Оформляем командировку в 1С: от приказа до авансового отчёта

Командировочные в 1С оформляют двумя документами: кадровым приказом о направлении в командировку и расчётным документом Командировка, который сам посчитает оплату дней по среднему заработку. Аванс на суточные и билеты выдают через подотчёт, а по возвращении сотрудник сдаёт авансовый отчёт.

За дни командировки платят не оклад, а средний заработок — это ключевая ошибка новичков. Суточные до 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей не облагаются НДФЛ и взносами, всё сверх — облагается. Ниже разберём полный цикл: от настройки программы до закрытия месяца, с путями меню для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0.

Что включить в 1С перед первой командировкой

Начисление по командировке работает, только если в программе включён соответствующий вид расчёта. Проверьте настройку заранее.

В ЗУП 3.1: Настройка → Расчёт зарплаты → убедитесь, что установлен флажок, разрешающий регистрировать командировки. По умолчанию он включён, но в урезанных настройках его отключают.

В Бухгалтерии 3.0 командировки доступны, когда кадровый и зарплатный учёт ведётся в этой же базе. Путь: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → раздел с видами начислений. Если штат больше 60 человек и зарплата ведётся во внешней программе, документ Командировка в БП не появится — его создают в ЗУП.

Нормативная рамка, на которую опирается расчёт:

• 🧾 ТК РФ, ст. 166–168 — определение командировки, сохранение среднего заработка и возмещение расходов.
• 🏛 Постановление № 749 — порядок направления: расчёт дней, учёт времени в пути, однодневные поездки.
• 📊 Постановление № 922 — как 1С считает средний заработок (расчётный период 12 месяцев).
• 💰 НК РФ, ст. 217 и 422 — необлагаемые лимиты суточных.

Приказ о направлении в командировку

Приказ — основание для всего остального. Унифицированная форма Т-9 с 2013 года необязательна, но 1С её формирует, и большинство организаций продолжают ею пользоваться.

В ЗУП 3.1 приказ печатается прямо из расчётного документа. Отдельный кадровый документ заводить не нужно: создаёте Командировку, заполняете сотрудника и даты, затем из формы печатаете приказ Т-9.

Что указать в приказе:

1. ФИО и должность сотрудника.
2. Место назначения — организация и город.
3. Срок: дата выезда и дата возвращения включительно.
4. Цель поездки.
5. Источник оплаты расходов (как правило, за счёт работодателя).

Даты в приказе и в документе Командировка должны совпадать день в день — иначе программа посчитает неверное число дней к оплате по среднему и неверную сумму суточных.

Документ «Командировка»: оплата дней по среднему

Это основной расчётный документ. В ЗУП 3.1 он находится в разделе Зарплата (список Командировки); в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры.

Порядок заполнения:

1. Создайте документ, выберите организацию и сотрудника.
2. Задайте период командировки — поля Дата начала и Дата окончания.
3. Программа автоматически определит количество календарных дней и подтянет средний заработок за расчётный период.
4. На вкладке расчёта увидите сумму начисления: средний дневной заработок × рабочие дни по графику сотрудника, приходящиеся на командировку.

Важный момент про оплату: по среднему оплачиваются только рабочие дни по графику работника, попавшие в период поездки. Выходные в командировке по среднему не оплачивают — если только сотрудник в эти дни не работал или не был в пути. Тогда их оформляют отдельно как работу в выходной.

Отдельно учитывается время в пути: день отъезда и день приезда входят в срок командировки и оплачиваются по среднему наравне с рабочими днями по графику. Днём отъезда считают дату отправления транспорта от места постоянной работы, днём приезда — дату прибытия обратно. Если поезд уходит до 24:00, день отъезда — текущие сутки; после 24:00 — следующие.

Что делать, если планы изменились:

• Командировку продлили. Создайте второй документ Командировка на дни продления либо исправьте даты в исходном и перепроведите. Второй вариант проще, если месяц ещё не закрыт.
• Сотрудник вернулся досрочно. Сократите дату окончания до фактической, перепроведите документ — программа пересчитает оплату и число дней для суточных. Излишне выданный аванс сотрудник возвращает.
• Командировка попала на болезнь. Если работник заболел в поездке, дни болезни оплачивают больничным, а не средним. Суточные за эти дни сохраняются, а оплата по среднему — нет.

Аванс и суточные: как выдать и сколько

Перед поездкой сотруднику выдают аванс — на проезд, проживание и суточные. Это подотчётные деньги, они проходят по счёту 71.01.

