Оформляем нового сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0 начинается не с кадрового документа, а с одной галочки в настройках: расчёт зарплаты и кадровый учёт должны вестись в этой программе. Если переключатель стоит на внешней программе, весь раздел Зарплата и кадры будет пустым, и оформить приём негде.

Дальше порядок такой: завести карточку сотрудника (вместе с физлицом), оформить приём — документом или прямо в карточке, задать оклад, распечатать трудовой договор и приказ, подать в СФР форму ЕФС-1. Ниже — каждый шаг с точными путями меню для конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0», интерфейс «Такси».

Сразу оговорюсь про объём: БП 3.0 рассчитана на небольшие организации — ориентировочно до 60 сотрудников и несложную зарплату. Если штат больше или начисления хитрые (сменные графики, сдельщина, много видов удержаний), кадровый и зарплатный блок логичнее вести в 1С:ЗУП.

Включаем кадровый учёт и выбираем его режим

Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. В блоке общих настроек найдите переключатель, где указано, что учёт расчётов по зарплате и кадровый учёт ведутся в этой программе. Без него документов приёма в базе не появится.

Там же есть выбор режима кадрового учёта — он определяет, как вы будете принимать людей:

• 🗂️ Упрощённый — отдельных кадровых документов нет. Приём, перевод и увольнение оформляются прямо в карточке сотрудника. Подходит, когда движений немного и кадровая история не важна.
• 📋 Полный — появляются документы Приёмы на работу, Кадровые переводы, Увольнения. Каждое событие хранится отдельным документом, по сотруднику видна вся история. Нужен, если вы ведёте приказы и печатаете унифицированные формы.

От этого выбора зависит, в каком разделе вы будете работать дальше, поэтому определитесь с ним до первого приёма.

Собираем документы и данные сотрудника

До ввода в программу нужны сведения о человеке. По статье 65 ТК РФ при приёме работник предъявляет паспорт, СНИЛС (или форму АДИ-РЕГ), документ об образовании при необходимости, документы воинского учёта для военнообязанных. Трудовую книжку бумажную — только если работник её сохранил; на новичков с 2021 года сведения ведутся в электронном виде.

Перед тем как сесть за 1С, проверьте, что всё под рукой:

ИНН не обязателен для приёма, но без него в отчётности по НДФЛ будут замечания, поэтому лучше получить его сразу. СНИЛС обязателен — по нему сотрудник попадёт в персонифицированную отчётность.

Заводим карточку сотрудника и физическое лицо

В 1С разделены два справочника: Физические лица хранят персональные данные человека (паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес), а Сотрудники — его трудовые отношения с конкретной организацией. Один человек может быть сотрудником дважды (например, по основному месту и по совместительству) — физлицо при этом одно.

Откройте Зарплата и кадры → Кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Введите фамилию, имя, отчество. Программа проверит, нет ли такого физлица в базе:

• если человек новый — 1С создаст и карточку сотрудника, и физлицо автоматически;
• если фамилия совпала — внимательно выберите, это тот же человек или однофамилец. Ошибочное объединение двух разных людей в одно физлицо потом расхлёбывается тяжело: пересекутся доходы, НДФЛ и стаж.

Заполните в карточке паспортные данные, дату рождения, гражданство, СНИЛС и ИНН. Эти поля открываются по ссылкам вроде Личные данные и Паспортные данные — часть из них относится к физлицу, часть к сотруднику. Банковские реквизиты для выплаты на карту задаются отдельной ссылкой в той же карточке.

Оформляем приём на работу

Дальше порядок зависит от режима кадрового учёта, который вы выбрали на первом шаге.

При упрощённом учёте приём оформляется прямо в карточке сотрудника. В карточке есть ссылка-блок с условиями приёма: дата приёма, подразделение, должность, оклад. Заполнили, записали — человек считается принятым. Отдельного документа и журнала нет.

При полном учёте работайте через документ. Откройте Зарплата и кадры → Кадры → Приёмы на работу (в части релизов этот журнал называется Кадровые документы) и нажмите Создать → Приём на работу. Заполните:

1. Сотрудник — выберите из справочника того, кого завели на прошлом шаге.
2. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
3. Подразделение — из справочника подразделений; если его нет, создайте.
4. Должность — из справочника должностей.
5. Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.
6. График работы — пятидневка, шестидневка или свой; от графика зависит норма времени.
7. Оклад или тарифная ставка и порядок начисления аванса.

