Как рассчитать и провести зарплату, отпуск и больничный в 1С:Бухгалтерии 8.3

Зарплата, отпускные и больничный в 1С:Бухгалтерии 8.3 начисляются тремя отдельными документами в разделе Зарплата и кадры: месячная оплата — документом Начисление зарплаты, отпуск — документом Отпуск, пособие — Больничный лист. Все три формируют проводки по кредиту счёта 70, удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы автоматически.

БП 3.0 рассчитана на простой зарплатный учёт — ориентировочно до 60 сотрудников, оклады, премии, отпуска и больничные. Если в штате сложные графики, сдельная оплата, вредность и несколько видов начислений на человека, расчёт ведут в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносят только сводные проводки.

Ниже — порядок от настроек до закрытия месяца, с проводками, примерами расчёта и типичными ошибками.

Настройка учёта зарплаты перед первым расчётом

Прежде чем начислять, включите зарплатный блок. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и в поле порядка учёта выберите вариант, при котором расчёт ведётся в этой программе (альтернатива — «во внешней программе», тогда 1С:Бухгалтерия только принимает готовые суммы).

Что проверить в настройках:

• 🧾 Способы учёта зарплаты — счёт затрат, на который ложится начисление. Для услуг обычно 26, для производства — 20, для торговли — 44. Счёт берётся из учётной политики, поэтому значение по умолчанию задайте один раз.
• 👥 Кадровый учёт — полный или упрощённый. При упрощённом сотрудник и его оклад заводятся прямо в карточке, отдельные приказы о приёме не нужны.
• 📅 Начисления и удержания — список видов начислений (оклад, премия, районный коэффициент) и удержаний (алименты, профвзносы), если они есть.

Дальше заведите сотрудников: Зарплата и кадры → Сотрудники. В карточке укажите оклад и дату приёма — без этого документ начисления не подтянет человека.

Начисление зарплаты за отработанный месяц

Основной документ — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников, рассчитает оклад по отработанным дням, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.

Порядок работы с документом:

1. Выберите месяц начисления и подразделение.
2. Нажмите Заполнить — строки заполнятся автоматически по окладам и графику.
3. Проверьте колонку отработанных дней: при неполном месяце (приём, увольнение, отпуск) число должно отличаться от нормы.
4. На вкладках документа видны суммы НДФЛ и взносов — сверьте их перед проведением.
5. Проведите документ.

НДФЛ удерживается по действующей ставке и с 2023 года считается при каждой выплате — и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца. Страховые взносы начисляются по единому тарифу (в пределах предельной базы — 30%, сверх — меньше), взносы на травматизм (на случай НС и профзаболеваний) идут отдельной строкой по тарифу организации.

Про аванс. Зарплата за первую половину месяца тоже облагается НДФЛ, поэтому рассчитывать её «на глаз» больше нельзя. Размер аванса задаётся в карточке сотрудника или в настройках зарплаты — фиксированной суммой или процентом от оклада. При выплате аванса ведомостью программа удержит налог и уменьшит сумму к перечислению.

Отдельно учитывайте неполные месяцы. Если сотрудник принят в середине периода, был в отпуске или болел, 1С рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю. Поэтому календарь на текущий год должен быть заполнен — иначе норма дней определится неверно и оклад посчитается не полностью.

Рассчитать сумму на руки и налоги до проведения удобно калькулятором:

Проводки по зарплате и удержание НДФЛ

После проведения Начисление зарплаты формирует стандартный набор движений. Расход признаётся по кредиту счёта 70, налог и взносы — встречными проводками.

Счёт затрат в первой и третьей проводке совпадает — и зарплата, и взносы на неё относятся на один вид расходов. Если в учётной политике задано распределение по нескольким счетам, 1С разнесёт суммы пропорционально.

Посмотреть результат можно отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70: кредитовый оборот — начислено, дебетовый — выплачено и удержано, сальдо — долг перед сотрудниками на дату. Для детализации по людям раскройте ОСВ с группировкой по субконто «Работники» — так видно задолженность по каждому сотруднику отдельно.

Обратите внимание на счёт 68.01: это НДФЛ. По его кредиту отражается удержанный налог, по дебету — перечисленный. Если по кредиту суммы есть, а по дебету нет, значит налог удержан, но ещё не уплачен в бюджет — это нормально до наступления единого срока уплаты.

