Как оформить возврат поставщику в 1С:Бухгалтерии 8.3 — с НДС, взаиморасчётами и проверкой

Возврат поставщику в 1С Бухгалтерия 8.3 оформляют документом «Возврат товаров поставщику»: Покупки → Возвраты товаров поставщикам → Создать. Удобнее создать его на основании исходного поступления — кнопкой Создать на основании в документе поступления. Тогда 1С сама подставит контрагента, договор, склад, цены и ставку НДС, а себестоимость спишет со счёта 41.01 в уменьшение долга по счёту 60.01.

Как оформить возврат, зависит от одного вопроса: принят товар к учёту или нет. Если брак или пересорт нашли прямо при приёмке, в учёт попадает только годное количество, а остальное лежит на забалансе. Если товар уже оприходован и НДС принят к вычету, делают полноценный возврат и восстанавливают НДС по корректировочному счёту-фактуре поставщика.

Основания для возврата и какие бывают варианты

Покупатель вправе вернуть товар, если он оказался ненадлежащего качества, пришёл не в том ассортименте или количестве, а также если это прямо разрешено договором поставки. Основные правила — в статьях 475 и 518 Гражданского кодекса. Для учёта важно не основание, а момент: до или после принятия к учёту.

Варианты, которые встречаются на практике:

• 📦 Недопоставка или излишки при приёмке — товар физически пришёл, но часть не принимаете.
• 🔧 Брак, найденный позже — товар уже на складе, возможно, частично продан.
• 🔄 Возврат по договору — качественный товар, но договор разрешает вернуть невостребованное.
• 🏷️ Пересорт — пришло не то: одно возвращаете, другое ждёте в замену.

Что проверить перед оформлением возврата поставщику

Пять минут подготовки избавляют от исправлений задним числом. Перед созданием документа проверьте:

1. Поступление проведено и в нём стоят нужные договор и склад. Возврат берёт эти реквизиты из основания.
2. Остаток товара на складе. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 41.01 с отбором по номенклатуре и складу. Вернуть больше, чем числится, программа не даст: документ не проведётся при включённом контроле остатков.
3. Счёт-фактура поставщика зарегистрирован и известно, принят ли НДС к вычету. Это видно в книге покупок за нужный квартал или в отчёте по счёту 19.03.
4. Есть первичка на возврат. Обычно это акт о расхождении или о браке, претензия и накладная на возврат. Номер и дату акта пригодятся в комментарии к документу.
5. Состояние расчётов. Посмотрите сальдо по счёту 60.01 в разрезе договора: оплачен ли товар, был ли аванс. От этого зависит, что делать с деньгами после возврата.

Возврат товара, который не приняли к учёту

Этот вариант для случая, когда проблему нашли при приёмке. Документ «Возврат товаров поставщику» здесь обычно не нужен: товар просто не становится вашим запасом.

Шаг 1. Оприходуйте только годное

В документе поступления (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)) укажите фактически принятое количество. Если поставщик выставил накладную на 100 единиц, а принято 92, в документе должно быть 92.

На 8 непринятых единиц составьте акт о расхождении. Поставщик по нему выставляет исправленные документы или вы оформляете приёмку с актом, если договор это допускает.

Шаг 2. Отразите непринятое на забалансе

Товар, который физически лежит у вас, но не принят, учитывают на счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение ». В 1С это делают операцией вручную: Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.

• Поступление на хранение: Дт 002, сумма по цене договора.
• Отгрузка обратно поставщику: Кт 002 той же суммой.

Шаг 3. НДС

Вычет берёте только по фактически принятому количеству. Если поставщик прислал счёт-фактуру на полную партию, не регистрируйте его, пока не получите исправленный документ. Иначе вычет окажется завышенным.

Возврат поставщику товара, принятого к учёту: пошагово

Основной сценарий. Товар оприходован, лежит на складе на счёте 41.01, а потом вы договорились с поставщиком о возврате.

Шаг 1. Создайте документ на основании

Откройте исходное поступление и нажмите Создать на основании → Возврат товаров поставщику. Второй путь — Покупки → Возвраты товаров поставщикам → Создать, но тогда в поле документа-основания придётся выбрать поступление вручную.

Связь с основанием важна. По ней 1С берёт цену и НДС из конкретной партии, а не текущую цену номенклатуры.

Шаг 2. Оставьте только возвращаемые строки

На вкладке «Товары» программа перенесёт всю партию. Удалите лишние строки и поправьте количество.

Пример: купили 50 коробок по 1 200 ₽ с НДС 20 %, возвращаете 6. В строке ставите 6, сумма пересчитается в 7 200 ₽, из них НДС 1 200 ₽, без НДС 6 000 ₽.