Проведите документ кнопкой Провести. Теперь сотрудник числится принятым, и его оклад будет подхватываться при начислении зарплаты.

Настраиваем оклад, надбавки и удержания

Оклад вводится прямо в приёме (или в карточке при упрощённом учёте). Но часто одного оклада мало.

Дополнительные начисления. В БП 3.0 список видов начислений ограничен по сравнению с ЗУП, но базовые есть: оплата по окладу, премии, районный коэффициент, северная надбавка. Виды начислений настраиваются в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления. Нужное начисление назначают сотруднику в условиях приёма или отдельным документом изменения оплаты.

Районный коэффициент и северные надбавки включаются в учётной политике по зарплате, если организация работает в соответствующей местности. После включения коэффициент применяется к начислениям автоматически.

Удержания. Постоянные удержания — чаще всего алименты по исполнительному листу — задаются документом в разделе Зарплата и кадры. Для разового удержания создаётся отдельный документ в нужном месяце. Сумму алиментов 1С рассчитает от дохода после НДФЛ, по проценту или фиксированной сумме из листа.

Сравним, где что настраивается:

Проверьте, что способ выплаты аванса задан: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Пустой аванс — частая причина того, что в середине месяца сотруднику ничего не начисляется.

Печатаем трудовой договор, приказ и подаём ЕФС-1

Статья 68 ТК РФ требует оформить приём приказом, а приём на работу сопровождается заключением трудового договора. В полном кадровом учёте печатные формы доступны прямо из документа приёма — кнопка Печать:

• Трудовой договор — с подставленными реквизитами сотрудника и условиями приёма;
• Приказ о приёме (форма Т-1) — унифицированная форма; с 2013 года её применение необязательно, но многие продолжают использовать как привычную.

Форму распечатайте, подпишите у руководителя и дайте работнику под роспись. По закону ознакомить с приказом нужно в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

Регистрация в СФР. Самое важное после приёма — вовремя подать сведения о трудовой деятельности. С 2023 года форма СЗВ-ТД отменена, её заменил подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, которую сдают в Социальный фонд России (СФР — объединённые с 2023 года ПФР и ФСС).

Срок жёсткий: сведения о приёме подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Опоздание грозит штрафом по статье 15.33.2 КоАП.

ЕФС-1 формируется в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты (или через сервис 1С-Отчётность). В подразделе 1.1 указывается кадровое мероприятие «Приём», дата, должность и основание — реквизиты приказа. После отправки проверьте, что по сотруднику прошёл положительный протокол.

Особенности приёма отдельных категорий

Базовый порядок одинаков, но для некоторых категорий есть нюансы, о которых спотыкаются чаще всего.

Совместитель. В документе приёма (или в карточке) обязательно укажите вид занятости — внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависит норма рабочего времени: у совместителя она не может превышать половины нормы по основному месту. Если оставить вид «основное место работы», программа посчитает полную норму и зарплата выйдет завышенной.

Дистанционный работник. Оформляется обычным приёмом, отдельного вида занятости в БП 3.0 для него нет — дистанционный характер работы прописывается в трудовом договоре. На подачу ЕФС-1 это не влияет: сведения подаются в общий срок.

Иностранный гражданин. В карточке физлица обязательно укажите гражданство и статус — от него зависят ставки НДФЛ и страховых взносов. Для временно пребывающих и постоянно проживающих расчёт разный, поэтому статус заполняется до первого начисления, а не после.

Типичные ошибки при приёме

Ошибки на приёме всплывают через месяц — при расчёте зарплаты или сдаче отчётности, когда исправлять их уже дорого. Вот что ломается чаще всего:

Отдельно про даты: дата приёма в документе 1С должна совпадать с датой из трудового договора и приказа. Расхождение всплывёт при проверке и в отчётности, а поправить проведённый задним числом приём, по которому уже начислена зарплата, — отдельная история с перепроведением.

Частые вопросы