Расчёт и начисление отпускных

Отпуск оформляется отдельным документом Зарплата и кадры → Все начисления → Отпуск. Программа сама рассчитает средний заработок, если в базе есть данные о выплатах за расчётный период.

Средний дневной заработок считается по правилам статьи 139 ТК РФ: выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска делятся на 12 и на 29,3 (среднее число дней в месяце).

Пример. Оклад 50 000 ₽, расчётный период отработан полностью:

• заработок за 12 месяцев: 50 000 × 12 = 600 000 ₽;
• средний дневной: 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽;
• отпускные за 14 дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽.

С отпускных удерживается НДФЛ, а перечислить его и выплатить сами отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Проводка по начислению такая же, как по зарплате: Дт счёта затрат Кт 70. Если отпуск захватывает два месяца, часть суммы относится на следующий период — 1С разделит её автоматически.

Через тот же документ оформляется компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: число неотгулянных дней умножается на средний дневной заработок. Компенсация облагается НДФЛ полностью, а вот сами отпускные и зарплата при окончательном расчёте выплачиваются в последний рабочий день.

Больничный лист: первые три дня за счёт работодателя

Пособие оформляется документом Зарплата и кадры → Все начисления → Больничный лист. С 2022 года листки электронные (ЭЛН), а выплаты проактивные: работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни СФР (бывший ФСС) платит работнику напрямую.

Средний заработок для пособия считается иначе, чем для отпуска: берётся доход за два предыдущих календарных года и делится на 730. Процент зависит от стажа: 8 лет и больше — 100%, от 5 до 8 — 80%, до 5 лет — 60%.

Пример. Доход за два года 1 200 000 ₽, стаж 10 лет:

• средний дневной: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 ₽;
• за первые 3 дня (платит работодатель): 1 643,84 × 3 = 4 931,52 ₽.

Средний дневной заработок для пособия ограничен с двух сторон. Сверху — предельными базами по взносам за те же два года, делёнными на 730: заработок выше этих баз в расчёт не берётся. Снизу — величиной из МРОТ: если фактический доход мал или стаж меньше полугода, пособие считается исходя из минимального размера оплаты труда. 1С применяет оба ограничения автоматически, но проверить результат стоит, особенно по совместителям и новым сотрудникам.

В документе укажите номер ЭЛН — 1С загрузит данные из СФР, если подключён сервис 1С-Отчётность. Проводка по части работодателя: Дт счёта затрат Кт 70. НДФЛ с пособия за первые три дня удерживает работодатель; с части, которую платит СФР, налог удерживает фонд.

Закрытие месяца, выплата и отчётность

Зарплатные документы проводятся в течение месяца, а свести расходы помогает Операции → Закрытие месяца. Регламентные операции закрытия распределят зарплату и взносы по счетам затрат и перенесут их в себестоимость или на финансовый результат.

Выплата оформляется ведомостью: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу). После проведения ведомости формируется проводка:

• Дт 70 Кт 51 — перечислена зарплата на карты сотрудников (или Кт 50 — выдано из кассы).

Удержанный НДФЛ и взносы с 2023 года уплачиваются через единый налоговый счёт: сначала пополняется ЕНС (Дт 68.90 Кт 51), затем налог зачитывается по назначению. Перед уплатой НДФЛ подайте уведомление об исчисленных суммах — без него платёж не распределится.

Расчётный листок по каждому сотруднику формируется в том же разделе: в нём видно, что начислено, что удержано и сколько выдано на руки. Выдать листки работникам нужно при каждой выплате зарплаты — это требование статьи 136 ТК РФ, а не формальность 1С.

Для сверки итогов используйте отчёты раздела Зарплата и кадры: свод начислений и удержаний, анализ НДФЛ и анализ взносов. Суммы в них должны совпадать с кредитовым оборотом счёта 70 и данными формы 6-НДФЛ. Если расхождение есть, начните с анализа конкретного сотрудника — чаще всего причина в одном документе, проведённом не тем периодом.

Сроки, о которых легко забыть: зарплата за вторую половину месяца выплачивается не позднее 15-го числа следующего месяца, отпускные — за три дня до отпуска, окончательный расчёт при увольнении — в последний рабочий день.

Частые ошибки при начислении зарплаты

Большинство расхождений возникает не в формулах 1С, а в исходных данных и порядке действий.

Перед массовым перепроведением документов за закрытый период сделайте резервную копию базы — перерасчёт зарплаты задним числом меняет суммы НДФЛ и взносов и может потребовать корректировки уже сданной отчётности.

Частые вопросы