Доверенность на получение ТМЦ в 1С Бухгалтерии 3.0: от карточки сотрудника до журнала выдачи

Доверенность в 1С Бухгалтерии 3.0 делают в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем указать сотрудника-получателя, поставщика, срок действия и перечень ценностей, записать документ и напечатать бланк по форме М-2. Быстрее всего создать её из счёта поставщика командой Создать на основании → Доверенность: поставщик, договор и товары подтянутся сами.

Типичная ситуация: снабженец едет на склад поставщика за партией бумаги и картриджей, а охрана без доверенности груз не отдаёт. Бухгалтеру нужно за пять минут оформить, распечатать и подписать документ. Ниже разобран весь путь: что подготовить в справочниках, как заполнить поля, как напечатать бланк и как потом отследить, по каким доверенностям товар так и не получен.

Подготовка справочников перед созданием доверенности

Документ берёт данные из трёх справочников. Если в них пусто, бланк выйдет с прочерками вместо паспорта и подписей, и поставщик его не примет.

📌 Что проверить заранее:

• 👤 Физическое лицо-получатель. Откройте Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица и в карточке сотрудника заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, дату и кем выдан. Именно эти реквизиты попадут в строку «Паспорт» на бланке.
• 🏢 Организация. В карточке организации (Главное → Организации) проверьте ИНН, КПП, адрес и банковский счёт. В разделе подписей укажите руководителя и главного бухгалтера: их ФИО печатаются под бланком.
• 🤝 Поставщик. Контрагент и договор с ним должны быть в справочнике Справочники → Контрагенты. Без контрагента поле «На получение от» придётся оставить пустым.
• 📦 Номенклатура. Если товары ещё не заведены, их можно внести позже или указать списком в счёте поставщика.

Нужен ли сотрудник в кадровом учёте? Нет. Доверенность выдаётся физическому лицу, поэтому достаточно записи в справочнике физических лиц. Это удобно, когда груз забирает водитель по договору ГПХ.

Как создать доверенность в 1С: два способа

Есть два пути, и выбор зависит от того, есть ли в базе счёт поставщика.

Способ 1. Новая доверенность из журнала

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте организацию в шапке. Если в базе их несколько, ошибка здесь — самая неприятная: бланк уйдёт с чужими реквизитами.
4. Номер присвоится при записи автоматически. Дату ставьте фактическую дату выдачи.
5. В поле срока действия укажите последний день, до которого доверенность действует.
6. Выберите физическое лицо — получателя.
7. Укажите поставщика (контрагента), а при необходимости — договор.
8. Заполните табличную часть с ценностями и нажмите Записать.

Способ 2. Из счёта поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков (или найдите нужный счёт в списке).
2. В документе нажмите Создать на основании и выберите Доверенность.
3. Программа откроет новую доверенность: поставщик, договор и строки счёта уже будут внутри.
4. Остаётся выбрать получателя, проверить срок и записать документ.

Счёт-основание фиксируется в доверенности ссылкой: если позже удалить или переделать счёт, проверьте, что доверенность не осталась привязанной к старой версии.

Заполнение перечня ценностей и основания выдачи

Табличная часть — это то, что сотрудник имеет право получить. Поставщик сверяет её с отгрузкой, поэтому неточности здесь всплывают прямо на складе.

Строки с товарами

Для каждой позиции нужны три вещи:

• 📦 Наименование. Выберите номенклатуру из справочника. Если позиции в базе нет, а заводить её ради доверенности не хочется, в строке можно указать содержание текстом.
• 📏 Единица измерения. Ставьте ту, в которой отгружает поставщик: пачки, коробки, штуки. Расхождение «пачки в доверенности — коробки в накладной» вызывает вопросы у кладовщика.
• 🔢 Количество. На бланке оно печатается прописью. Указывайте не больше, чем в счёте.

Пример. По счёту № 412 поставщик отгружает 20 пачек бумаги А4 и 4 картриджа. В доверенность вносим две строки: «Бумага А4 — 20 пач.» и «Картридж — 4 шт.». Если снабженец заберёт только бумагу, это нормально: доверенность даёт право получить «не более» указанного.

