Пересортица на складе: зачёт излишков и недостач в 1С:Бухгалтерии 3.0

Отдельного документа «Пересортица» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Пересортицу делают через Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров: на её основании вводят «Оприходование товаров» на излишек одного сорта и «Списание товаров» на недостачу другого, а потом закрывают счёт 94 ручной операцией. Проводки в итоге такие: Дт 41.01 Кт 91.01, Дт 94 Кт 41.01, Дт 91.02 Кт 94.

Частая ошибка — искать документ «Пересортица товаров», который видели в 1С:Управлении торговлей 11. В Бухгалтерии его нет, и это не настройка, которую можно включить. Зато в ней есть всё, чтобы оформить пересортицу правильно и с документальным следом.

Когда расхождение можно оформить как пересортицу

Пересортица — это когда один товар учли как другой. Например, на полке лежит кофе «Робуста 250 г», а по учёту числится «Арабика 250 г». Общее количество совпадает, а по позициям — минус в одной и плюс в другой.

Зачесть излишек недостачей можно только при одновременном выполнении условий:

• 📅 расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период;
• 👤 у одного и того же материально ответственного лица;
• 📦 по товарам одного наименования (похожим, которые легко перепутать);
• ⚖️ в тождественных количествах.

Если хоть одно условие не выполняется, это не пересортица. Тогда излишек и недостачу оформляют раздельно, каждый по своим правилам. Перечень товаров, которые могли быть перепутаны, лучше закрепить приказом руководителя — это снимает вопросы у проверяющих.

Что настроить в 1С до инвентаризации

Перед пересортицей убедитесь, что программа ведёт учёт так, как вам нужно. Иначе часть данных придётся вводить вручную.

Ещё до начала проведите все поступления, реализации и перемещения за период. Иначе остатки «по учёту» в инвентаризации будут неверными, и пересортица появится там, где её нет.

Перед массовым вводом документов сделайте резервную копию базы . Если ошибётесь с датой или складом, откатиться будет проще, чем исправлять десятки строк.

Как сделать пересортицу в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Шаг 1. Создайте инвентаризацию

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров.
2. Нажмите Создать, укажите организацию, склад и ответственное лицо.
3. По кнопке Заполнить выберите заполнение по остаткам на складе.
4. В колонке фактического количества проставьте то, что насчитали. Отклонение программа посчитает сама.
5. Запишите и проведите документ.

Инвентаризация проводок не формирует. Она фиксирует расхождения и служит основанием для следующих документов. Печатная форма ИНВ-3 берётся из неё же.

Шаг 2. Оприходуйте излишек

1. В открытой инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров.
2. Программа перенесёт только строки с излишками.
3. Проверьте цену. Для пересортицы удобно оприходовать излишек по оценке, близкой к стоимости недостающего товара, — тогда зачёт будет без остатка.
4. Проведите документ.

Шаг 3. Спишите недостачу

1. Снова из инвентаризации: Создать на основании → Списание товаров.
2. В документ попадут строки с недостачами. Сумму программа рассчитает по учётной стоимости.
3. Проведите документ. Недостача ляжет на счёт 94.

Шаг 4. Закройте счёт 94

Ни один из документов сам по себе не зачитывает излишек и недостачу. Это делают ручной операцией:

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Добавьте проводку Дт 91.02 Кт 94 на сумму оприходованного излишка — это и есть зачёт.
4. Если недостача дороже излишка, разницу добавьте отдельной строкой: на виновное лицо Дт 73.02 Кт 94 или, если виновного нет, Дт 91.02 Кт 94.
5. Для налогового учёта заполните суммы НУ в строках, если организация на ОСН.

Проводки при пересортице: разбор на примере

Ситуация: инвентаризация на складе «Основной». Недостача 10 упаковок «Кофе Арабика 250 г» по учётной стоимости 300 ₽ — итого 3 000 ₽. Излишек 10 упаковок «Кофе Робуста 250 г», оценка 280 ₽ за штуку — итого 2 800 ₽. Количество тождественное, товары однородные, кладовщик один.

Проверка: 2 800 + 200 = 3 000 ₽ — счёт 94 закрыт полностью. На 91 доход 2 800 и расход 2 800 взаимно гасятся, финансовый результат не меняется.

