Как провести инвентаризацию товаров в 1С Бухгалтерии 8.3

Инвентаризацию товаров в 1С Бухгалтерии 8.3 делают документом Склад → Инвентаризация товаров: он сравнивает учётный остаток с фактическим и показывает отклонения. Сам документ проводок не формирует — по его итогам создают два отдельных документа: Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачу. Это и есть вся схема; ниже — как заполнить каждый шаг без ошибок.

Частое заблуждение: бухгалтер проводит «Инвентаризацию товаров» и ждёт, что остатки на счёте 41 поменяются сами. Не поменяются. Документ инвентаризации — ведомость, а не операция по учёту. Без списания и оприходования расхождения так и повиснут только на бумаге.

Пути меню и названия ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, интерфейс «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 набор документов другой — отдельная оговорка в конце.

Когда проводить инвентаризацию и что сделать до старта

Инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица (МОЛ), при выявлении хищения или порчи, при реорганизации и ликвидации. Правила с 1 апреля 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», до него действовали Методические указания № 49.

Периодичность плановых проверок организация устанавливает сама в учётной политике. На практике товары на складе пересчитывают раз в год перед балансом, в рознице — чаще, раз в квартал или ежемесячно по группам.

ФСБУ 28/2023 ужесточил два момента, о которых стоит помнить. Во-первых, результаты инвентаризации признают в бухучёте и отчётности того периода, к которому относится дата её окончания, — переносить излишки и недостачи «на следующий месяц, когда дойдут руки» нельзя. Во-вторых, стандарт требует документировать не только итог, но и сам факт проверки: кто считал, когда, по каким объектам. Печатные формы из 1С это закрывают, если заполнить комиссию.

Подготовку делают до того, как открыть документ в 1С. Главное правило: на момент пересчёта все приходные и расходные документы по складу должны быть проведены. Если на складе есть непроведённая реализация, программа покажет ложную недостачу.

Резервную копию делают через Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление либо выгрузкой в файл .dt из Конфигуратора.

Создаём документ «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке заполните:

1. Дата — день фактического пересчёта.
2. Склад — тот, который проверяете. Если складов несколько, на каждый заводят отдельный документ.
3. Ответственное лицо и члены комиссии — на закладке Инвентаризационная комиссия (данные подтянутся в печатные формы).

Табличную часть не заполняйте вручную по строчке — для этого есть кнопка Заполнить. Выберите Заполнить по остаткам на складе: программа подставит всю номенклатуру с ненулевым остатком и проставит колонку Количество учёт по данным базы на дату документа.

Колонку Отклонение считать не нужно — 1С заполнит её сама как разницу факта и учёта. Отрицательное значение — недостача, положительное — излишек.

Как внести фактические остатки: вручную, сканером и через ТСД

Фактическое количество попадает в документ тремя способами — выбирайте по размеру склада.

Вручную. Комиссия пересчитывает товар, вы правите колонку Количество факт прямо в строке. Подходит, когда позиций немного.

Сканером штрихкодов. Если к компьютеру подключён сканер (Администрирование → Подключаемое оборудование), каждый скан штрихкода увеличивает факт по соответствующей позиции на единицу. Удобно на рабочем месте кладовщика.

Через терминал сбора данных (ТСД). Для большого склада комиссия обходит стеллажи с ТСД, собирает штрихкоды в автономном режиме, а затем выгружает собранное в базу. ТСД подключают там же — в Администрирование → Подключаемое оборудование, раздел терминалов сбора данных. ⚠️ В Бухгалтерии 3.0 работа с ТСД базовая; для полноценного обмена с терминалом и адресного хранения используют 1С:Управление торговлей или 1С:Розницу, а итог переносят в бухгалтерию.

Главное — чтобы в колонке Количество факт оказались реальные остатки по каждой позиции. Способ ввода на проводки не влияет.

Есть тонкость с товаром, который на учёте не числится вовсе: сканер и ТСД узнают позицию по штрихкоду, а если штрихкод не привязан к номенклатуре, строка не добавится. Поэтому перед большой инвентаризацией имеет смысл сверить, что у ходовых позиций заполнены штрихкоды в карточках номенклатуры. Иначе часть фактического товара просто не попадёт в документ, и вы получите ложные расхождения.

Анализ отклонений и печать описей

После заполнения факта просмотрите колонку Отклонение. Чтобы быстро увидеть только расхождения, отсортируйте табличную часть по этой колонке — нулевые строки уйдут в середину, минусы и плюсы соберутся по краям.