Способы выдачи в Бухгалтерии 3.0:

• Наличными — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача (РКО), вид операции Выдача подотчётному лицу, счёт учёта 71.01.
• На карту — Банк и касса → Платёжные поручения или Списание с расчётного счёта, вид операции Перечисление подотчётному лицу.

Проводка по выдаче аванса: Дт 71.01 Кт 50.01 (из кассы) или Дт 71.01 Кт 51 (с расчётного счёта).

Суточные считают за каждый день нахождения в командировке, включая дни в пути и выходные. Это не компенсация конкретных трат, а фиксированная сумма за день — работник не отчитывается, на что их потратил.

Размер суточных организация устанавливает сама в локальном акте (положении о командировках). Для налогов важны необлагаемые лимиты:

Если в компании суточные выше лимита, разница облагается НДФЛ и страховыми взносами. Посчитать сверхнормативную часть и налог с неё поможет калькулятор:

Пример. Поездка по России на 5 дней, суточные в компании — 1000 ₽/день. Выдано 5000 ₽. Необлагаемая часть — 5 × 700 = 3500 ₽. Сверх нормы — 5 × 300 = 1500 ₽, с них удержат НДФЛ 13% = 195 ₽ и начислят страховые взносы.

Авансовый отчёт: отражаем фактические расходы

После возвращения у сотрудника есть несколько рабочих дней (срок закрепляют в локальном акте) на сдачу авансового отчёта с приложенными документами — билетами, чеками за гостиницу, посадочными талонами.

В 1С: Банк и касса → Авансовые отчёты. Создаёте документ, выбираете подотчётное лицо.

Разберём вкладки:

• Авансы — подтягиваете документ выдачи аванса (РКО или списание с карты). Программа сама подставит сумму, выданную под отчёт.
• Товары — ТМЦ, купленные в поездке (если были).
• Оплата — оплата поставщикам наличными от сотрудника.
• Прочее — сюда попадают билеты, проживание, суточные. Указываете сумму, счёт затрат (26, 44, 20 — в зависимости от подразделения) и ставку НДС, если в документе выделен налог.

По расходам на проезд и проживание, где есть счёт-фактура или БСО с выделенным НДС, налог можно принять к вычету. В электронном билете и гостиничном чеке НДС часто выделен отдельной строкой — тогда на вкладке Прочее указывают ставку, и программа разложит сумму на расход и налог. Если НДС в документе не выделен, всю сумму относят на затраты без вычета.

Проводки формируются автоматически:

Если сотрудник потратил больше выданного аванса, разницу ему возмещают. Если меньше — остаток он возвращает в кассу или на счёт. Документ контролирует баланс по счёту 71.01 автоматически: в шапке видна сумма аванса, расхода и остатка к возврату или перерасхода.

Отдельная ситуация — утерянные документы. Если сотрудник не сохранил чек за гостиницу или билет, расход нельзя принять ни к налоговому учёту, ни к вычету НДС. Суточные это не затрагивает: они начисляются без подтверждающих документов, по факту дней командировки. Поэтому потеря чеков бьёт по возмещению проезда и проживания, но не по суточным.

Налоги и взносы: что облагается, а что нет

Суточные в пределах лимита (700/2500 ₽) не облагаются ничем. Сверхнормативная часть — объект обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Как это отражается в учёте:

• НДФЛ со сверхнормативных суточных удерживается. Дата получения дохода — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (НК РФ). В ЗУП для этого заводят отдельный вид начисления и регистрируют сумму превышения.
• Страховые взносы со сверхнормы начисляют в том же месяце. Напомним: фонд теперь один — СФР (объединённый из ПФР и ФСС с 2023 года).
• Расходы на командировку — проезд, проживание, суточные целиком — уменьшают налог на прибыль как прочие расходы (НК РФ, ст. 264). Нормирование суточных для прибыли отменено давно: в расходы идёт вся сумма по локальному акту.

Закрытие периода. В конце месяца при расчёте зарплаты (Начисление зарплаты и взносов в ЗУП) программа учтёт начисление по командировке в облагаемой базе, удержит НДФЛ и посчитает взносы. Отдельно закрывать командировку не нужно — она войдёт в общий расчёт.

Частые ошибки при оформлении командировочных

Эти промахи встречаются чаще всего и приводят к пересчётам и претензиям при проверке.

Частые вопросы