Как заплатить самозанятому и отразить это в 1С:Бухгалтерии 3.0 без лишних налогов

Выплату самозанятому в 1С 8.3 Бухгалтерия проводят как расчёт с обычным поставщиком услуг: контрагент — физическое лицо, документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги», затем списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику». Проводки — Дт 26 (20, 44) Кт 60.01 и Дт 60.01 Кт 51. НДФЛ и страховые взносы не начисляются, если на дату выплаты человек стоит на учёте как плательщик налога на профессиональный доход и выдал чек.

Типичная ситуация: компания заказала у фрилансера дизайн буклета за 30 000 ₽, он прислал акт и просит перевести деньги на карту. Ошибка бухгалтера тут обычно одна — провести выплату через зарплатные документы «на всякий случай». Ниже весь путь по шагам, с проверкой статуса, проводками и тем, что делать с чеком.

Перед выплатой: проверка статуса самозанятого

Статус проверяют дважды: при заключении договора и в день перевода денег. Человек может сняться с учёта в любой момент, и тогда освобождение от НДФЛ и взносов по этой выплате пропадает.

Как проверить:

1. Откройте сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» на сайте npd.nalog.ru.
2. Введите ИНН самозанятого и дату, на которую нужна проверка.
3. Сохраните ответ сервиса (скриншот или PDF) в папку с договором.

При подключённой интернет-поддержке актуальные релизы БП 3.0 сами проверяют статус плательщика НПД и показывают его в карточке контрагента. Это удобный сигнал, но для спорной ситуации нужен ответ сервиса ФНС на конкретную дату.

Что ещё выяснить до договора:

• 👤 Не ваш ли это сотрудник. Доходы от текущего работодателя и от бывшего, если с увольнения прошло меньше двух лет, под НПД не подпадают (ст. 6 Закона № 422-ФЗ). Такую выплату придётся облагать как обычный доход физлица.
• 📈 Лимит дохода. Самозанятый теряет право на режим, если доход за календарный год превысил 2,4 млн ₽. Следить за лимитом обязан он сам, но спросить не лишне.
• 🧾 Вид работ. Перепродажа чужих товаров, добыча и продажа подакцизных товаров, посредничество под НПД не подходят.

Карточка контрагента и договор для самозанятого в 1С 8.3

Самозанятый в программе — обычный контрагент. Отдельного справочника для них нет.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать».
2. В поле «Вид контрагента» выберите:
   • Физическое лицо — если у человека нет статуса ИП;
   • Индивидуальный предприниматель — если он ИП, перешедший на НПД.
3. Заполните ИНН. Без ИНН программа не проверит статус, а чек без вашего ИНН и ИНН продавца не подтвердит расходы.
4. Укажите ФИО полностью, как в паспорте, и контакты.
5. Добавьте банковский счёт на вкладке или в разделе «Банковские счета» карточки. Номер карты для перевода тоже допустим, но в платёжное поручение банку нужны реквизиты счёта получателя.
6. Создайте договор: в карточке перейдите в «Договоры», вид договора — «С поставщиком».

В наименовании договора удобно отразить суть: «Договор оказания услуг (самозанятый) № 15». Тогда в отчётах по счёту 60 самозанятые сразу видны среди остальных поставщиков.

Пошагово: оформление услуг самозанятого в 1С Бухгалтерии

Сначала фиксируют факт оказания услуги, потом платят. Если платите авансом — порядок обратный, программа сама зачтёт аванс при проведении акта.

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид «Услуги (акт, УПД)».
3. В шапке укажите:
   • Контрагент — самозанятый;
   • Договор — созданный ранее;
   • Номер и дата входящего акта.
4. В табличной части добавьте строку:
   • Номенклатура — услуга, например «Дизайн буклета» (вид номенклатуры «Услуги»);
   • Сумма — 30 000;
   • % НДС — «Без НДС»;
   • Счёт затрат — 26 для управленческих расходов, 20 для услуг в основном производстве, 44 для коммерческих расходов в торговле.
5. Проверьте аналитику затрат: статья затрат и подразделение.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

Регистрировать счёт-фактуру не нужно: самозанятый не плательщик НДС, вычета не будет.

Если документов нет вовсе, а есть только чек, акт можно оформить по чеку: в нём есть наименование услуги, сумма и дата. Для бухгалтерского учёта такой первичный документ допустим, если стороны договорились, что чек его заменяет.

Выплата самозанятому в 1С 8.3 Бухгалтерия: банк и касса

Способ выплаты зависит от того, как вы переводите деньги.