Документ «Инвентаризация товаров» печатает унифицированные формы. Кнопка Печать даёт на выбор:

Сличительную ведомость ИНВ-19 формируют только по позициям с отклонениями. Это основной документ, которым оформляют результат: его подписывают члены комиссии и МОЛ.

Перед тем как оформлять результат, полезно свериться с учётом независимо от документа. Постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в разрезе номенклатуры (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41, по складу) на дату инвентаризации. Конечный остаток в ОСВ должен совпасть с колонкой Количество учёт в документе. Если не совпал — где-то остался непроведённый документ или вы заполняли инвентаризацию на другую дату.

Как списать недостачу и какие будут проводки

Недостачу оформляют документом Списание товаров. Создайте его прямо из инвентаризации: кнопка Создать на основании → Списание товаров. Программа перенесёт в документ только позиции с отрицательным отклонением и фактическую себестоимость.

При проведении формируется проводка:

• Дт 94 Кт 41 — себестоимость недостающего товара собрана на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счёт 94 — транзитный. Дальше недостачу нужно куда-то отнести, и это уже не документ списания, а операция:

• в пределах норм естественной убыли → Дт 44.01 (или 26, 20) Кт 94 — на расходы;
• сверх норм, виновник установлен → Дт 73.02 Кт 94 — на расчёты с персоналом по возмещению ущерба;
• виновник не установлен или суд отказал → Дт 91.02 Кт 94 — в прочие расходы.

Операцию закрытия 94-го счёта в Бухгалтерии 3.0 вводят вручную через Операции → Операции, введённые вручную, потому что распределение зависит от решения комиссии.

Для целей налога на прибыль недостача в пределах норм убыли уменьшает базу (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ), сверхнормативная без виновника — только при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц (постановление следствия или акт).

Отдельный вопрос — НДС по недостающему товару. Налог был принят к вычету при покупке, а товар выбыл не в облагаемой операции. Долгое время налоговики настаивали на восстановлении НДС, но сложившаяся судебная практика признаёт: Налоговый кодекс прямого требования восстанавливать налог при недостаче не содержит. Решение зависит от готовности спорить с инспекцией, поэтому согласуйте его с бухгалтером, который ведёт НДС, а не проводите восстановление «на автомате».

Как оприходовать излишки

Излишки — это товар, которого по факту больше, чем в учёте. Оформляют документом Оприходование товаров, тоже через Создать на основании из инвентаризации. В документ попадут позиции с положительным отклонением.

Ключевой момент — цена. Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации, а не по нулю и не по старой цене. Эту сумму комиссия определяет и вносит в колонку цены вручную. Проводка:

• Дт 41 Кт 91.01 — товар оприходован, стоимость признана прочим доходом.

В налоговом учёте стоимость излишков — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). Когда этот товар потом продадут, его стоимость можно учесть в расходах как цену приобретения — то есть дохода без расхода не остаётся.

Документально излишки подтверждают той же сличительной ведомостью ИНВ-19 и решением комиссии о принятии товара к учёту. Если излишек крупный и регулярный, это сигнал проверить, не теряются ли где-то приходные документы: систематические «находки» на складе почти всегда означают, что часть поступлений не проводится вовремя.

Частые ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки повторяются из раза в раз, и почти все они не в программе, а в порядке действий.

• 🔸 Не проведены документы перед заполнением. Самая частая причина «фантомной» недостачи. Проверьте, что реализации и поступления за день пересчёта проведены, и перезаполните документ.
• 🔸 Выбран не тот склад или период. Остатки подтягиваются на дату документа и по конкретному складу. Неверная дата — неверный учётный остаток.
• 🔸 Заполнили инвентаризацию, но забыли списание и оприходование. Документ инвентаризации проводок не делает. Пока не создано списание/оприходование, остатки на 41 счёте не изменятся.
• 🔸 Излишки оприходовали по нулевой цене. Тогда прочий доход не отразится, а при продаже не будет себестоимости. Всегда ставьте рыночную цену.
• 🔸 Недостачу сразу повесили на 91.02. Сначала всегда Дт 94, и только потом закрытие 94-го в зависимости от решения комиссии. Прямое списание в расходы искажает учёт.
• 🔸 Счёт 94 остался с остатком. После всех операций проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 — он должен закрыться в ноль.

Частые вопросы