Шаг 3. Проверьте шапку

• Дата — дата фактической отгрузки поставщику, а не дата претензии.
• Склад — тот, где товар реально лежит.
• Договор — тот же, что в поступлении. Иначе долг уменьшится по другому договору и сверка разойдётся.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

После проведения в документе есть печать накладной на возврат или УПД. Её подписывает поставщик при получении товара.

Шаг 5. Проверьте проводки

Нажмите ДтКт в форме документа. Суть операции такая:

Если на складе используется метод ФИФО или средняя стоимость, сумма списания по 41.01 может отличаться от цены поставщика. Разница уйдёт в прочие доходы или расходы, и это нормально.

Если возвращаете товар из нескольких поступлений

Бывает, что бракованная позиция пришла двумя-тремя партиями. Один документ возврата привязан к одному основанию, поэтому оформляйте отдельный возврат на каждое поступление. Так НДС и цена каждой партии спишутся точно, а поставщик выставит корректировочные документы к своим исходным отгрузкам.

Пример: 4 единицы из поступления от 5 марта и 3 единицы из поступления от 19 марта — это два документа «Возврат товаров поставщику» с одной датой. Печатную накладную при желании можно оформить общую, но в учёте лучше держать два документа.

Возврат с заменой на другой товар

При пересорте поставщик часто не возвращает деньги, а присылает правильный товар. В 1С это две независимые операции:

1. Возврат неправильной позиции — документ возврата, как описано выше.
2. Приход правильной позиции — новое поступление по тому же договору.

Долг по счёту 60.01 после возврата уменьшится, а после нового поступления вырастет снова. Если суммы равны, сальдо вернётся к исходному. Не пытайтесь «переименовать» номенклатуру в старом поступлении: это ломает себестоимость уже проданного и сверку с поставщиком.

Как восстановить НДС при возврате товаров поставщику

Если товар уже принят к учёту, поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение. Раньше такую ситуацию оформляли счётом-фактурой от покупателя, сейчас — корректировочным документом от продавца.

Регистрация корректировочного счёта-фактуры

Получив корректировочный счёт-фактуру (бумагой или по ЭДО), зарегистрируйте его по документу возврата. В форме возврата внизу есть поле для регистрации счёта-фактуры полученного. Укажите номер и дату корректировочного документа поставщика.

Если документ пришёл по ЭДО, сопоставьте входящий корректировочный счёт-фактуру с документом возврата в рабочем месте ЭДО. Тогда номер, дата и суммы подтянутся из файла, и ручной ввод не понадобится.

В каком квартале восстанавливать

Восстановить НДС нужно в том квартале, в котором наступило более раннее из двух событий (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ):

• получены первичные документы на уменьшение стоимости;
• получен корректировочный счёт-фактура.

Пример. Накладную на возврат поставщик подписал 28 июня, а корректировочный счёт-фактуру прислал 3 июля. Восстанавливать нужно во II квартале, по дате первички.

Если корректировочный счёт-фактура пришёл позже, а квартал уже закрыт и декларация сдана, — сдавайте уточнённую декларацию по НДС за квартал восстановления.

Где увидеть результат

Восстановленный налог попадает в книгу продаж (Отчеты → Книга продаж) с кодом вида операции для корректировочных счетов-фактур. Если записи нет, откройте помощник по учёту НДС в разделе Операции за квартал и проверьте, нет ли незарегистрированных документов.

Деньги после возврата и сверка с поставщиком

После возврата сальдо по счёту 60.01 с этим поставщиком меняется. Возможны три исхода.

Возврат денег

Когда поставщик перечислил деньги, создайте в Банк и касса → Банковские выписки → Поступление документ с видом операции «Возврат от поставщика». Проводка: Дт 51 Кт 60.01. Договор должен совпадать с договором возврата.

Зачёт в счёт следующей поставки

Если договорились зачесть сумму, ничего отдельно делать не нужно. При проведении следующего поступления по тому же договору 1С сама зачтёт дебетовое сальдо, как аванс. Если договоры разные, используйте Покупки → Корректировка долга.

Акт сверки

Сформируйте Покупки → Акты сверки расчетов за период возврата и отправьте поставщику. В акте возврат должен стоять отдельной строкой по дебету с датой отгрузки.

Частые ошибки в учёте возвратов и как их найти

Ниже то, что встречается при проверке баз чаще всего. Каждую ошибку видно в стандартных отчётах.

Для итоговой проверки за квартал сформируйте три отчёта:

• 📊 ОСВ по счёту 60.01 в разрезе контрагентов и договоров — нет ли «перевёрнутых» сальдо.
• 📊 Анализ счёта 19.03 — по возвращённому товару остаток должен быть нулевой.
• 📊 Книга продаж — есть ли запись о восстановлении НДС по каждому корректировочному счёту-фактуре.

Частые вопросы