Если бы излишек оказался дороже недостачи, разницу в 91.01 гасить не нужно: она остаётся прочим доходом.

Как проверить результат после проведения всех документов:

1. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 94 за месяц. Конечное сальдо должно быть нулевым.
2. По счёту 41.01 с отбором по складу посмотрите количество обеих позиций. Арабика должна уменьшиться на 10, Робуста — увеличиться на 10.
3. Сверьте остатки в ведомости с подписанной описью. Если цифры совпадают, пересортица оформлена полностью.

Если на 94 осталось сальдо, чаще всего причина в сумме зачёта: её взяли из цены в инвентаризации, а не из проведённого оприходования.

Когда разница больше нуля, а виновного установить не удалось, её списывают на прочие расходы. В объяснительной и протоколе инвентаризационной комиссии зафиксируйте, почему виновник не найден.

Быстрый вариант: одна ручная операция

Некоторые бухгалтеры делают пересортицу одной проводкой Дт 41.01 Кт 41.01 в документе «Операция». В дебете — субконто «Кофе Робуста», в кредите — «Кофе Арабика», количество и сумма одинаковые.

Плюсы и минусы двух подходов:

На проверке ручная операция без инвентаризационной описи выглядит как подгонка остатков. Поэтому даже при этом способе распечатайте и подпишите опись — документ «Инвентаризация товаров» можно провести без последующих документов.

Ошибки при оформлении пересортицы

• ❌ Зачитывают разные по назначению товары. Пересортица между бумагой и тонером — это недостача и излишек, а не путаница сортов.
• ❌ Списывают недостачу через «Требование-накладную». Так товар уходит в расходы как израсходованный, а не как недостача, и счёт 94 не участвует вообще.
• ❌ Используют «Комплектацию номенклатуры». Документ из раздела Склад формально позволяет «превратить» один товар в другой, но по смыслу это сборка комплекта. Проверяющий увидит производственную операцию там, где её не было.
• ❌ Ставят оприходование задним числом в закрытый период. После закрытия месяца это сбивает себестоимость. Оформляйте документы текущей датой с датой инвентаризации в основании.
• ❌ Забывают про НДС по недостаче. Если недостача остаётся сверх зачёта и не компенсирована, вопрос восстановления НДС решите вместе с главбухом: позиция проверяющих по нему неоднозначная.

Пересортица в рознице: УСН и продажные цены

Режима ЕНВД с 2021 года нет. Розничные магазины, которые были на «вменёнке», перешли на УСН или патент, а старые разъяснения про ЕНВД к ним больше не применимы.

Автоматизированная торговая точка

Если магазин учитывается как склад с типом «Розничный магазин» и товар идёт по 41.02, схема та же: инвентаризация, оприходование, списание, зачёт. Документы выбирают тот же склад-магазин.

Неавтоматизированная торговая точка (учёт в продажных ценах)

Если товар учитывают по продажным ценам на 41.12 с торговой наценкой на 42, пересортица по позициям внутри учёта не видна: программа знает только общую сумму. Здесь расхождение выявляют сравнением суммового остатка. Пересортица по артикулам на результат не влияет, если цены одинаковы, а разница в ценах — это обычная недостача или излишек по сумме.

УСН

Для УСН зачёт пересортицей особенно выгоден: если излишек и недостача по сумме равны, оформление через инвентаризацию показывает, что дохода по сути не возникло. Держите опись и приказ о перечне однородных товаров в папке.

Как упростить работу с пересортицей

• 📲 ТСД и сканер штрихкодов. В инвентаризации факт можно ввести сканированием — меньше ручных ошибок, меньше ложных пересортиц.
• 📥 Загрузка из таблицы. Если пересчитывали в Excel, в табличной части многих складских документов есть команда загрузки из файла — сопоставьте колонки и не набивайте руками.
• 🏷️ Штрихкоды в карточках. Пересортица чаще всего бывает между позициями без штрихкодов. Заполните их, и путаница на приёмке сократится.
• 🔁 Переход на 1С:Управление торговлей 11. Там есть отдельный документ «Пересортица товаров», который сам сводит излишек и недостачу. При синхронизации с Бухгалтерией результат придёт готовыми документами.

Частые вопросы