Основание: по какому документу получают

В бланке М-2 есть строка «По документу» — на основании чего выдаются ценности. Обычно это счёт, договор или наряд поставщика.

• При создании на основании счёта строка заполнится номером и датой счёта.
• При ручном вводе укажите реквизиты документа поставщика сами: номер и дату.

Срок действия

Гражданский кодекс разрешает не указывать срок: тогда доверенность действует год со дня совершения (ст. 186 ГК РФ). Но на практике для разового получения ТМЦ срок ставят короткий — 10–15 дней. Чем короче срок, тем меньше риск, что бланк используют после увольнения сотрудника или для чужой партии.

Если сотрудник забирает товар регулярно у одного поставщика по договору поставки, разумно выдать доверенность на месяц или квартал и указать основанием договор.

Печать и подписание бланка М-2

После записи документа нажмите Печать в командной панели и выберите форму доверенности (М-2). Откроется бланк из двух частей: корешок и сама доверенность.

Что на бланке и кто подписывает

Порядок подписания:

1. Получатель ставит образец своей подписи в строке «Подпись лица, получившего доверенность».
2. Руководитель и главный бухгалтер подписывают доверенность.
3. Печать ставится, если её использование закреплено в учётной политике или уставе. Для ООО и АО печать с 2015 года не обязательна, но многие поставщики её по-прежнему ждут — уточните заранее.
4. Корешок остаётся в бухгалтерии, бланк уходит сотруднику.

Можно ли менять бланк

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны: по ст. 9 закона № 402-ФЗ организация вправе утвердить свой бланк. Но М-2 узнаёт любой кладовщик, поэтому почти все оставляют её. Если нужна своя форма, в 1С её подключают внешней печатной формой, не меняя типовую конфигурацию .

Пустые строки в перечне

Незаполненные строки перечня на бумажном бланке прочёркивают от руки до подписания. Так в доверенность нельзя дописать лишнее после выдачи.

Учёт выданных, использованных и аннулированных доверенностей

Список Покупки → Доверенности и есть журнал выдачи. В нём видно номер, дату, получателя, поставщика и срок. Для контроля выручают отбор и сортировка.

Как отследить, по каким доверенностям товар не получен

1. Отсортируйте список по сроку действия.
2. Выберите доверенности, у которых срок истёк.
3. Сверьте их с поступлениями от того же поставщика (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)) за этот период.
4. Если поступления нет, свяжитесь с сотрудником: товар либо не получен, либо получен, а накладная не сдана в бухгалтерию.

Второй вариант опаснее: товар фактически на складе, но в учёте его нет. Отсюда вопросы при инвентаризации и расхождения в акте сверки с поставщиком.

Неиспользованная доверенность

Сотрудник обязан вернуть бланк, если не получил ценности. Что сделать в 1С:

• 📝 Документ не удаляйте: пропуск в нумерации потом придётся объяснять.
• 💬 В поле комментария запишите «Не использована, бланк возвращён ДД.ММ.ГГГГ».
• 📎 Бумажный бланк приложите к корешку и храните вместе.

Аннулирование испорченного бланка

Если бланк испорчен при печати (опечатка в паспорте, не тот поставщик), исправьте документ и распечатайте заново — номер сохранится. Если же испорченный бланк уже подписан и выдан, его забирают, перечёркивают, пишут «Аннулировано» и хранят с корешком. В 1С в комментарии ставят отметку об аннулировании, а для новой выдачи создают новый документ.

Сколько хранить

Корешки и возвращённые доверенности — первичные документы. Храните их не менее пяти лет после отчётного года, как и прочую первичку по ст. 29 закона № 402-ФЗ.

Электронная доверенность вместо бумажной

Бумажная М-2 нужна для получения груза на складе. Для подписания электронных документов от имени организации сотрудником, а не руководителем, используют машиночитаемую доверенность (МЧД): переход на неё завершился в 2023–2024 годах. Это другой документ: его формат установлен ФНС, а подписывает его руководитель квалифицированной электронной подписью.

Путать их не стоит: МЧД не заменяет бумажную доверенность на склад, если поставщик работает с бумажными накладными.

Ошибки при оформлении доверенности и как их исправить

Частые вопросы о доверенностях в 1С