Порядок для безналичной оплаты:

1. Создайте платёжное поручение на основании документа поступления — реквизиты подтянутся.
2. В поле НДС оставьте «Без налога (НДС)».
3. В назначении платежа напишите основание: «Оплата по договору № 15 от 01.09 за услуги дизайна по акту № 7. НДС не облагается».
4. Выгрузите поручение в банк или отправьте через клиент-банк.
5. После списания загрузите выписку. Документ «Списание с расчётного счёта» должен быть с видом операции «Оплата поставщику», контрагентом-самозанятым и тем же договором.

Наличные выплаты допустимы, но в кассе нужен расходный кассовый ордер с подписью получателя. Для безналичных расчётов с самозанятыми чаще выбирают перевод на счёт: остаётся банковский след.

НДФЛ и страховые взносы: когда их нет и когда они появляются

Освобождение даёт сам Налоговый кодекс:

• доходы плательщика НПД освобождены от НДФЛ — п. 70 ст. 217 НК РФ;
• выплаты самозанятым по договорам не облагаются страховыми взносами, если исполнитель предоставил чек, — ст. 422 НК РФ.

Поэтому в 1С по самозанятому не нужны начисления по договору ГПХ, «Операции учёта НДФЛ» и расчёт взносов. Организация не налоговый агент.

Освобождение пропадает в трёх случаях:

Если статус потерян, выплату оформляют как вознаграждение по договору ГПХ — через зарплатный блок БП 3.0 или ЗУП, если учёт зарплаты ведёте там. Документ поступления услуг в таком случае не используется.

Пример. Исполнитель снялся с учёта 3 октября, а деньги перевели 10 октября. Сумма договора 30 000 ₽. Организация как налоговый агент удерживает НДФЛ 13% — 3 900 ₽, к выплате 26 100 ₽. Сверху начисляются страховые взносы по общему тарифу.

Проводки и проверка расчётов в 1С

После двух документов в учёте будет так (пример на 30 000 ₽, услуга управленческая):

При авансе цепочка другая:

Как проверить, что всё сошлось:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — счёт 60, отбор по контрагенту. Остаток по самозанятому после оплаты должен быть нулевым.
• 🔎 «Карточка счёта» 60 по договору покажет, к какому акту привязана оплата.
• 💰 Для налога на прибыль и УСН «доходы минус расходы» сверьте сумму расходов с суммой полученных чеков за период.

На УСН «доходы минус расходы» услуга попадёт в книгу учёта доходов и расходов после двух событий: услуга оказана и оплачена. Если в книге расход не появился, проверьте, что в списании выбран тот же договор, что и в акте.

Чек самозанятого, документы и отчётность

Чек — главный документ для самозанятого, а для организации — подтверждение расходов и права не платить взносы.

Что должно быть в чеке (ст. 14 Закона № 422-ФЗ):

• наименование документа, дата и время расчёта;
• ФИО и ИНН самозанятого;
• указание на режим налога на профессиональный доход;
• наименование услуги, сумма;
• ИНН организации-покупателя;
• QR-код и ИНН налогового органа.

Сроки. Если оплата идёт безналично, самозанятый вправе сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. При расчёте наличными чек формируется в момент оплаты.

Подлинность чека проверяют по QR-коду: он ведёт на страницу чека в сервисе ФНС. Аннулированный чек не подтверждает расходы — проверяйте его статус хотя бы при закрытии квартала.

Где хранить чек в 1С: прикрепите файл к документу поступления через команду «Присоединённые файлы» (значок скрепки). В актуальных релизах БП 3.0 есть отдельный механизм загрузки чеков самозанятых; если он у вас доступен, чек свяжется с контрагентом автоматически.

Отчётность по выплатам самозанятым:

• 6-НДФЛ — не включаете;
• РСВ и «Персонифицированные сведения» — не включаете;
• ЕФС-1 — не подаёте, самозанятый не застрахованное лицо по вашему договору.

Если же статус был потерян и выплата пошла как по ГПХ, она попадёт во все эти отчёты, а договор — в ЕФС-1.

Ошибки при выплатах самозанятым в 1С 8.3

Чек выдан без ИНН организации. Такой чек оформлен как продажа физлицу. Взносы по нему формально не снимаются. Попросите исполнителя аннулировать чек и выдать новый, с ИНН покупателя.

Самозанятый в карточке заведён как юридическое лицо. Программа ждёт КПП, а проверка статуса НПД не сработает. Смените вид контрагента на «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» до проведения документов.

Акт проведён с НДС 20%. Появится лишняя проводка по счёту 19 и запись в книге покупок. Перепроведите поступление со ставкой «Без НДС».

Одна сумма раз в месяц одному и тому же человеку. Сама программа здесь ничего не подсветит, но регулярные одинаковые выплаты — главный признак скрытых трудовых отношений для налоговой. Привязывайте каждую выплату к конкретному акту с конкретным результатом.

Чек пришёл на меньшую сумму. Расход признаётся только в сумме чека. Разницу либо досылает исполнитель отдельным чеком, либо она не учитывается в налоговых расходах.

Частые вопросы