний день отпуска — день перед выходом.
4. Перепроведите документ.
5. Заполните или перезаполните Начисление зарплаты за месяц выхода.

Важно успеть до того, как закрыли месяц выхода. Если зарплату за этот месяц уже начислили, после правки отпуска перезаполните документ начисления — иначе сотрудник не получит зарплату за отработанные дни.

Сотрудник работает, не прерывая отпуск

Здесь документ отпуска не трогают. Нужно другое:

• 🕒 зафиксировать новый режим (неполный день, сокращённая неделя) — через документ Кадровый перевод с новым графиком и окладом;
• 💰 начислять зарплату за фактически отработанное время в Начислении зарплаты;
• 📤 сообщить в СФР, если этого требует фонд, — пособие до 1,5 лет при этом сохраняется.

Если в форме начисления программа всё равно не даёт начислить оклад за дни отпуска, проверьте период в документе отпуска и график в кадровом переводе. Бывает удобнее завершить один документ отпуска и открыть новый с даты начала работы.

Выход после окончания отпуска

Когда отпуск закончился в срок, ничего дополнительно в 1С делать не нужно. С даты, следующей за окончанием, сотрудник снова попадает в расчёт зарплаты по своему окладу. Проверьте только, что оклад и график в карточке актуальные: за три года они могли измениться.

Ошибки, которые всплывают позже

• ❌ Отпуск оформлен «на всякий случай» до трёх лет, а сотрудник вышел через год. Документ не поправили — человеку не начисляется зарплата, в стаже неверный код. Правьте дату окончания сразу после приказа о выходе.
• ❌ Отпуск начинается в день окончания декрета. Даты наложились, программа может считать дни дважды. Начало — строго на следующий день.
• ❌ Пособие начислили в базе по старой схеме. На 69-м счёте появляется долг фонда, который никогда не закроется. Такое начисление нужно сторнировать.
• ❌ Отпуск ввели задним числом после начисления зарплаты. За дни отпуска уже начислен оклад, НДФЛ и взносы. Перезаполните начисление и проверьте, не была ли уже выплата: переплату придётся удерживать с согласия сотрудника.
• ❌ Справку о неполучении пособия вторым родителем не взяли. В 1С всё проведено, но фонд может запросить документы, и назначение затянется.

Частые вопросы